4R4P真正高大上的責(zé)任思維模式妙解九段秘書
作者：方志良 來源：中國責(zé)任動(dòng)力管理學(xué)院原創(chuàng) 瀏覽次數(shù)：32 日期：2014年7月24日 10:08
4R4P真正高大上的責(zé)任思維模式妙解九段秘書
擁有責(zé)任動(dòng)力學(xué)4R4P責(zé)任卓越思維，你對(duì)九段秘書的思維會(huì)豁然開朗！
總經(jīng)理要求秘書安排次日上午九點(diǎn)開一個(gè)會(huì)議。在這件事下，什么是任務(wù)?什么是結(jié)果?
通知到所有參會(huì)的人員，然后秘書自己也參加會(huì)議來做服務(wù)，這是“任務(wù)”。但我們想要的結(jié)果是什么呢?下面是一至九段秘書的不同做法。
責(zé)任動(dòng)力學(xué)注解版：
一，以應(yīng)付完成任務(wù)為導(dǎo)向的角色責(zé)任思維，做最基本會(huì)議的要求，屬于最常見的被動(dòng)責(zé)任思維模式。
一段秘書的做法:發(fā)通知——用電子郵件或在黑板上發(fā)個(gè)會(huì)議通知，然后準(zhǔn)備相關(guān)會(huì)議用品，并參加會(huì)議。
二，以參會(huì)人員為導(dǎo)向的義務(wù)責(zé)任思維，多做一點(diǎn)義務(wù)責(zé)任，確保參會(huì)信息及時(shí)。
二段秘書的做法:抓落實(shí)——發(fā)通知之后，再打一通電話與參會(huì)的人確認(rèn)，確保每個(gè)人被及時(shí)通知到。
三，以會(huì)議主持（總經(jīng)理）為導(dǎo)向的義務(wù)責(zé)任精神，讓領(lǐng)導(dǎo)清楚到會(huì)情況。
三段秘書的做法:重檢查——發(fā)通知，落實(shí)到人后，第二天在會(huì)前30分鐘提醒與會(huì)者參會(huì)，確定有沒有變動(dòng)，對(duì)臨時(shí)有急事不能參加會(huì)議的人，立即匯報(bào)給總經(jīng)理，保證總經(jīng)理在會(huì)前知悉缺席情況，也給總經(jīng)理確定缺席的人是否必須參加會(huì)議留下時(shí)間。
四，以會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)為導(dǎo)向的角色責(zé)任精神，把會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)安排的各種細(xì)節(jié)做到井然有序、排除干擾，盡量做到?jīng)]有沖突，會(huì)議高效進(jìn)行。
四段秘書的做法:勤準(zhǔn)備——發(fā)通知，落實(shí)到人，會(huì)前通知后，去測(cè)試可能用到的投影、電腦等工具是否工作正常，并在會(huì)議室門上貼上小條:此會(huì)議室明天幾點(diǎn)到幾點(diǎn)有會(huì)議，會(huì)場(chǎng)安排到哪，桌椅數(shù)量夠用嗎？音響、空調(diào)是否正常？白板、筆、紙、本是否充分？我的準(zhǔn)備，在物品上，環(huán)境上，可以滿足開會(huì)的需求了嗎？
五，以會(huì)議內(nèi)容為導(dǎo)向的義務(wù)責(zé)任精神，做到會(huì)前人人清楚會(huì)議議題，議程安排。
五段秘書的做法:細(xì)準(zhǔn)備——發(fā)通知，落實(shí)到人，會(huì)前通知，也測(cè)試了設(shè)備，還先了解這個(gè)會(huì)議的性質(zhì)是什么?議題是什么?議程怎么安排，然后給與會(huì)者發(fā)與這個(gè)議題相關(guān)的資料，供他們參考(領(lǐng)導(dǎo)通常都是很健忘的，否則就不會(huì)經(jīng)常對(duì)過去一些決定了的事，或者記不清的事爭(zhēng)吵）。提前的目的是讓參會(huì)者有備而來，以便大家開會(huì)時(shí)提高效率。
六，以會(huì)議記錄、記要為導(dǎo)向的能力責(zé)任思維，讓會(huì)議有討論，有安排，有落實(shí)，有成果。
六段秘書的做法:做記錄——發(fā)通知，落實(shí)到人，會(huì)前通知，測(cè)試了設(shè)備，也提供了相關(guān)會(huì)議資料，還在會(huì)議過程中詳細(xì)做好會(huì)議記錄(在得到允許的情況下，做一個(gè)錄音備份)。
會(huì)議開完，就完了嗎？會(huì)議上大家討論的問題，做出的承諾，領(lǐng)導(dǎo)的安排，部門之間的配合，都有許多會(huì)議的成果，需要有人記錄下來。
七，以會(huì)議成果落實(shí)為導(dǎo)向的原因責(zé)任，很好地幫助會(huì)議主持（總經(jīng)理）落實(shí)會(huì)議精神，主動(dòng)幫總經(jīng)理思考。
七段秘書的做法:發(fā)記錄——會(huì)后整理好會(huì)議記錄(錄音)給總經(jīng)理，然后請(qǐng)示總經(jīng)理會(huì)議內(nèi)容沒有問題后，是否發(fā)給參加會(huì)議的人員，或者其他人員。要求他們按照?qǐng)?zhí)行。
八，以參會(huì)人的會(huì)議議題責(zé)任落實(shí)為導(dǎo)向的原因責(zé)任思維，把七端進(jìn)一步細(xì)分角色責(zé)任到人。
八段秘書的做法:定責(zé)任——將會(huì)議上確定的各項(xiàng)任務(wù)，一對(duì)一地落實(shí)到相關(guān)責(zé)任人，然后經(jīng)當(dāng)事人確認(rèn)后，形成書面?zhèn)渫?，交給總經(jīng)理與當(dāng)事人一人一份，以紀(jì)要為執(zhí)行文件，監(jiān)督，檢查執(zhí)行人的過程結(jié)果和最終結(jié)果，定期跟蹤各項(xiàng)任務(wù)的完成情況，并及時(shí)匯報(bào)總經(jīng)理。
九，卓越責(zé)任思維模式的復(fù)制，從公司層面固化會(huì)議流程。責(zé)任思維最高境界。
九段秘書的做法:做流程——把上述過程做成標(biāo)準(zhǔn)化的“會(huì)議”流程，讓任何一個(gè)秘書都可以根據(jù)這個(gè)流程，復(fù)制優(yōu)秀團(tuán)隊(duì)，把會(huì)議服務(wù)的結(jié)果做到九段，形成不依賴于任何人的會(huì)議服務(wù)體系，變成公司未來其他秘書的角色責(zé)任工作流程！
卓越責(zé)任思維奧秘：
一，以物理空間對(duì)象的責(zé)任思維：場(chǎng)地安排、會(huì)議時(shí)間、會(huì)議道具、各種記錄、茶歇等為對(duì)象思考“我可以為會(huì)議井然有序做什么？”。
二，以參會(huì)人員心理對(duì)象的責(zé)任思維：到會(huì)落實(shí)、會(huì)議主題、會(huì)議要求、會(huì)議落實(shí)、會(huì)議責(zé)任關(guān)系等為對(duì)象思考“我可以為參會(huì)人員有效會(huì)議做什么？”。
三，以會(huì)議模式固化的企業(yè)文化精神為對(duì)象。以企業(yè)管理精神為對(duì)象思考“我可以為企業(yè)會(huì)議管理做什么高效流程模式？”。
掌握這三種對(duì)象關(guān)系，無需分九段，你的責(zé)任思維就會(huì)優(yōu)秀，你會(huì)成為九段總經(jīng)理、九段銷售人員、九段生產(chǎn)經(jīng)理……
什么是“高大上”的責(zé)任思維模式，學(xué)會(huì)與反復(fù)實(shí)踐修煉4R四種責(zé)任（角色責(zé)任、能力責(zé)任、義務(wù)責(zé)任和原因責(zé)任）與4P四種力量（沖突力、壓力、影響力和領(lǐng)導(dǎo)力）后，你也可以擁有！
責(zé)任動(dòng)力學(xué)4R4P模型:
責(zé)任動(dòng)力學(xué)4R4P模型:
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