企業(yè)內(nèi)部培訓(xùn)師在日常工作中需要強(qiáng)大的知識管理，其中文檔管理是知識管理中很重要的部分，良好的文檔管理可以有效提升工作效率，避免事倍功半。下文是河南瑞貝卡發(fā)制品股份有限公司培訓(xùn)中心牛龍飛培訓(xùn)師撰寫的一篇如何管理文檔的美文，
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不知道在你身上是否曾經(jīng)發(fā)生過這樣的情況：你的老板站在你的面前讓你馬上提交文件時，你卻發(fā)現(xiàn)它不見了；或者是為了找到需要的報告不得不讓在電話另一端的客戶等上好幾分鐘。
如果你有過這樣的經(jīng)歷的話，你就會體會到，盡管你平日里工作有條不紊，深受老板和客戶的贊許，可就因?yàn)檫@個關(guān)鍵時刻的遭遇，而讓他們倍感失望。倘若你的工作是幫助別人的話，要是你需要的信息總是找不到，該會浪費(fèi)別人多少時間啊。
想象一下，當(dāng)別人問起某事時，你微笑著，從容地打開一個非常有條理的文件編排系統(tǒng)，徑直取出文件，快速給出答案。這真的令人映像深刻！你必須把它歸功于高效的文件編排歸檔方法，不管這聽起來有多么枯燥無趣。
節(jié)約時間
在一個典型的工作日里，我們往往要處理很多文件、報告、圖表、還有一些其他文件。有洪水一般的數(shù)據(jù)從各個方向涌來等著我們處理，通常我們還要將這些數(shù)據(jù)保存起來稍后再提取出來。我們希望在需要的時候就能立即拿到這些數(shù)據(jù)能夠，以便于作進(jìn)一步分析或者是寫總結(jié)報告或者是做演講稿。
然而，實(shí)際情況往往是我們浪費(fèi)自己的時間（很多時候也是別人的時間）四處尋找數(shù)據(jù)，而那個數(shù)據(jù)其實(shí)就在我們正用著的電腦里。這樣的情況給我們帶來了壓力。使用數(shù)據(jù)變得麻煩得多。所以如果想要及時完成工作，我們必須找到更有效更系統(tǒng)的文件管理方法。
有效管理信息
當(dāng)你從你的同事、賣方、顧客發(fā)來電子郵件里接收到一個文件時，很容易就想把它暫時放起來；心里還想：嗯，看起來蠻有意思的，等我有了時間我再來細(xì)細(xì)看。或者是更糟糕的，直接把郵件留在收件箱里。過了一會兒，這種郵件越積越多，越來越亂。你根本不可能之后抽出時間來返回去重新整理它們，更不用說當(dāng)你工作計劃繁忙，有很多其他有壓力的事情的時候了。
你可能會花費(fèi)很多寶貴的時間去找那些你已經(jīng)歸檔的資料，因?yàn)槟阃宋募拿郑踔潦紫冗B它在你電腦里你都不知道。那么怎么能簡化你的工作呢？改進(jìn)一下文件管理方法吧。
高效的文件管理方法
管理你電腦里的文件跟你管理紙質(zhì)文件的方式差不多。它的要點(diǎn)是：把文件裝進(jìn)分類的文件夾里，并且盡量以一種自己能明白的順序。
下面提供幾個關(guān)于處理文件的小技巧：
不要保存不必要的文件。不要養(yǎng)成保存收件箱里所有東西的壞習(xí)慣。花一點(diǎn)時間瀏覽一下內(nèi)容，只有了解到它跟你的工作有關(guān)時再保存。電腦里保存太多零碎文件將來找的時候會很不方便；而且它們還會影響電腦的運(yùn)行速度。所以保存文件之前先篩選一下。
給你的文件和文件夾統(tǒng)一命名。例如：可以將文件夾分成“顧客”、“賣方”和“同事”三個子文件夾。在前面標(biāo)上簡寫的名字用于區(qū)別它們隸屬于不同的文件夾。還有，我們可以為不同的文件夾設(shè)置不同的外觀使他們變得更容易區(qū)分。
把有關(guān)的文件存在一起，而不去管他們的格式。舉個例子：把與同一個項(xiàng)目有關(guān)的Word文檔、PPT、 Spreadsheet和圖表放在一個文件夾里。而不是一個文件夾裝所有的PPT，另一個裝所有的Spreadsheet等等。這樣，找某個特定項(xiàng)目的各種附件將更加快捷。
把在做的項(xiàng)目和已經(jīng)完成的項(xiàng)目分開來。有些人偏向于把當(dāng)前未完成的項(xiàng)目保存在桌面上。等項(xiàng)目做完了，再移到合適的地方去分類存放，然后再定期的（例如每周或者每兩周）把那些不再需要的文件也按類別放到已完成文件夾里。
不要讓文件夾里裝得太滿。如果一個文件夾里裝太多文件或者子文件夾，多到整個屏幕都顯示不下，還要滾動鼠標(biāo)滾輪才能看完全部條目時——就應(yīng)該把這個滿滿的文件夾分成幾個小一點(diǎn)的子文件夾，列一個按修改時間順序或者字母表順序的清單，這樣便于今后提取。比如：你可以把一個叫“business plan”的文件夾分成“BP2005”、“BP2006“和“BP2007”等子文件夾。同樣假設(shè)你的一個客戶叫Delta Traders，你就可以按照客戶的姓名分成”Delta Traders sales presentations”和”Delta Traders contracts.”這樣的方式使子文件夾顯得有條理，而不是一堆文件清單堆在一起。說到這里，還有一個需要注意的小要點(diǎn)，如果子文件夾的文件少于五個的話，那你去點(diǎn)開層層的文件夾找到所需的文件可能節(jié)省不了多少時間。
在你的計算機(jī)上安裝Google Desktop。如果可以的話（有時信息部門不容許這樣），在你的計算機(jī)上安裝google desktop。這個簡潔的小軟件建立一個桌面搜索引擎把你所有的文件和電子郵件都編進(jìn)引索，這樣你就能方便快速的找到它們了。當(dāng)你需要找一些不容易被發(fā)現(xiàn)的文件時，尤其方便。
記得備份你的文件歸檔系統(tǒng)。再強(qiáng)調(diào)一遍：這個聽起來有點(diǎn)枯燥，但是很重要。所有壞過硬盤的人都可以證明！首先保證給計算機(jī)定期做備份，再給文檔信息包括聯(lián)系人都做備份。
按行動先后次序整理。利用這些更深入的方法定制你的文件歸檔系統(tǒng)。這有助于你分清工作優(yōu)先級，提高效率。
按日期整理文件。把文件夾按日期命名。這樣可以幫你在不點(diǎn)開文件夾的情況下確定那個文件是最近的，例如：一個文件夾命名為”Guidelines 12 Oct07“表明這個指導(dǎo)文件是2007年10月12號的。（如果你做跨國工作的，這個日期有時候?qū)懽?21007，容易混淆！）
很多人用版本號來區(qū)分不同改編過的文件。例如：”Delta Traders contract v1″和 “Delta Traders contract v2.”這樣也可以幫助我們跟快的找出有用文件。如果你的文件是幾個人共同管理的，你必須特別注意一下版本問題：如果把別人的版本弄混了或者弄丟了會很煩人把版本號放在文件名一起的同時，還要把版本列表放在文件中表明版本號、版本日期、修改者，還有，如果有的話，修改類型也要標(biāo)注。
使用“記事本”文件。記事本文件，也就是所謂的“43文件夾”方案，是很多人用的一種獨(dú)特的文件整理方式。建立12個文件夾（每個月一個）另加31個子文件夾（一天一個）。把每天要完成的工作放在相應(yīng)的文件夾里。這樣在每天開始的時候，打開那天所對應(yīng)的文件夾，把文件全部放到桌面上或者放到“Today”文件夾中。然后把空的文件夾移到下個月對應(yīng)的位置。如果你又是一天不能完成當(dāng)天的工作，那就把它放到明天對應(yīng)的文件夾中。這個系統(tǒng)可以幫助你整理記錄每天的任務(wù)，也可以作日記本用。
對于任何一個高效方便的文件歸檔系統(tǒng)來說，適合你是最重要的。在某種程度上它取決于你工作的性質(zhì)。所以，沒有一個萬能的方法去做歸檔，你也可以根據(jù)這些小建議定制出一套適合自己的系統(tǒng)。
花費(fèi)寶貴的時間找東西實(shí)在是讓工作變得很無趣，也會給你帶來很多壓力。采用這些簡單的關(guān)于文件歸檔整理的技巧，建立一套適合自己的文件歸檔系統(tǒng)，應(yīng)用于生活之中將讓你生活更輕松。
本文作者：
河南瑞貝卡發(fā)制品股份有限公司培訓(xùn)中心-牛龍飛
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