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康路晨:如何開會？

沙盤模擬

2016-01-20 48274

看到題目可能大家覺得不值一提，開會？誰不會。可是下面的問題，您可能會經(jīng)常遇到：
　　§ 會議開始的時間到了，會議室仍然被其他人員占用，沒有會場地；
　　§ 會議開始的時間到了，投影儀無法正確連接；
　　§ 需要打印出來的材料沒有打印出來；
　　§ 與會人員需要在白板上表達自己的思想時，卻發(fā)現(xiàn)白板筆無法書寫；
　　§ 主要發(fā)言人講的很差，如：進行設計評審時，主講人根本就沒有將思想能夠清楚地表達出來
　　§ 會議失去控制，跑題嚴重
　　§ 與會人員遲到，會議推遲
　　§ 在開會過程中人進人出，會議混亂
　　§ 會議開完了，大家各奔東西，沒有人整理會議紀要，達成的意見沒有記錄。
　　§ 會議開完了，發(fā)現(xiàn)沒有開會的必要，可開可不開的。
　　§ 會議的時間太長，在會議過程中廢話太多

　　上述的問題會造成時間的嚴重浪費，那么如何開好一個會議？流程！需要一個規(guī)范的流程作為指導：
　　1．確定會議的時間、地點、人物、主題、目標、主持人、會議準備人員
　　2．通知與會人員，事先就會議的主題、目標進行溝通，對需要審查的資料事先審查
　　3．預定會議室、投影儀、白板、筆記本電腦
　　4．打印會議資料，發(fā)放下去
　　5．接待與會人員，對外地趕來的與會人員安排好接站、住宿、車船票、送站
　　6．事先聯(lián)調(diào)設備,確保會議環(huán)境良好
　　7. 如果需要，則對會議的主持人進行開會技巧的培訓
　　8. 會議的變更及時通知相關(guān)人員（時間地點等）
　　9. 會議要簽到
　　10．會議中服務：添水、水果與點心、就餐等
　　11．會議中控制進度
　　12．記錄會議決議
　　13．跟蹤會議決議的執(zhí)行
　　14．總結(jié)會議的得失，改進會議的流程
　　以上是一個簡要的流程，當然在實踐中您可以自己來豐富、完善。

　　在上述流程中有一個關(guān)鍵是會議的準備，這是成功的起點，為確保準備的充分，你可以設計一個檢查單，來提醒自己，如：
　　§ 與會的人員是否都通知到了？
　　§ 開會前需要準備的設備是否齊全了？如：筆記本投影儀白板白板筆光筆錄音機板檫等
　　§ 地點是否明確？
　　§ 場地的容量是否足夠？
　　§ 場地的位置擺放是否合理？
　　§ 主題是否明確？
　　§ 主要發(fā)言人是否準備充分了？
　　§ 需要發(fā)放的資料是否準備齊全了？
　　§ 會議資料是否發(fā)放到每個人手里了？
　　§ 會議的變更是否通知了相關(guān)的所有人員？