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盡管現(xiàn)代企業(yè)決策下達(dá)的方式已經(jīng)多種多樣，下發(fā)文件依然是一般企業(yè)所慣用的手段。尤其是在一些規(guī)模較大的國有企業(yè)，下發(fā)文件需要遵守黨政機(jī)關(guān)公文一般標(biāo)準(zhǔn)。因此，建立良好的文件下發(fā)管理制度，對(duì)企業(yè)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)具有重要意義。某大型國有企業(yè)在與泓冰標(biāo)桿專家團(tuán)隊(duì)合作過程中，利用對(duì)標(biāo)找差，提煉要素等手段，優(yōu)化了文件下發(fā)工作，讓企業(yè)政令變得清晰有序起來。

在方案實(shí)施前，該公司文件下發(fā)形式混亂，多頭發(fā)文多頭執(zhí)行，對(duì)接不清晰，文件審批和處理的流程不明確，公司辦公室——甚至一些小部門——隨意下發(fā)紅頭文件，使得原本十分嚴(yán)肅的上級(jí)命令如同兒戲，不但引起基層執(zhí)行的混亂，也容易激化上級(jí)部門之間的矛盾。

針對(duì)這些問題，該企業(yè)辦公室成立“下發(fā)文件管理優(yōu)化”課題組。對(duì)公司的文件下發(fā)、處理、執(zhí)行等環(huán)節(jié)進(jìn)行調(diào)查分析后，整理出若干個(gè)文件下發(fā)中存在的問題，并深入分析這些問題產(chǎn)生背后的原因，按照泓冰四法之一的“要素建模法”提煉出解決這些背后原因的關(guān)鍵要素。這些要素包括“文件發(fā)放”、“文件執(zhí)行”和“文件處理”三個(gè)一級(jí)要素。每個(gè)一級(jí)要素根據(jù)工作重要節(jié)點(diǎn)及流程分解出若干個(gè)二級(jí)要素，用來保障一級(jí)要素的實(shí)現(xiàn)。如，“文件發(fā)放”要素分解為“發(fā)放類型”、“文件格式”及“文件審批”三個(gè)二級(jí)要素。“發(fā)放類型”要素明確了何種情況應(yīng)該采用何種類型發(fā)放，是“通知” 、“函”或其他形式，是紅頭文件還是一般文件；“文件格式”要素則制定了每一類型的文件制式模板，幫助員工提高工作效率，降低差錯(cuò)率；“文件審批”要素確定了每個(gè)類型的文件審批流程及發(fā)放范圍?！拔募?zhí)行”要素通過二級(jí)要素的標(biāo)準(zhǔn)和保障措施確定了文件執(zhí)行的流程；“文件處理”要素則確定文件接收單位的一些列動(dòng)作，包括收文、歸檔、處理及文件的執(zhí)行情況的及時(shí)反饋。根據(jù)標(biāo)桿管理理論強(qiáng)調(diào)的“標(biāo)準(zhǔn)化、模板化”，該課題方案形成了一整套的文件下發(fā)及處理的模板、制度、流程。

經(jīng)過幾個(gè)月的實(shí)施，辦公室負(fù)責(zé)人根據(jù)標(biāo)桿課題實(shí)施前后的數(shù)據(jù)分析，認(rèn)為公司的文件發(fā)放更加規(guī)范，文件處理更加清晰，文件管理水平有了明顯提高。下發(fā)文件的規(guī)范率已經(jīng)達(dá)到了100%，紅頭文件也重新獲得了它的嚴(yán)肅性。可以說是標(biāo)桿管理在流程優(yōu)化上的一次成功實(shí)踐。