“機遇只偏愛那些有準備的頭腦”。對一個人而言，無論做任何事，如果事前沒有做好充分的準備，那么等待他的必然是一個注定的失敗。對一次會議而言，高效的會議其實在正式宣布開始之前就開始了！一次高效會議的第一步準備工作是確定是否真的有開會的必要性。這個確定工作看似多余，實際上必不可少。這一步確定工作的作用相當于一個“篩選器”，它使那些根本不符合發生條件的“會議”提前落選，從而為高效會議的產生把好第一關。1．無需開會的“五個如果”圖3-1 不需開會的“五個如果”◆如果還有比開會更好的方法，即如果能夠通過一些看似原始的方法達到與開會同樣的目的，就無需舉行會議，例如寫紙條、打電話或發郵件等。◆這些方式可能在感覺上不如開會那么痛快淋漓，然而卻簡潔有效，對于一些問題的解決具有經濟實用的優勢。◆如果你是唯一可以做決策的人，那么一定不要浪費自己和他人的時間，召開耗時長久的所謂會議。首先，因為他人的參與可能只能把問題變得更糟；其次，決策既然只能由你做出，就無需聚集他人集體討論，結果又全盤推翻他人意見，這種做法只會既不利于解決問題，又容易令自己陷入尷尬境地。◆會議成本是一個絕對不容忽視的問題，一定要做好會議成本的預算，不能用高昂的會議成本來換取某些會議的發生，因為長此以往公司必然會不堪重負、得不償失。2．必須開會的“五個如果”圖3-2 必須開會的“五個如果”◆“聽取部門匯報工作”最好采用會議的形式，不能用每周或每月交一次書面報告的方式取代。定時交書面報告往往會流于形式，往往會使公司上下形成為了交報告而交報告的不良風氣，使公司內部缺乏溝通，使問題和建議無法順暢流通，長此以往，后果不堪設想。因此，每月一定要召開正式的會議，聽取部門匯報工作，使各種信息在公司內部高效流通。◆表揚和批評是兩種很好的激勵方式，而當眾的表揚和批評具有更強的影響力。采用會議的形式表揚或批評，有利于充分發揮表揚或批評的作用。在大會上當眾表揚“明星員工”可以樹立標桿，充分發揮榜樣的好作用，有效推動競爭；當眾批評某些情節嚴重的錯誤行為，有利于警醒員工，避免同類事情再度發生。◆當你給某一個項目小組，或者給你的部門分配任務時，一定要舉行會議，不能采用郵件或者其他書面形式。因為分派任務意味著要達到團結上下、協作完成任務的目的，只有通過會議把任務公共化、明確化，才能促進協作，從而保證任務的及時完成。【自檢】請你回答下列問題：一家合資工廠著火了，經過調查，原因在于一名員工違反了操作條例，在車間內吸煙，所以導致火災發生。(1)如果你是這家合資企業的生產經理，你要采取下列哪種方式處理此事：A.一對一批評□ B.開會當眾批評□ C.寫檢查處罰□(2)你為什么這么做？準備工作的作用當你確定有必要召開會議時，首先要了解準備工作究竟有什么作用。只有認識到準備工作的作用，才能有更大的積極性、更有信心地做好準備工作。一般來說，會議的準備工作具有以上4種作用，它可以幫助你確定在會議中應該采取哪種討論方式達到最好的會議效果；通過充分的會議準備、通過書面通知的形式告知參會者會議的目的、意圖以及會議對與會者發言的要求等情況。良好的會議準備工作能夠幫助你節省會議時間，同時減少會議中可能出現的各種沖突，使會議井然有序、卓有成效。1．1H 5W圖3-3 1H 5W1H 5W是指會議準備工作需要特別注意的6個方面，用英文縮寫表示為1H 5W。2．特殊提醒根據統計調查顯示，會議人數最多不應超過9個，最為合適的人數是5至7人。這個人數既能夠防止人數太少，不能集中反映群體思想，又能避免因為人數過多，從而造成一部分人的消極參與。當然，會議的合適人數應該根據會議的議題、重要性具體決定。會議準備工作核對單會議的具體準備工作相當于會議的硬件，因此必須要面面俱到。將這些具體的工作一一列出就是一張會議準備工作核對單。這張核對單雖然數目繁多，然而卻是會議成功的有效保證。會議準備工作核對單1、了解會議的目的3、確定會議的形式5、決定會議的時間7、決定會議的地點9、確定出席人數11、是否準備會議名簽13、是否安排與會者住宿15、確定視聽教材17、準備會場周邊位置圖19、確定自己人的相關資料2、是否一定要開會4、安排會議的議程6、確定會議的主持人8、研究會場如何布置10、安排出席者座位12、是否安排交通工具14、是否發出了會議通知16、確定輔助教材18、是否要求與會者準備資料20、是否安排會后娛樂項目并做好事先通知以上20個條款是一般會議都應該注意的一些硬性因素，還有一些因素很容易被忽視，一定要特別注意：會場的布置需要特別注意：◆如果與會人員超過10個，會場最好布置成“Ｕ”字型，主持人可以站在會場中央，這樣有利于協調討論;◆如果是全體會議，可以布置成階梯教室的形式；◆5到7人的會議，最好安排成圓桌型，也就是半島型。主持人的準備工作1．主持人的4個準備工作2．SWOT分析圖3-4 SWOT分析SWOT是以上四個英文單詞的縮合形式。其中，“S”和“W”代表主持人自身具有的主持優勢和劣勢；而“O”和“T”則是指你所進行的這次會議主持工作對你周圍的環境（也包括你自身）可能帶來的機會或是威脅。【本講總結】一次成功的會議背后一定是非常充分的準備工作。高效會議要求我們循序漸進、按部就班的做好會前的各項準備工作。無論是簡潔明了的1H5W，還是項目分明的準備工作核對單，都需要我們對其有一個全面而細致的了解及深刻的理解。好的準備是成功的一半，一定要做好會議的準備工作。
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