采購管理步驟
一、請 購
各項材料的請購部門如下：
(一)常備材料：生產部
(二)預備材料：采購部
(三)非常備材料：
1.訂貨生產用料：生產部
2.其他用料：使用部門或總經理、董事長直接需采購的

“物資采購計劃單”的開立
(一)請購部門應依存量管理基準、用料預算，參酌庫存情況開立“物資采購計劃單”，并注明材料的品名、規格、數量、需求日期及注意事項經總經理審核后編號(由各部門依事業部別編訂)，送采購部。
(二)需用日期相同或屬同一供應廠商供應的統購材料，請購部門應以“物資采購計劃單”附表，一單多品方式，提出請購。
(三)緊急請購時，由請購部門于“物資采購計劃單”"備注欄"注明原因，送采購部并提醒注意。
(四)材料檢驗須待試車方能實施者，請購部門應于“物資采購計劃單”上注明"試車檢驗"及"預定試車期限"。
(五)庶務用品由辦公室按月依耗用狀況，并考慮庫存情況，填制“物資采購計劃單”提出請購。

免開“物資采購計劃單”部分
(一)下列總務性物品免開“物資采購申請單”，由董事長批準委托辦公室辦理，其列舉如下：
　　1. 賀奠用物品：花圈、花籃、禮物等。
　　2. 招待用品：飲料、香煙等。
　　3. 書報(含技術性書籍及定期刊物)、名片、文具等。
　　4. 打字、刻印、報表等。
(二)零星采購及小額零星采購材料項目。

附注：
（一）各部門要以半月為周期制定物資需求計劃，經部門主管核批后，報呈總經理批準。
（二）各部門要在每年12月15日之前做好下一年度的生產線或設備修理、物資需求計劃，亦經部門主管核批后，報呈總經理批準。
（三）對于緊缺、急用物資，應至少提前2日、持總經理核批后的 “物資采購申請單”與采購部取得聯系，以便及時備貨、保證使用。
（四）盡量避免當日使用，當日采購，一定要做到提前采購。

 二、物資采購管理
（一）由總經理批準的計劃單下達給采購部。
（二）采購部持計劃單或臨時采購計劃逐一核對庫存，然后根據計劃與庫存情況，填寫 “物資采購申請單”，部門經理核簽后轉總經理（附 “物資采購計劃單”）審批。
（三）采購部按總經理審批后物資采購申請單進行采購程序。

 三、采購程序
（一）比價、議價
1、 采購員在采購時對同一種商品應至少比價三家以上。
2、 采購員通過電話、傳真“詢價單”、E—mail、實地考察等方式進行尋價、比價、議價。
3、 采購員要如實、認真、工整、逐項填寫“比價表”，不得虛填，不得空項，無法填寫的應在“備注”欄內注明。
4、采購員將比價結果，連同書面分析報告即時隨時轉交部門經理。
5、部門經理對比價表核價、審查完畢后簽字確認，呈總經理審核批準后復印一份交采購部。原件整理存檔。(此條僅對重要原材料或是數量金額較大的訂單)

(二)根據比價、議價結果選定合適的供方,采購員需要求供方提供稅務登記證、營業執照、機構代碼證等,便于合格供應商的評定.

(三)每次采購都需要有本公司采購訂單或供方擬定合同,便于管理和保護本公司利益.采購訂單包括采購物品規格數量、總價、付款方式、運輸方式、到貨時間、包裝標準、驗收方法、開票資料、違約責任等
注:1.如果需提供樣品的,采購部需發樣品訂單 (具體條例參看第四條樣品采購程序)
2.付款方式,采購員要與部門經理商議后決定;對于首次合作或是金額較大的訂單,由部門經理與董事長、總經理商議后再通知采購員辦理.款到發貨的需填寫“辦款申請單”交由董事長審批。

(四)訂單由雙方蓋章回傳后,采購員開始實行訂單事項,并對采購物品進行跟蹤,直到采購物到公司倉儲,并落實質檢單及發票情況

(五)到貨之前,采購部應提前一到兩天通知倉儲準備安排裝貨位置,并由倉儲通知質檢部門提前做好化驗準備.

(六)貨到公司廠門,門衛應及時準確通知采購部,然后由采購部通知倉儲,倉儲再通知質檢安排抽樣化驗.抽樣后需要過磅的,由倉儲部門安排人員隨送貨方同去.

(七)質檢結果合格后通知倉儲,由倉儲安排卸貨;卸貨時,倉儲通知采購部,由采購部安排送貨方確保其不得隨意在車間、倉儲走動
注:若質檢結果不合格,質檢部出具 “特采申請單”,由倉儲及時通知采購部,采購部經理根據具體情況安排該供方進行退換貨事宜.若由特殊情況,則由采購部經理填寫“特采申請單”交由總經理審批后降價或降級使用.

(八)卸貨完畢,由采購部確認數量、質量無誤后,負責辦理出門證或是按訂單負責辦理運費或是貨款.

(九)采購部負責在采購“日常登記表”上記錄當日到貨情況,及時把采購過程中未完成事項處理好,諸如:發票、月或季結算貨款等.

(十)辦理入庫手續.按照單項業務跟蹤負責的原則,由負責該項采購過程人員攜本次采購發票到倉庫辦理入庫;部門經理可以安排采購員負責辦理入庫.按《出入庫制度》辦理.

（十一）辦理入庫之后，負責該業務的采購員將入庫單及發票交至董事長審批。

附注：由銷售部門需要的原材料轉交采購部辦理
1、銷售部需出具由總經理審批后的“采購計劃單”
2、采購部按銷售部已聯系的供應商做采購訂單或是簽署供方的銷售合同
3、經雙方簽訂后，按銷售部門的要求辦理付款，剩下事宜均由銷售部負責，包括到貨時間、地點及中間所需的文件材料的提供。采購部僅協助銷售完成此套采購程序。

四、樣品采購程序
樣品分為兩部分,一部分是由技術部研發所需,一部分是采購部為確保質量無誤要求首次合作的供方提供的樣品,它們具有用量少的特點.同時又分為免費和收費兩種.
(一)質檢部所需樣品
1.采購部在查詢后,選定一家質量合格價格優惠或是免費供貨的供方,然后向供方傳真“樣品訂單”,樣品訂單包括所需樣品規格、數量、到貨時間及公司郵寄地址
2.需要收費的,一般情況是款到發貨,在500元以內,由采購員自己先墊付,等到貨到后采購員憑入庫單和發票(一般為普票)或收據報帳.
3.此類樣品的入庫辦理:因為技術部所需原料配件因經濟價值高、量少且檢驗復雜或因實驗設備、條件等限制,不能檢測的由質檢部根據供方提供的質檢報告為依據進行入庫.
(二)采購部需質檢部化驗的樣品
1.一般是根據采購計劃需要采購且需重新選定新的供應商,采購部詢價、議價后確定二至三家,讓其寄樣品便以化驗.本樣品一般為免費.
2.樣品由采購部直接交由質檢部負責人,同時附有樣品質檢報告單,并強調出檢驗結果時間.質檢部將檢驗結果以“樣品確認單”的形式出具給采購部.

五、合格供應商的評定
（一）采購部對首次合作的供方進行評定一般是該供方保質保量供貨三次以上，所以這也要求采購部在合作過程中時時考核供方是否具備評為合格供方的要求。
（二）采購部評定時所需辦理程序：
1.采購部提供預評定供方的稅務登記證、營業執照、機構代碼證等相關考核供方經營能力、誠信度的文件復印件。
2.然后附采購部開具“合格供應商評定表”，合格供方評定表中包括：供方名稱、地址、聯系人、供應產品；審批部門包括：采購部、生產部、質檢部、倉儲部、ISO質量小組填寫綜合評價結果、最終交由總經理審批。
3.采購部根據評定表，將審批合格的供應商添加到“合格供方目錄”中。
（三）采購部在每年年底對供應商進行總評定：采購部傳真“供方調查報告”給供方填寫，然后由負責該項業務的采購員填寫評定結果，最終交由部門經理審批。該表作為總的考核合格供方的依據留。