文/六維績效管理模式創始人孫軍正
對很多管理者來說，「替員工打考績」就像例行公事一般，但是要確實有效達到績效評估成果，讓員工了解自己的表現，以求在工作上更為精進，卻需要投入心力，和全盤的思考。
六維績效管理模式創始人孫軍正指出，每家公司的績效評估方式或時間可能有所不同，但是要做好評估，必須避免以下六種常見的錯誤：
錯誤1：拿到這樣的考績，我很驚訝！
有些主管平時沒有與員工有效溝通，員工不了解公司對他們的要求及期許，也很少得到回饋。在這種情形下，如果員工績效評估的結果比他們的預期不理想，員工士氣就會受到打擊。
如果主管平時為了避免與員工產生磨擦，而等著年度績效評估時一吐為快，只會使問題累積擴大，甚至無法解決。相反地，如果主管和員工平時常常討論員工的工作表現，并且共同擬定努力的目標，員工在拿到績效評估結果時，應該會了然于胸。
主管可以鼓勵員工保存工作記錄，在評估前，請員工把自認為今年的優良表現整理出來，供主管評估時參考，減少評估失準的機率。
錯誤2：這到底是怎么評出來的？
有時候評估的標準不夠清楚；有時候主管在評量時，流于情緒化；有時候主管因為平時沒有記錄員工表現的習慣，評估時缺乏參考數據，以致員工不服評估結果。
為了避免這種情形，公司可以向員工解釋評估的標準、選定這些標準的理由，以及整個評估的過程。公司設定的標準必須符合現實，是員工有能力達成的，而且必須維持公司對員工要求的一致性，同時也能夠隨著大環境變動而彈性調整。公司可以請員工建議，他們認為衡量自己職務的最重要標準為何。
主管在評估時，應該先做功課，盡量多方收集足夠的信息，除了了解公司內部的情形，也了解產業的平均績效。主管也可以從員工同事或客戶等方面，知道員工的工作表現，讓評估不只局限于主管一個人的看法。此外，主管應該找出上一次該員工績效評估的結果，作為比較的基準。
在給予評估回饋時，要避免模糊不清，以具體的例子和數據支持評估結果。例如，「你的報告寫得糟透了，我真希望你能對工作認真點。」這種說法不僅不夠明確，而且斷言了員工對工作不認真。可以改為「你的報告沒有按照標準格式撰寫，而且引用的不是今年最新的資料。」這樣的批評比較客觀，而且讓員工知道應該如何改進。針對工作本身，而非針對員工進行批評，員工的接受度會較高。此外，避免用「總是」或「不曾」等武斷的字眼。
同樣的道理，「做得好！」這樣籠統的正面回饋，也應該改為「開會時你的準備常常都很充份，幫助團隊厘清了許多模棱兩可的地方，替大家節省了很多時間。」只有當贊賞夠明確時，員工才知道主管不是客套，也才知道哪些行為必須繼續保持。
管不可能完全禁止員工私下討論評估結果，最好的做法是，評估標準清楚公平，即使員工知道其它人的考績，也不會造成反彈。
錯誤3：公司根本不重視評估
評估的意義在于給予員工回饋，幫助員工有更好的表現，提高員工的士氣及效率，而不只是一個分數或一張打滿勾勾的表格。如果只流于形式，員工拿到的評估既沒有詳細內容，也沒有與主管討論的機會，評估的成效自然不彰。
如果公司的評估不正式，或者常延遲評估時間，員工會認為公司并不重視評估，因而敷衍了事。正式的評估必須包含書面文件，內容包括員工姓名、職稱、評估日期、評估涵蓋期間、評估項目(例如，職務所需的必要技能)、評比分數(例如，考績成績共分幾級，各代表何種意義)，以及未來公司對員工的期許等。只有正式完整的評估記錄，才能贏得員工重視，并當作日后調整員工職務的依據。
除了書面數據，主管也須和員工一對一會面。評估不應該只是單向溝通，主管把分數丟出去就沒事了。它應該是主管與員工徹底討論的好機會，能讓員工表達他們對評估結果的想法，主管也能指出員工必須立刻改進的地方，和員工一起設定客觀的達成期限及目標，討論員工是否需要接受訓練，或者增加新的挑戰，達到評估的正面功效。
錯誤4：他的考績怎么可能那么好？
有些主管為了避免員工的考績太難看，因此粉飾太平，即使員工的表現確實不好，還是給予他們不錯的成績及加薪幅度。如此一來，會造成這些最需要改進的員工，缺乏改進的動力。他們會認為，加薪與表現無關，不需努力爭取；另一方面，他們也會誤以為，主管不知道或不在乎他們的壞表現，可以繼續偷懶。
相反地，有些公司則是舍不得給予杰出員工最高的評估，以及應得的大幅度加薪。這種種沒有給予員工公平評估及獎懲的情形，會造成員工不服，或者不重視評估。
錯誤5：我做的才不只這些
有些主管在評估時，只將注意力放在員工的近期表現，或幾個單獨的事件上，而忽略了評估的重心應該是分析員工全年的整體表現。主管平時應該定時記錄員工表現，比較員工的進步情形。評估前，也應該再次檢視員工的職責及工作內容等，將標準放在心中。
主管應該考量的項目，包含工作成果的質與量、工作態度、有無遵守公司的一般規定(例如，員工是否常常遲到早退)、特殊重大成就或過失等。
除了不夠全面，有時績效評估也可能過于極端。在面對表現較差的員工時，主管仍應該指出值得嘉獎的地方；即使表現杰出的員工，也還有進步的空間。如果員工已經做到90％，主管可以告訴他其余10％應如何改進。評估必須力求好壞并呈，并維持正面的語調。
錯誤6：他又不知道我做得好不好
評估者必須充分了解員工的工作內容和平時的表現，否則員工會難以信服。美國加州大學人力資源系，于學校網站上建議，如果主管上任不到六個月，對員工工作內容及能力都不夠了解，可以請員工以不記名的方式，評估同事的表現，或者要求員工以前的主管協助打考績，以增加評估的可信度。如果在過去一年，員工曾參與一些項目，許多時間都由其它主管帶領，主管可以要求那些主管給予一些意見。
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中華講師網著名講師孫軍正老師隆重推出“六維績效管理模式系列課程”。現誠尋各地代理機構，以公開課、內訓及管理咨詢項目等方式，幫助本土成長型企業做大做強。聯系方式詳見孫軍正老師中華講師網博客中的“聯系方式”，將由孫老師助理對接溝通。
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