原則一：“我說明白了嗎？”

辦公室很多人在交流工作，布置任務的時候每說完一段的時候都會說一句：“你懂了嗎？”或者“明白了嗎？”或者“你知道了嗎？”這是一個壞習慣。有的人甚至說一句話，后面跟一句，“懂了嗎”、“明白嗎”、“知道嗎”“對嗎”。更顯得不夠得體，要糾正過來。正確的應該問：“我說清楚了嗎？”“我說明白了嗎？”被問的對方如果明白，會回答說：“我聽懂了。”這樣就會非常融洽和諧。

原則二：“如果……會怎樣？”

向別人提要求的時候，如果不是緊急情況，不是重大情況，可以考慮使用“如果”。能夠比較委婉，也能夠使提出要求和下命令的人自己有回旋的余地。

原則三：“可能是……”

糾正別人信息錯誤的時候，要用“可能”。

原則四：反駁他人之前要用肯定句

有時我們會面對不同的工作意見，工作需要我們要表達相反的意見，甚至要明確糾正對方正確的看法。需要在糾正或反駁對方之前，要先肯定對方。比如：

“你很認真地思考了這個問題，但是我要告訴你，你思考的方向不對，……

“你的想法很有特點，但是你忽略了一些情況，所以你的結論是不正確的，……你做了大量的工作，但是方法有問題，……

“你很負責任，但是你只想到了事情的一面，……

“你的勇氣可嘉，敢于提出自己的不同見解，但是你的看法忽視了……

能寫出十個以上糾正或反駁別人意見之前的肯定用語，就能在實際談話時熟練使用好。