時間因稀缺性而變得重要

          有效的管理者知道，時間是一項限制因素。任何生產程序的產出量，都會受到最稀有的資源的制約。而在我們稱之為“工作成就”的生產程序里，最稀有的資源，就是時間。

時間也是最特殊的一項資源。在其他各項主要資源中，資金一項實際上是相當充裕的。我們很久以前就已經了解到，制約經濟增長與經濟活動的，并不是資金的供給不足，而是對資金的需求不大。此外另一個限制因素是人力，但總還是可以雇到人才，盡管雇到足夠優秀人才并不容易。只有時間，是我們租不到、借不到，也買不到，更不能以其他手段來獲得。

時間的供給，絲毫沒有彈性。不管時間的需求有多大，供給絕不可能增加。時間的供需沒有價格可資調節，也無法繪制邊際效用曲線。而且，時間稍縱即逝，根本無法貯存。昨天的時間過去了，永遠不再回來。所以，時間永遠是最短缺的。

時間也完全沒有替代品，在一定范圍內，某一資源缺少，可以另覓一種資源替代。假如鋁少了，可以改用銅；勞動力可以用資金來替代。我們可以增加知識，也可以增加人力，但沒有任何東西可以替代已失去的時間。

          做任何事情都少不了時間，時間是必須具備的一個條件。任何工作都是在時間中進行的，都需要耗用時間。但是對這項最特殊的、無可替代的和不可或缺的資源，絕大多數人卻都以為可以取用不竭。有效的管理者與其他人最大的區別，就是他們非常珍惜自己的時間。

但是人卻往往最不善于管理自己的時間。

管理者要學會診斷自己的時間

           要提高管理者的有效性，第一步就是記錄其時間耗用的實際情形。

          許多有效的管理者都經常保持這樣的一份時間記錄，每月定期拿出來檢討。至少，有效的管理者往往以連續三四個星期為一個時段，每天記錄，一年內記錄兩三個時段。有了時間耗用的記錄樣本，他們便能自行檢討了。半年之后，他們都會發現自己的時間耗用很亂，浪費在種種無謂的小事上。經過練習，他們在時間的利用上必有進步。但是管理時間必須持之以恒，才能避免再回到浪費的狀態上去。

因此，第二個步驟就是要做有系統的時間管理。我們先要將非生產性的和浪費時間的活動找出來，盡可能將這類活動從時間表上排除出去。要做到這一步，可以試問自己下列幾個問題。

1. 首先要找出什么事根本不必做，這些事做了也完全是浪費時間，無助于成果。將時間記錄拿出來，逐項逐項地問：“這件事如果不做，會有什么后果？”如果認為“不會有任何影響”，那么這件事便該立刻取消。

2. 第二個問題該問的是：“時間記錄上的哪些活動可以由別人代為參加而又不影響效果？”

3. 還有一項時間浪費的因素，是管理者自己可以控制并且可以消除的，這項因素是：管理者在浪費別人的時間。這種現象并不明顯，但有一個簡單方法可以診斷出來：去問問你的下屬。有效的管理者懂得有系統及誠懇地問他的下屬：“請你想想看，我常做哪些浪費你的時間而又不產生效果的事情？”問這樣的問題，而且問得對方敢說心里話，才是有效管理者的角色。

消除浪費時間的活動

          上面介紹的三項診斷的問題，是關于非生產性的和浪費時間的活動處理。每一位知識工作者和每一位管理者都該自問那些問題。但時間浪費有時也是由于管理不善和機構有缺陷引起的，身為主管者也應予以同等的重視。管理不善不僅會浪費大家的時間，更重要的是會浪費主管自己的時間。

1. 首先要做的是，找出由于缺乏制度或遠見而產生時間浪費的因素。應注意的現象，是機構中一而再、再而三出現同樣的“危機”。同樣的危機如果出現了第二次，就絕不應該再讓它出現第三次。

2. 人員過多，也常造成時間浪費。

判斷人數是否過多，有一個可靠的標準。如果一個高級管理人員，尤其是經理，不得不將他工作時間的十分之一花在處理所謂的“人際關系問題”上，花在處理糾紛和摩擦上，花在處理爭執和合作等等問題上，那么這個單位就顯得人數過多了。人數過多，避免彼此侵犯，也難免成為績效的阻礙。在精干的組織里，人的活動空間較大，不至于互相沖突，工作時也不用每次都向別人說明。

3. 另一個常見的浪費時間的原因，是組織不健全。其表現就是會議太多。

所謂會議，顧名思義，是靠集會來商議，是組織缺陷的一種補救措施。我們開會時就不能工作，工作時就不能開會，誰也不能同時又開會又工作。一個結構設計臻于理想的組織，應該沒有任何會議（在今天動態的世界中，這樣的組織當然只是理想而已）。每個人應該都能了解他工作所必須了解的事，也應該都能隨時獲得他工作所必須的資源。我們之所以要開會，只是因為各有各的工作，要靠彼此合作才能完成某一特定任務。我們之所以要開會，只是因為某一情況所需的知識和經驗，不能全部裝在一個人的頭腦里，需要集思廣益。

但是問題在于會議太多。一個組織如果經常要以會議的方式來共同工作，那么行為科學家們出于善意而為合作所研創的各種機會，就將是多余的了。一位管理者花費在會議上的時間過多，便是組織不健全的表現。

4. 最后一項浪費時間的因素，是信息功能不健全。

例如，某一醫院的院長，多年來一直為應付院內醫生們的電話而苦惱。醫生們打電話給他，要求他為病人安排一個床位。住院部都說是沒有床位了，但這位院長幾乎每次都可以找到空床位。原因是在病人出院時，住院部不能立刻接到通知。

  當然，有沒有床位，各病房的護士長隨時都清楚，主辦出院結賬手續的出納臺也能隨時知道。住院部的人，是在每天清早5點辦理“床位調查”工作，而通常病人大多是在上午醫生查房之后才辦出院手續。其實像這樣的問題，只要各病房護士長在填寫出院通知單給出納時，多填一份副本送住院部就解決了。

另一種同樣常見的現象，是信息的表達方式不當。其后果有時更為嚴重。

以上所說的種種時間浪費的缺點，例如人數過多、組織不健全或信息系統失靈等等，有時是輕而易舉就可以改善的，但有時也要花費許多時間和耐心才能改善。不過，只要你肯付出努力，這種改善的效果是很大的，特別是可以幫你省出許多時間來。

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