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    蔣昕煒:4 關鍵“項目健康度”指標
    2016-01-20 41777


       為了能夠以一種相對比較標準的方法對項目的健康度進行分析,我們對大量的案例進行了研究,也借鑒了某些大型跨國企業中的應用經驗,同時結合IT類項目的特點,總結了若干個關鍵指標,在這個過程中的主要的設計思路有如下幾點:
        1. IT類項目的特點是技術含量高、需求復雜,故在相應的項目健康度評估中非常重視項目早期的基礎性工作,如項目的需求分析、計劃過程是否充分,是否有客戶方的足夠參與等等。
        2. IT類項目的運行對人的依賴性非常高,項目的總體成本中人員所占的比重也非常大,所以與團隊項目的因素往往會對項目的績效產生明顯的影響,所以在指標體系的設計中更加強調人員及團隊的利益與士氣能否被充分的認可
        3. IT類項目由于采用大量的高新技術,對風險控制的要求較高,所以應該注重技術方案的合理性,這本身要求對項目的業務目標有深刻的理解,而不是僅僅關注技術層面的要求。反映在健康度指標體系的設計中,對項目風險控制體系會作為重點進行評估。
        4. IT類項目的工作流程往往比較復雜,不確定性同樣比較大,從管理角度講,對于范圍、進度、成本的控制相比其他類型的項目難度要大,所以對于計劃的合理性有更高的要求,這也是健康度評估體系設計中的一個重點。
        5. 指標體系的設計力求簡化,將有相關性的因素加以整合,使得其作為一種評估方法易于操作,減少實行過程中的阻力
        6. 將指標體系的設計與項目管理的不同生命周期加以整合,使其在項目的不同階段有不同的針對性,能夠更加客觀的反映項目的運行情況。
    基于以上思路與要點,將項目管理中的關鍵健康度指標總結如下,為了易于表達,分別標記為指標 T、S、R、W、P


        A.  指標1(T): 需求清晰、業務目標明確
        B.  指標2(S): Sponsor 的認可
        C.  指標3(R): 風險可控
        D.  指標4(W):工作可控
        E.  指標5(P): 人員與團隊可控

        (1) 指標T: 需求的清晰與業務目標的明確
        指標T所描述的,是項目對于客戶需求的分析是否足夠深入,以及項目所要達成的業務目標是否足夠明確。
        這里要回答的幾個非常重要的問題
        1) 客戶為什么要做這個項目?
        2) 我們為什么要做這個項目?
        3) 我們(包括項目團隊與Sponsor)對于項目需求的描述是否足夠清晰?是否雙方都能夠認可?
        4) 在項目邊界的定義上是否存在分歧?
         項目需求分析的重要性不僅僅在于明確與客戶間的協議、避免分歧,更為重要的原因是,項目中幾乎所有的計劃基線全部取決與項目的需求,我們采用什么樣的技術方案?哪些個工作具有更高的優先級?哪些資源與成本開支是必須的 … 等等,可以說需求決定了項目的全部。而根據以往的項目經驗,絕大多數的項目變更,都或多或少的與項目早期的需求分析不徹底有關系,從而導致項目運行中的失控。
        另外一個經常產生的問題是,對于需求的描述不夠清晰,或者存在各種歧義,比如“對相關人員進行培訓”、“系統滿足用戶的業務需求”等等這些缺乏可操作性的描述,由于這些模糊或沒有形成一致共識的需求描述,往往導致項目在后期產生嚴重的問題。
    總之,指標T所反映的,是項目對于需求的明確程度,以及相關計劃能否很好地服務于這一需求。

        (2) 指標S:Sponsor 的認可
        Sponsor 是項目資源的提供者,也是項目中最為主要的客戶,有可能來自客戶企業,也有可能是企業內部的管理者。對任何一個項目而言,Sponsor 的態度、理解、支持對項目管理者而言都是至關重要的,直接影響到項目的運行。
        對Sponsor的管理分為幾個層面,包括項目Sponsor 的識別,即如何找到項目中的正確Sponsor,Sponsor的定義,即明確項目中Sponsor 的角色與分工,到Sponsor的管理 也就是與所有重要的Sponsor維持良好的溝通,并保持Sponsor對項目的投入資源的承諾。
        當一個項目中的Sponsor管理出現問題時, 往往表現在對項目的需求不清晰、對業務目標不了解、以及在項目運行中無法獲得有效的資源支持等等,而這些問題往往在項目早期不會得到足夠重視,而在運行中對項目產生重大的影響

        (3) 指標R:風險可控
        企業項目管理成熟性的一個重要標志,便是其風險控制機制的成熟度,幾乎所有導致項目最終走向失敗的原因,都或多或少與項目中的風險管理機制有關,這當中包括風險的識別是否全面、分析是否恰當、應對計劃是否合理有效、是否有風險責任人、是否有持續性的風險監控等等一系列的內容。
        對于項目管理者而言,項目中存在各種各樣的風險是必然的,關鍵在于如何讓項目中的風險變得相對可控,不會對項目的運行形成致命的影響,而這靠管理者的個人能力是無法實現的,必然要通過一個成熟的機制加以控制,也就是項目的風險管理方法。
        從項目健康度角度來看,任何不成熟、不健全的項目風險控制機制,都是非常重要的不健康信號,對項目而言往往意味著巨大的不確定性,是項目健康運行的隱患。

        (4) 指標W:工作可控
        如何保證項目能夠按進度要求完成預訂的工作,并且不超出成本預算,是傳統項目成功的重要標志,我們把這一目標定義為“工作可控”,也就是如何保證項目能夠很好地按照既定的項目計劃基線運行,而不產生大的偏差。
         在這一健康度指標中,保證項目中的工作可控設計到項目中非常多的領域,從需求的分析、方案的制定,到風險控制、團隊建設,幾乎所有與項目相關的工作都或多或少地影響到項目工作的可控性。
    作為一個項目健康度指標,工作可控可以是由其它引發的問題,也可以本身就是核心原因,必然在方案設計中采用過于先進的技術方案,導致項目技術風險加大,使得項目進展的不確定性增加,影響到可靠性。而更多情況下,工作可控有其它因素引發,但對項目的影響同樣是巨大的。

        (5) 指標P: 人員與團隊的可控
         項目團隊是項目管理工作的主體,作為一個項目健康度的衡量指標,人員與團隊可控討論的是項目中的人與團隊問題,即如何保證項目所有干系人具有項目需要的技能、保持良好的士氣,同時愿意對項目做出承諾。
         在人的相關領域中,項目經理必須要考慮到干系人的表面需求與內在需求,比如在考慮相關團隊的合理收益之外,還要考慮到如技能提升、事業發展、形象改善等其它因素,而在很多項目中這些因素往往是影響項目團隊(或合作伙伴、下包商團隊)士氣的更為決定性的因素。

     

     

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