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    王樹文 2019年度中國200強講師
    著名項目管理實戰導師
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    王樹文:管理者提高工作效率的八大舉措
    2016-01-20 9718

    首語:天下武功,唯快不破!互聯網時代更是如此!

    管理者可以從如下八個方面努力提高自己的工作效率:

    1)科學安排事務處理順序

    管理者只有科學地安排好了事務的處理順序,才能使工作效率的提高成為可能。

    一個管理者每天的事情很多,很難把每件事都處理完。這就需要我們分出輕重緩急來。一般來說,事務可以大致分為“重要且緊急”、“重要但不緊急”、“不重要但緊急”、“不重要也不緊急”四類。我們處理的順序一般應該是:首先處理重要且緊急的事務,接著處理不重要但緊急的事務,緊接著處理重要但不緊急的事務,最后處理不重要也不緊急的事務。

    我們需要特別注意的是,最重要的事情不一定十萬火急,最緊急的事情也未必十分重要;如果只按緊急程度來處理事情,就勢必會忽略事情的輕重。

    事情分出了輕重緩急并按一定的順序去做,則關鍵的事務必將得到有效的處理,即使事情沒有全部處理完,也幾乎不會影響整體的績效。

    2)合理授權

    合理授權是管理者提高工作效率的有效方法,管理者需要合理地授權下屬。

    授予下屬一定的權利,委托其在一定權限內,自主地處理工作,主動完成任務,從而管理者就可以從一些“瑣碎”的事務中解脫出來,集中精力考慮更重大的事情,解決更緊要的問題。

    根據前面對事務的劃分方法,管理者一般可以將“不重要但緊急”和“不重要也不緊急”這兩類事務采取授權的辦法交給能勝任的下屬去做。

    需要注意的是:管理者盡量不要將“重要且緊急”和“重要但不緊急”這兩類事務也授權出去,因為這兩類事務一般下屬都難以勝任,如果授權出去,將會有很大的風險。

    3)不做完美主義者

    不做完美主義者才能使自己“不斷完美”成為可能。

    凡事求全的人和遇事拖延的人同樣浪費時間。善于運用時間的人應該知道,什么時候要盡善盡美,什么時候只需要達到基本標準就行。

    不做完美主義者并不是要我們“以次充好”,實際上是要我們明白一個道理:“多費了90%的精力去爭取那不到10%的收益是一件“得不償失”的事情”。

    4)有計劃拖延

    “不重要也不緊急”的事務除了可以授權下屬外,也可以有計劃地“拖延”(當然,屬于此類的事情有些是可以不做的),因為類似這樣的事務如果非要用超負荷的時間和精力當天去完成它,就會讓自己疲于奔命,影響整個工作的質量和日后整體的工作節奏。

    “有計劃拖延”與工作拖拖拉拉有著本質的區別。“有計劃拖延”關鍵在“有計劃”,而拖拉作風則是盲目散亂的“無計劃”。有計劃的拖延,是科學地安排和分配工作時間與精力,而無計劃拖拉,則是白白耗費時間與精力。

    在工作壓力日益增大的今天,我們一定不要自己給自己施加過大的壓力,否則“喘不過氣來”的結果只能是“窒息”。今天給自己留一點精力的余地,明天才能讓自己有飽滿的精力勝任更大的“挑戰”。

    5)創造和利用“整塊”時間

    用一個小時集中精力去辦事,要比花兩個小時而被打斷10分鐘、20分鐘的效率更高。

    作為管理者,要善于為自己創造“整塊”的時間并利用好這來之不易的“整塊”時間。

    6)拒絕依賴性請示

    有些下屬,依賴性很強,不愿多動腦筋想辦法,總希望自己的上司能給自己出謀劃策。

    管理者應該拒絕這種毫無“思想”的請示者。讓來請示的員工帶著問題回去,想好解決辦法再來匯報。這樣一方面能節約您寶貴的時間;另一方面也有利于下屬的成長,從而讓他們能承擔更加艱巨的工作。

    7)適當使用工具

    適當使用一些輔助工具,能加快我們的工作進程(如使用計算機系統,可以方便我們檢索資料或統計數據等),從而提高了我們的工作效率。

    8)提高事務處理能力

    提高事務處理能力能縮短我們處理事務的時間,從而提高我們的工作效率。因此,提高事務處理能力應該是提高工作效率的一個非常有價值的手段(因為它解決了“本源”的問題)。

    然而,能力的提高是需要付出艱辛的努力并且不是一朝一夕的,因此需要我們管理人員時刻都有主動改進的意識和行動。


    2015年王樹文老師主要課程列表:

    《從技術走向管理》(課程標準時長:2天)

    《有效溝通管理》(課程標準時長:2天)

    《營造高效團隊》(課程標準時長:1天)

    《有效時間管理》(課程標準時長:1天)

    《項目管理實戰訓練營》(課程標準時長:3天)

    《項目管理基礎知識導入與實戰》(課程標準時長:2天)

    《企業級項目管理體系的構建與實戰》(課程標準時長:2天)

    《打造優秀中層管理者》(課程標準時長:2天)

    《項目經理軟技能訓練營》(課程標準時長:2天)

    《打造互聯網思維》(課程標準時長:1天)

    《打造陽光心態》(課程標準時長:1天)

    《有效情緒與壓力管理》(課程標準時長:1天)

    PMP考前培訓》(課程標準時長:5天)

    軟考考前培訓》(課程標準時長:4天)


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