第1章  總則

第1條  目的

為規范本公司的驗收管理工作，確保所購商品符合公司生產需要，特制定本制度。

第2條  責任部門

商品的驗收工作由質檢部門主導，會同倉儲部門、使用部門和采購部共同驗收，對收到商品的數量和質量進行檢驗。

第2章  驗收前的準備工作

第3條  收貨準備

1．驗收人員在收到采購部門轉來已核準的“采購訂單”時，按供應商、交貨日期分別依序排列，并于交貨前安排存放的庫位，以方便收貨。

2．對于需要按重量、長度、體積等方面計量的商品，應借助稱重儀器、檢測工具、容器等進行試測驗收，不得虛估。

第4條  待驗商品處理

已經到貨等待驗收的商品，必須在商品的外包裝上貼上商品標簽并詳細注明貨號、品名、規格、數量及到貨日期，并且應與已驗收的分開儲存，并規劃“待驗區”，以示區分。

第3章  實施驗收

第5條  商品到貨后，驗收人員應會同使用部門依“裝箱單”、“采購訂單”、采購合同等采購文件核對商品名稱、規格并清點數量或過磅、測量重量，并將到貨日期及實收數量填入“訂購單”，同時驗收人員填寫《驗收報告》并在上面簽字。

第6條  質檢部門應當使用按順序編號的《驗收報告》，對于那些沒有對應采購申請的商品，一律不得簽收。

第7條  質檢部門驗收完畢后，對驗收合格的商品應當編制一式多聯、預先編號的驗收證明，內容包括供應商名稱、收貨日期、商品名稱、數量和質量以及運貨人名稱、原購貨訂單編號等，作為驗收商品的依據，并及時報告采購部門和財務部門。

第8條  驗收過程中如發現所載的商品與“裝箱單”、“采購訂單”或采購合同所載內容不符，應通知辦理采購的人員及相關部門進行處理。

第9條  驗收過程中發現商品有傾覆、破損、變質、受潮等異常情況且達到一定程度時，驗收人員應及時通知采購人員聯絡公證處前來公證或通知供應商前來處理，并盡可能維持其狀態以便于公證作業。

第10條  公證單位或供應商確認后，驗收人員開立“索賠處理單”呈部門負責人核實后，送財務部門及采購部門督促辦理。

第11條  超交處理

交貨數量超過“訂購量”部分應予退回，但屬買賣慣例，以重量或長度計算的商品，其超交量在3%（含）以下，由倉儲部門于收貨時，在備欄內注明超交數量，經請購部門經理同意后進行收貨，并通知采購人員。

第12條  短交處理

1．交貨數量未達訂購數量時，以補足為原則，但經請購部門經理同意后，可免予補交。

2．短交如需補足時，倉儲部門應通知采購部門聯絡供應商處理。

第13條  急用品處理

供應商交貨時，若倉儲部尚未收到“請購單”時，驗收人員應先詢問采購部，確認無誤后，開始按照驗收程序辦理。

第14條  商品驗收規范

為利于商品檢驗收貨的業務，質檢部門就商品重要性及特性等，適時召集使用部門及其他有關部門，依所需的商品質量制定《商品驗收規范》，呈總經理核準后公布實施，以此作為采購及驗收的依據。

第15條  商品檢驗結果處理

根據不同檢驗結果可做以下兩個方面處理。

1．檢驗合格的商品，檢驗人員于外包裝上貼上合格標簽。倉庫人員再將合格品入庫定位。

2．驗收不合標準的商品，檢驗人員應貼上不合格標簽，并于《驗收報告》上注明不良原因，經負責人核實后通知采購部處理。

第16條  退換貨作業

1．對于檢驗不合格的商品退貨時，采購員應開立“商品交運單”并附有關《驗收報告》，呈采購部經理簽字確認后辦理退貨。

2．如為需要更換的商品，采購人員需要與供應商協商解決；如需要增減貨款，要在付款前或有效承付期內通知財務部門。

3．對于已付款但在保修期或保質期出現質量問題的商品，采購人員需要負責聯系供應商進行維修或賠償，索賠收入全部上繳財務部，注明賠償商品及賠償原因。

第4章  附則

第17條  本制度由采購部會同公司其他有關部門解釋。

第18條  本制度自     年     月     日起開始實施。

第19條  相關文件表單

1．“采購訂單”、“裝箱單”、“請購單”。

2．《驗收報告》、“索賠處理單”、“商品交運單”、《商品驗收規范》。

（摘自實戰紅色管理創始人孫軍正老師培訓課堂經典案例）