深圳市礪志企業管理咨詢有限公司高級咨詢顧問梁光華
項目管理中的軟技能有多重要？
讓我們從一個實際例子開始。
在幾年前某公司的一次實戰演練研討課上，有一位項目經理站起來求助說：“我來自廣州分公司，我有一個實際難題請各位同事和梁老師指導一下。前幾天我有件很重要的工作要安排給小張，我跟小張配合工作兩年了，我對他很了解，我要求他25天內完成這件工作，沒想到他一口回絕說：‘25天怎么可能呢？至少得40天！’我找了他兩次他都是這個態度，我真的沒辦法了。這項目工作對我這個項目整體進度很重要，各位能不能給我提供些高招。”
我把這個問題也提給了當時在場的項目經理，在這幾年的培訓課堂上我經常也請項目經理們提供他們的解決辦法。他們提出的典型做法主要有以下這些：
項目經理A：“問問他為什么需要40天，然后針對其中不合理的地方進行糾正。”
項目經理B：“讓他把工作詳細分解一下，一項一項跟他核對。”
項目經理C：“問問他需要什么支持，看你能幫他做什么。”
項目經理D：“找領導解決問題。”
項目經理E：“請他吃個飯。”
項目經理F：“如果我有權給他發獎金我就用獎金激勵他，可惜我沒有。”
項目經理G：“如果不行就讓他加班，或者陪他一起加班吧。”
項目經理H：“加人或者換人。”
項目經理I：“開個會，讓大家說說是不是真的需要40天。”
項目經理J：“問問誰能25天搞掂，如果有人能做讓他做，表揚一下他，多發點項目獎。”
……
大部分項目經理的建議有借鑒意義，但是并沒有能夠正確地邁出解決這個問題的第一步，只有少數項目經理能全面地考慮問題、由淺入深地分步驟制定解決方案。
面對這個問題，我們首先應該分析我們的對象。項目經理對小張很了解，根據其能力提出了25天的要求。而小張提出了一個差異較大的時間，這背后一定是有原因的。項目經理的第一步一定是分析這個原因，然后才會有針對性的各種不同解決做法。少數項目經理能提出這樣的建議：“我覺得不同的問題得用不同的對策，比如有可能小張覺得你在上一個項目過程中對他不公平，現在用這種方式表達他的不滿；也可能是他個人或家庭有什么困難導致沒法加班；也可能是他對這件工作的理解確實跟你不一樣。所以建議你先了解了解他拒絕的真實原因，然后再說。”
這個問題其實是項目經理可能會經常遇到的難題。大部分項目經理們憑第一感覺得出的做法是不太適當的。如果小張對他個人不滿而他跟小張去詳細分解工作，顯然南轅北轍。當然，不排除其中一部分人在碰壁以后逐步找到了正確的做法。
從對這個問題的多次討論中我們能得出的第一個結論是：現在的項目經理們在溝通、協調方面的意識和技能普遍不足夠。他/她們在這方面考慮得不多，遇到具體問題時多數人采用的是“直線型”的解決辦法，意思是直接提要求、直接要結果、不行就找領導的方式。
對于人這個最復雜、最無規律的對象，用類似的這種與機器打交道的語言往往不會有效。相對于估算、定義、分配、分析、檢查等這類項目經理的“硬技能”而言，這個問題需要更多地依靠軟技能來解決。而且，這并不是唯一需要項目經理運用軟技能來解決的問題，諸如下列種種日常問題和工作都需要使用軟技能：
進行團隊建設以及團隊成員相關工作
提高項目團隊士氣
說服成員接受工作挑戰
說服成員加班
說服欲離職成員完成關鍵工作后再走
鼓勵、激勵成員
批評
……
協調多部門配合工作
分派工作，協調各部門不同意見
當外部門人員沒有按時完成工作時進行協調、推動
尋求外部資源配合
……
請求領導支持和幫助
請求領導及時審批、簽字
請求領導增加項目資源
當領導提出無法達到的項目目標時與之協商
……
管理供應商
協調變更事宜
解決意見分歧
……
協調客戶關系
解決需求變更之類的矛盾
建設、密切客戶關系
推動客戶完成他們的配合工作
……
其他工作
商務交流或談判
主持會議
方案講解
……
……
以上這些工作占了項目經理日常工作的相當大比例，它們在很大程度上影響了項目的成敗。
然而，中國的大部分項目經理并沒有接受到足夠的軟技能教育，他/她們大多是從技術、業務崗位上提拔起來的，技術、專項業務工作是他們的日常工作。他們中的很多人甚至沒有接受過項目管理培訓，而在學習過項目管理知識的這一小部分人當中，學習過軟技能的人就更少了。而在目前的項目管理知識體系中，涉及軟技能的比例也是小之又少。
因此，從項目經理群體所掌握的知識和技能的角度分析，我們的第二個結論是：目前項目經理群體所掌握的專業知識和項目管理體系知識并不足以使他/她們有效解決項目管理過程中的常見問題。
根據礪志咨詢公司的調查，結果顯示其中有53.5%人員表示自己在軟技能方面遇到了困難或技能有欠缺。關于詳細結果請參見以下第三部分內容的調查數據。
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