成功管理者對有效時間管理的關鍵
文/交廣企業管理咨詢公司首席專家譚小芳
前言：
有效的管理者知道，時間是一項限制因素。任何生產程序的產出量，都會受到最稀有資源的制約。在我們稱之為“工作成就”的生產程序里，最稀有的資源，就是時間。但人們卻往往最不善于管理自己的時間。管理時間，是一種管理行為。我們的行為將決定我們的回報。
愛迪生說："最大的浪費莫過于浪費時間"。每個人的生命都是有限的，屬于每個人的時間也是有限的。時間是公平的，給每個人都是每天24小時。人們可以用金錢去換文憑，可以收買人心，可以賣官鬻爵，甚至可以剝奪別人的生命，但卻永遠也買不到自己的時間。時間如此珍貴，魯迅先生曾經說過，浪費自己的時間，是在慢性自殺；浪費別人的時間，是在謀財害命。因而我們所有人的時間都是經不起透支和揮霍的。
這個世界上根本不存在“沒時間”這回事。如果你跟很多人一樣，也是因為“太忙”而沒時間完成自己的工作的話，那請你一定記住，在這個世界上還有很多人，他們比你更忙，結果卻完成了更多的工作。這些人并沒有比你擁有更多的時間。他們只是學會了更好地利用自己的時間而已！有效地利用時間是一種人人都可以掌握的技巧，就像駕駛一樣，有效利用時間，不是成為時間的奴隸，而是實現自己的人生目標。切完全取決于是否能夠成功管理自己的時間，這就是所有成功的秘訣所在。
所有管理者每天都面對這樣的困擾：面前攤著一大堆便條，張張都標著“十萬火急”；電腦里面有大量郵件沒有處理；電話鈴響個不停，差不多個個都要馬上處理；傳真文件和計算機打印出來的東西，從桌上一直堆到地上；再過三分鐘就要開會了，可是連一點準備都沒有；越忙越添亂，記事本楞找不出來，一定是壓在哪份文件下頭了；忙得昏天黑地的時候，竟然連今天周幾都想不起來；晚上突然從夢中驚醒：媽呀，我怎么把那么重要的一件事給忘了呢！他們面對的不僅是繁忙的工作，還有來自公司、同事及下屬的壓力。各方面的壓力使他們窮于應付，卻抽不出時間做真正該做的事：戰略問題、統籌布局、培養下屬......
國內權威的時間管理專家譚小芳老師（官網www.tanxiaofang.com）表示，對個人而言，時間是一種最重要、最寶貴的資源。什么是時間管理？時間管理是有效地運用時間，降低變動性。時間管理的實質是面對時間而進行的自我管理。時間管理是對金錢的管理、對效益的管理，是職業成功的源泉。時間管理最重要的功能：是透過事先的規劃，做為一種提醒與指引。
譚小芳老師（預定時間管理培訓，請聯系13938256450）以兩個高級管理顧問的故事展開今天的時間管理課程——弗萊德從事顧問事業賺得千萬財富。他并非商學院出身，卻有能力管理一個成功的大公司。公司上下除了他以外，幾乎每人一星期都要工作70小時以上。弗萊德很少進公司，每月只與股東開一次會，而且是全球股東都得參加的會議，他比較喜歡把時間用來打網球和思考。他以強硬手腕管理公司，但從不大聲講話，他通過5個主要部屬來掌握公司的一切。這就是他的管理方法。
藍迪是位陸軍中校。在他的管理咨詢公司中——除了創立者以外，他是唯一不是工作狂的人。后來他前往另一個遙遠的國家，在那兒有一個快速成長的公司，員工主要來自家鄉，工作非常努力。沒有人知道藍迪如何運用時間，也不知道他的工作時間是多少，但他的確逍遙自在。藍迪只參加重要客戶的會議，其他事務則授權給年輕合伙人處理。
藍迪雖是公司領導者，卻不管任何行政事務。他把所有精力拿來思考如何在與重要客戶的交易中增加獲利上，然后再安排用最少人力達到此目的。藍迪的手上從不曾同時有3件以上的急事，通常一次只有一件，其他的則暫時擺在一旁。為藍迪工作的人在時間效率上充滿挫折感，因為同藍迪比起來，他們的效率實在是太低。
這樣闡述時間管理的概念，太過晦澀。我想各位身處企業領導層的企業家、經理人一般都比較佩服毛主席吧，作為帶領幾億農民鬧革命的領頭人，當時他面對的環境是如此復雜，需要考慮的事情多到什么程度大家可想而知，一個人——即使他再好學、好舞文弄墨加上精力旺盛，時間終歸有限，他也只能將才情的重點放在關乎國家性命的題材上。
不巧的是毛又偏偏是一個感情豐富的人，這可從“數風流人物還看今朝”中窺見一斑，所以他只能借詩詞來抒懷，詩詞篇幅短小但有這個承載能力，寫得好反而傳達的情感更豐富更有想像空間，還益于傳唱。最主要是耗時少，靈感來時，揮手即就。譚老師認為，當然詩詞不是誰都能寫好的，但毛有扎實的文史功底和不遜屈原的文采，所以他才能寫就澎湃激昂、雄憾寰宇的千古名篇！
所以，作為志向遠大但又被事業相關的“俗事”纏身的現代人，也可以學學毛主席的處理辦法，花主要精力用來思考、書寫有事業相關的文章，偶爾賦點小詞來抒發一下作為一個普通人的喜怒哀樂。不僅“立言”的正事不會耽擱，說不定還可以創造一種新的文體來！
時間管理的重要性往往被我們所忽略，當我們去商學院學了MBA那些看似很耀眼的課程后，才發現最重要的一門課也許是時間管理。管理學中有個“不值得定律”，不值得定律告訴我們：一流的人做一流的事情，不值得做的事情，堅決不做。這個定律似乎再簡單不過了，但它的重要性卻時時被人們疏忘。達爾文的捍衛者，英國博物學家赫婿黎說得很形象：“時間是最不偏私的，給任何人都是二十四小時，同時時間是最偏私的，給任何人都不是二十四小時。”
但譚小芳老師在實踐中發現——很多人的習慣就是覺得每一件事情都很重要，每一件事情都需要完成，有時為了一件很小的事情，在那兒找資料，打電話求證，反復研究對比，但實際上事后仔細一分析，這件事情對他今天的工作，是無關緊要的，根本不值得花很多時間去處理。因此，在日常生活中，我們不要眉毛胡子一把抓，這樣會累死人的？假如不信，可以去看一下《三國演義》，諸葛亮便是累死的。但如果時間運用得當，則可以在商海中馳騁飄逸——
微軟的“工作任意小時”沒有從早上九點到下午五點的傳統繁文瑣節，是員工工作時間管理制度的升華，這也是微軟“家庭式辦公”觀點的一個表現。微軟在大多數情況下沒有對工作小時數的設定，這也許對大多數企業來說是不可想象的，因為這種管理方式靠的是公司對員工的信任、員工對公司所負的責任和每個人對成功的渴望。但是在微軟，每個員工心里繃著的一根弦：對自己工作的把握。
我們一般企業總是設定時間卡、工作時數、時間鐘點如早九晚五等，就等于說花在辦公室的時間比工作更重要，這樣反映出的是降低了的工作效率，而不是真實的工作效率。相反，微軟的“工作任意小時”是讓員工在狀態最佳的時候工作，提高了工作效率。所以，微軟在工作時間管理上顯得更加輕松和聰明，對如何有效運用員工工作時間上研究的更加深刻。
其實，早在1968年，美國麻省理工學院一位研究人員就對時間的利用問題進行了一次大規模的調查研究。他先后調查了美國的3000名職業經理人，從中發現，凡是成功的經理都能做到這樣兩點：一是限定自己的工作范圍，不把手伸得過長，把職責內的工作盡量做好；二是合理安排時間，使時間的浪費減少到最低限度。最后，附上譚小芳老師的獨家心得秘訣，我稱之為時間管理的天龍八部——
1、按輕重緩急依次排列你的任務。由于每個活動的意義不同，你的精力應該花在那些既重要又有價值的事情上。
2、改善效率法：學習最新的知識，掌握最新的工具，改進效率，本來花1個小時的工作，想辦法變成0.5小時完成，這樣可以節省更多時間用于學習。
3、推遲不必要的事情。通常你可以推遲甚至取消那些不重要的電話或會議，把時間留給那些真正重要的事情。如果這個會議不重要，何必要白費力氣呢？
4、盡可能有效利用資源。盡可能的發揮已有資源的價值，比如開多功能的見面會，做標準化的文本，重新推薦以往訪尋過的優秀候選人，多次使用稍加修改的同類信件或市場宣傳材料。
5、以人替時法：能讓別人代勞的事情，自己就不要做，學會運用別人的時間。因為每個人的精力都是有限的，所謂有所謂有所不為，把自己的精力和時間用在最能體現自己價值的方面。
6、縮短電話和會議時間。絕大多數顧問都喜歡在電話上聊天，也許這就是很多人選擇這個工作的原因。不過要知道質量才是銷售的最重要因素，許多電話和會議也許只需要5分鐘的時間就能達到50分鐘的效果。
7、以錢購時法：交通方面，能坐飛機，就不要坐火車；如果能打車，就不要等公交；乘坐最快的、最有助于休息、學習的交通工具；學習方面，采用最有效率的學習方法，能面授聽課就不看視頻；能看視頻的，就不買圖書。
8、電話語言簡明扼要。毫無疑問，日常的聯絡電話對于以人為本的服務行業來說是至關重要的。但是你要明白在競爭壓力與日俱增的情況下，這些電話并不比具體的服務更重要，所以你打電話時要盡量簡明扼要地說明問題。
最后，譚小芳老師送您一句文學家托爾斯泰說的話：“記住吧——只有一個時間是重要的，那就是現在！它所以重要，就是因為它是我們有所作為的時間。”筆者希望各位管理者珍惜現在，做一個潔身自好的君子，不要試圖“盜取”別人的時間，更要保護好自己的時間不被“偷盜”！
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