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王樹文:管理者提高工作效率的八大舉措

中層管理

2016-01-20 9833

篇首語：天下武功，唯快不破！互聯(lián)網(wǎng)時代更是如此！

管理者可以從如下八個方面努力提高自己的工作效率：

（1）科學(xué)安排事務(wù)處理順序

管理者只有科學(xué)地安排好了事務(wù)的處理順序，才能使工作效率的提高成為可能。

一個管理者每天的事情很多，很難把每件事都處理完。這就需要我們分出輕重緩急來。一般來說，事務(wù)可以大致分為“重要且緊急”、“重要但不緊急”、“不重要但緊急”、“不重要也不緊急”四類。我們處理的順序一般應(yīng)該是：首先處理重要且緊急的事務(wù)，接著處理不重要但緊急的事務(wù)，緊接著處理重要但不緊急的事務(wù)，最后處理不重要也不緊急的事務(wù)。

我們需要特別注意的是，最重要的事情不一定十萬火急，最緊急的事情也未必十分重要；如果只按緊急程度來處理事情，就勢必會忽略事情的輕重。

事情分出了輕重緩急并按一定的順序去做，則關(guān)鍵的事務(wù)必將得到有效的處理，即使事情沒有全部處理完，也幾乎不會影響整體的績效。

（2）合理授權(quán)

合理授權(quán)是管理者提高工作效率的有效方法，管理者需要合理地授權(quán)下屬。

授予下屬一定的權(quán)利，委托其在一定權(quán)限內(nèi)，自主地處理工作，主動完成任務(wù)，從而管理者就可以從一些“瑣碎”的事務(wù)中解脫出來，集中精力考慮更重大的事情，解決更緊要的問題。

根據(jù)前面對事務(wù)的劃分方法，管理者一般可以將“不重要但緊急”和“不重要也不緊急”這兩類事務(wù)采取授權(quán)的辦法交給能勝任的下屬去做。

需要注意的是：管理者盡量不要將“重要且緊急”和“重要但不緊急”這兩類事務(wù)也授權(quán)出去，因為這兩類事務(wù)一般下屬都難以勝任，如果授權(quán)出去，將會有很大的風(fēng)險。

（3）不做完美主義者

不做完美主義者才能使自己“不斷完美”成為可能。

凡事求全的人和遇事拖延的人同樣浪費時間。善于運用時間的人應(yīng)該知道，什么時候要盡善盡美，什么時候只需要達(dá)到基本標(biāo)準(zhǔn)就行。

不做完美主義者并不是要我們“以次充好”，實際上是要我們明白一個道理：“多費了90%的精力去爭取那不到10%的收益是一件“得不償失”的事情”。

（4）有計劃拖延

“不重要也不緊急”的事務(wù)除了可以授權(quán)下屬外，也可以有計劃地“拖延”（當(dāng)然，屬于此類的事情有些是可以不做的），因為類似這樣的事務(wù)如果非要用超負(fù)荷的時間和精力當(dāng)天去完成它，就會讓自己疲于奔命，影響整個工作的質(zhì)量和日后整體的工作節(jié)奏。

“有計劃拖延”與工作拖拖拉拉有著本質(zhì)的區(qū)別。“有計劃拖延”關(guān)鍵在“有計劃”，而拖拉作風(fēng)則是盲目散亂的“無計劃”。有計劃的拖延，是科學(xué)地安排和分配工作時間與精力，而無計劃拖拉，則是白白耗費時間與精力。

在工作壓力日益增大的今天，我們一定不要自己給自己施加過大的壓力，否則“喘不過氣來”的結(jié)果只能是“窒息”。今天給自己留一點精力的余地，明天才能讓自己有飽滿的精力勝任更大的“挑戰(zhàn)”。

（5）創(chuàng)造和利用“整塊”時間

用一個小時集中精力去辦事，要比花兩個小時而被打斷10分鐘、20分鐘的效率更高。

作為管理者，要善于為自己創(chuàng)造“整塊”的時間并利用好這來之不易的“整塊”時間。

（6）拒絕依賴性請示

有些下屬，依賴性很強(qiáng)，不愿多動腦筋想辦法，總希望自己的上司能給自己出謀劃策。

管理者應(yīng)該拒絕這種毫無“思想”的請示者。讓來請示的員工帶著問題回去，想好解決辦法再來匯報。這樣一方面能節(jié)約您寶貴的時間；另一方面也有利于下屬的成長，從而讓他們能承擔(dān)更加艱巨的工作。

（7）適當(dāng)使用工具

適當(dāng)使用一些輔助工具，能加快我們的工作進(jìn)程（如使用計算機(jī)系統(tǒng)，可以方便我們檢索資料或統(tǒng)計數(shù)據(jù)等），從而提高了我們的工作效率。

（8）提高事務(wù)處理能力

提高事務(wù)處理能力能縮短我們處理事務(wù)的時間，從而提高我們的工作效率。因此，提高事務(wù)處理能力應(yīng)該是提高工作效率的一個非常有價值的手段（因為它解決了“本源”的問題）。