溝通過程關鍵七要素

        溝通是信息的傳遞和交流的過程。溝通無處不在，如：新生兒哇哇落地、嬰兒的哭聲、幼兒的游戲、童年的伙伴交流……，直到最終交待遺囑；與父母的交流、與同學及伙伴的交流、與同事、上司、下屬的討論……等等。溝通技巧是生存和發展中必不可少的環節。下圖綜合反應了溝通過程及其關鍵的七個要素之間的關系：

        以下將此七個要素一一分解進行關注，以便更好地在生活和工作中運用，以取得更好的生活品質、提高工作效率和工作效益。

一、溝通發起者：

        他確定溝通的對象，選擇溝通目的，始發溝通過程。有效的溝通前，溝通發起者應明確需要溝通的信息，并將它們轉化為信息接受者可以接受的形式，如：文字、語言、表情等。溝通的準備過程實際上是溝通發起者整理思路，對自己的身心狀態明確化的過程。往往很多溝通發起者沒有意識到溝通前準備的重要性，沒有認真做好準備，以致自己的思路不清、溝通目的不明確、溝通對象的不匹配，最終都會導致溝通的失效。

二、信息：

        信息是溝通發起者試圖傳達給他人的觀點和情感。個體的感受要為他人接受，就必須將它們轉化為各種不同的可以為他人覺察的信號，如：語言、文字、表情等。信息的充分與否將直接影響溝通的質量。在企業中，最常見的就是會議的議題信息不足無法提供準確的數據，或是提供了一堆數據，但沒能系統地進行分析，不能使接受者看到相關的資料的內在聯系。

三、通道：

        通道是溝通過程的信息載體。人的各種感官都可以接受信息。人接受的信息中，通常視聽信息的比例較大，人際溝通是以視聽交流為主的溝通。溝通的方式有很多，如：面對面、廣播、電視、報刊、網絡、電話等等。影響力最大的還是面對面的溝通方式。因為面對面的溝通除了語詞信息外，還有交流雙方的整體心理狀態的信息，并且溝通發起者和接受者還有互動和反饋，這些因素綜合起來，可以保證溝通的順利進行。在互聯網的高速發展中面對面的溝通似乎在減少，前一張辦公桌與后一張辦公桌都以郵件或其他網絡工具進行溝通；電話會議、視頻會議表面上看是減少了差旅成本，但有時也不同程度降低了工作效率，可能使問題長時間得不到解決。

四、信息接受者：

        信息接受者在接受帶有信息的各種信號(不要忽略非語言的行動)后，會根據自己已有的經驗，把它“轉譯”為溝通發起者試圖發送的信息或態度、情感。由于溝通發起者和信息接受者是兩個不同有不同經驗的主體，所以溝通發起者發送的信息內容，與信息接受者“轉譯”和理解后的信息內容是有差異的，甚至有可能“南轅北轍”。溝通的質量取決于這種差異的大小。這就是我們平時常說的“不吃老人言，吃虧在眼前”但最后年輕人還是沒聽，因為他沒有經歷過“老人”的情境；以及我們平時常說的“不撞南墻心不死”，撞了南墻了就代表他經歷到了，這時他才能感受到原來溝通發起者所說的事項。所以做為“老人”或是企業的領導們，更應該通過充分的信息、恰當的情境讓“年青人”或是同事、下屬們去理解您所要溝通信息的真諦，只有這樣他們才能更好地接受。

五、反饋：

        反饋使溝通成為一個雙向的交互過程。反饋可以提示溝通發起者，信息接受者所接受和理解信息的狀態。此外，反饋也可能來自溝通發起者自身，個體可以從發送信息的過程或已經發送的信息中獲得反饋。通過信息接受者的反饋，溝通發起者可以改變自己的溝通方式、溝通風格，甚至時改變溝通時間，以取得更好的溝通的成效。在溝通中常見的就是信息接受者不能給予適當的反饋，或是溝通發起者也不關注信息接受者的反饋一味地按自己的方式進行“述說”，最后的結果就是溝通完了，但事情也完了（想要達到的目的完全沒有達到，可能還事得其反）。

六、障礙：

        從上圖中不難看出障礙存在于溝通的任何一個環節中，要真正達到良好的溝通效果就應該從各環節中找出可能的障礙并消除它。可能存在的障礙如下：溝通發起者的信息不充分或不明確，選擇不正確的溝通對象，溝通的目的不明確，信息沒有正確被“轉譯”，不適宜的通道選擇，接受者的誤解以及信息自然的增強或衰減等等。此外，溝通雙方的主觀因素也可能造成障礙。

七 、情境：

        即溝通發生時的情境。它影響著溝通的每一個要素以及整個溝通過程。溝通中，許多意義是由當時情境所決定的，語詞、語氣和表情等的意義也會隨著情境的不同而改變。溝通的情境包括心理情境、物理情境、社會情境、文化情境等。在這一環節的分析中是最經常被忽略的，但其恰恰是非常非常重要的一個環節。溝通中常提及要處理好溝通中的事情必須先解決好心情，這話就可以看出心理情境對溝通的影響。

        溝通的方式有很多很多，如：正式溝通與非正式溝通，上行溝通、平行溝通和下行溝通，口頭溝通與書面溝通，現實溝通與虛擬溝通等等。不管采用何種溝通方式這七個要素都是存在的，也只有真正在每次溝通的每個環節中做好分析和控制才能更好地達到溝通的目的。