對于公務(wù)信函的發(fā)送者而言，重要的是信函的撰寫；而對于公務(wù)信函的接收者而言，重要的則在于信函的回復(fù)和管理。

【卓越有禮】

（一）回復(fù)信函

使用公務(wù)信函必然是有事要談，有事要辦。公務(wù)信函在發(fā)出后能否及時無誤地送到預(yù)定對象手中，是發(fā)信者最牽掛的事。因此，基層公務(wù)員在收到公務(wù)信函后，務(wù)必要以適當(dāng)?shù)姆绞接枰约皶r回復(fù)，以示對對方的尊重。

1.回復(fù)及時。基層公務(wù)員在收到公務(wù)信函后應(yīng)盡快回復(fù)，切不可拖拖拉拉、懶散對待，甚至不予理睬和回復(fù)。否則便會被視為官僚主義和不尊重他人的表現(xiàn)，導(dǎo)致發(fā)信者憂心忡忡，公務(wù)也不能及時辦理。

2.回復(fù)方式。公務(wù)信函的回復(fù)應(yīng)遵循“照舊”原則，即以函復(fù)函。如果因故改變回復(fù)方式，應(yīng)向?qū)Ψ降烂髟颉楸M早消除對方的擔(dān)憂之情，可在收到重要信函后先掛電話告訴對方信函已收到，然后再及時復(fù)函。

復(fù)函時除對對方的提議、要求作詳實答復(fù)外，還應(yīng)告之所收到的是何時所發(fā)的信函，我方又是何時收到的。這是為了防止有的信函“半路走失”卻未能及時發(fā)現(xiàn)。如果雙方信函往來頻繁，更有必要這么做。如告訴對方：“您于3月6日發(fā)出的信函，我在11日收到了。”

3.解釋延誤。基層公務(wù)員在收到公函后，如果當(dāng)時確實無法及時回復(fù)，則必須先電告對方，并致以歉意，向?qū)Ψ浇忉屧颍缓笤俪闀r間予以回復(fù)。

如果在回函時遇到困難，例如對方所提要求超出了本人力所能及的范圍，切不可不予理睬、束之高閣，甚至在日后與對方見面時表示“并未收到”。即使幫不了忙，也應(yīng)盡早答復(fù)，并致以歉意。要表現(xiàn)出坦誠的態(tài)度，以便早讓對方另做安排。

——摘自孫劍虹老師新著《禮學(xué)興商利萬年》