選擇與素質(zhì)高的人進(jìn)行郵件溝
與低素質(zhì)、低水平的人溝通時就會產(chǎn)生代溝，您的理念與對方的理念不同時，很難產(chǎn)生共鳴，雙方的立場不同導(dǎo)致的結(jié)果不同，您在郵件中講的事情已經(jīng)很清晰了對方還是不能理解或者理解錯誤。與這樣的人溝通最簡單有效的辦法就是面對面講話或電話溝通。少用文字性的材料。
寫郵件時注意格式和內(nèi)容
      郵件正文開始要寫稱呼，這表示對人的尊稱。如果既不寫姓名又不寫稱謂，表示您在藐視對方。這是寫郵件的大忌。很多朋友在郵件中與客戶溝通，只一次就永遠(yuǎn)的沒有回音了，就是沒有稱謂。
　　郵件要注意條理性。給對方寫郵件時盡量用1、2、3、4等一條一條列清楚，每一條講什么內(nèi)容，采用遞進(jìn)式展開，對方會覺得與您這樣一樣有內(nèi)涵的人溝通是一件快樂的事。
　　對于郵件用語，要禮貌地用詞，哪怕對方是您的下屬，也盡可能地用“您”，而少用“你”，郵件中更不可以有輕浮的詞語和 粗口的內(nèi)容。需要對方配合時，要用“請”。人本身無貴賤之分，如果從郵件中體現(xiàn)貴賤，那只能說明您自以為高貴，而不把別人放在眼里，或者只是例行公事。這樣的郵件往往起到的是反作用。
　　給對方問題或提議、要求時，一定要告訴對方慶什么進(jìn)修給予回復(fù)。當(dāng)別人給自己的郵件中也有這樣的提示時，自己應(yīng)該每過 一段時間就向?qū)Ψ綀蟾嬉淮问聭B(tài)的進(jìn)展情況。如果對方對自己的要求既沒有提前告訴對方能否做，有什么困難，到期了對方不催促時還不報告對方，這是相當(dāng)無禮的舉動。給對方一種不可信或不重合作的感覺。為了避免這種事情發(fā)生，自己最好隨身帶一小本記事本，把對方給自己的要求排成時間表，定期查看，總結(jié)與分析結(jié)果。及時匯總處理。
　　郵件的結(jié)尾盡量給對方一些祝福或禮貌詞語。這些事情可能需要花您一分鐘的時間，但帶來的效果卻不是一分錢的結(jié)果。　
　　如何處理附件
      某些電子郵件在打開附件時需要花很長時間，這給郵件使用者帶來時間的浪費。 為了避免這樣的事情影響他人工作，建議在發(fā)送附件時，如果能直接復(fù)制后粘貼到郵件中的，如Word的DOC、DOCX類文檔，EXCEL的XLS、 XLSX類文檔，可以直接選中內(nèi)容，復(fù)制和粘貼入郵件。但對于內(nèi)容較多的附件，不建議使用此方法。
　　同時發(fā)送多個附件時，建議先將附件的名稱做相應(yīng)的修改或調(diào)整，以便對方歸類存檔，之后將其進(jìn)行壓縮，這樣可以減少發(fā)送和接收的時間。
適時的郵件備份與分類
      現(xiàn)在的所有郵件都有備份與分類功能，對其進(jìn)行分類備份是為了數(shù)據(jù)的安全性，也便于郵件的查詢與后期歸類處理。