在一次外商投資合作洽談會上，西班牙一家并不算太俄大的公司的總裁對筆者說，全世界有9000多人在為我這個項目工作，可他的公司簡介上明明寫著正式在冊員工3300人，他是不是在吹牛皮呢？后來據了解該公司的大使館朋友介紹，這個老外并非瞎吹。因為他們分別與5個國家的若干家關聯企業建立了戰略合作伙伴關系，除了其公司的員工之外，與其聯盟的虛擬團隊也成為該項目可以共享的人力資源。
跨越邊界：虛擬團隊的特征與作用
虛擬團隊是一個跨越時空和組織邊界，由某個共同的目標和任務而聯系在一起的人員群體。其基本特征是：團隊成員以開發新產品為共同目標，目標的創新性和時效性要求很高，目標解決方案與成果難以預測，團隊成員多為知識型專家，團隊成員之間存在時空距離，團隊合作流程難以預先設計，團隊工作方式需不斷重組，靈活暢通的信息技術是團隊成員溝通必要支撐等等。金博爾·費西爾與馬雷恩·頓肯·費西爾在其合著的《遠程經理》一書中，從時間、空間和文化三種要素的不同組合，將虛擬團隊分為以下六種類型：
類型 時間 空間 文化
類型一 不同 不同 不同
類型二 不同 不同 相同
類型三 不同 相同 不同
類型四 相同 不同 不同
類型五 相同 不同 相同
類型六 不同 相同 相同
當今企業處在一個知識爆炸時代，科學技術日新月異、信息傳播速度越來越快，企業沒有必要完全依靠自身有形的實體組織來經營，在很多情況下，企業之間完全可以采取跨時空、跨組織的新型合作關系，通過組建虛擬團隊，共同開發新技術、新產品，構建合縱連橫的動態聯盟，以迅速取得競爭優勢。動態聯盟下的虛擬合作這一嶄新的企業經營方式，為企業拓展更為廣闊的市場空間提供了嶄新的思路，現代化電子通訊手段的發展也為企業組建虛擬團隊提供了技術支撐。
過去，新興技術有一個較長的孕育期，公司和客戶能夠利用這段時間來思考和適應它所可能帶來的各種變化，而現在新興技術不再有這樣漫長的孕育期，往往會突然之間就從構想變為現實。無線尋呼機從首次進入市場到擁有1000萬的用戶用了41年的時間，而現在網絡瀏覽器的普及只用了10個月的時間，Napster所用的時間則更少。面對技術和市場的快速變化，也迫使企業適應市場進行組織制度創新。而沒有嚴格時間、空間和文化邊界，且結構相對模糊的虛擬團隊，正是企業跨越傳統的組織框架進行流程再造，通過動態聯盟整合資源的創新戰略。
虛擬團隊面臨跨越時空和多元化管理的挑戰，在實際過程中如何具體運作與協調呢?
規則“導航”：如何保證虛擬團隊步調一致？
組建虛擬團隊是為了打造能在市場經濟的大海中劈波斬浪的聯盟“艦隊”，但這支“艦隊”要順利啟航，必須以如下規則來“導航”：
◆ 設立虛擬合作協議。一份表述清晰、周密的合作協議，是合作各方達成共識，取得彼此信任的基礎，是虛擬團隊成功所必備的前提條件。協議內容主要包括合作各方的義務、知識產權的分配、保密協定、債權的比例、風險的分擔、責任界定、預算分配、協調人角色定位與工作方式等。
◆ 明確“3W”要素。明確團隊各成員的任務，將有利于推動虛擬團隊全體成員積極為完成既定的目標傾注熱情和做出卓越貢獻。一份有指導意義的任務說明書至少包括“3W”要素：WHAT——團隊要完成的任務是什么？WHY——為什么要這樣做？HOW——如何才能實現任務。
◆ 闡明團隊核心價值。虛擬團隊的多元文化可能帶來團隊成員間的價值觀沖突，因此在團隊初創階段就必須為形形色色的專家樹立一個共同的遠景，一個整合的價值觀。明確闡明團隊的核心價值，以實現任務目標為原則，求同存異，及早在團隊成員間達成共識，建立起成員間彼此的尊重和信任，為在良好的溝通、集思廣益的決策以及問題的有效解決，提供強有力的支點。
◆ 明確團隊界定條件。界定條件就像一個糾偏系統，明確了團隊成員的工作行為邊界，它既是一個約束系統，盡可能避免團隊成員之間相互“撈過界”，又是一個引導系統，引導團隊成員在正確的軌道上更有效地逼近目標。
◆ 建立團隊運行原則。團隊運行原則是指導團隊成員工作行為的規范性文件，它與團隊的核心價值緊密相連，把團隊捆成一個有機結合的利益共同體。
◆ 明確團隊成員的任務和責任。虛擬團隊一旦訂立虛擬合作協議，就必須明確界定團隊成員的任務和責任，使每個團隊成員都清楚自身應該為完成團隊的總體目標或其他工作目標做什么。
溝通平臺：虛擬團隊如何知識共享？
跨組織虛擬合作，特別是全球性跨組織虛擬合作，一方面面臨跨時空管理和多元文化管理的挑戰，另一方面正是由于這種時空和文化巨大差異帶來的碰撞，成為團隊成員新知識和新創意的源泉。虛擬團隊的技術開發過程，實際上就是知識的傳遞、分享、整合與增值的過程，因此對知識進行有效管理，是不可或缺的重要議事日程。建立交互式的溝通平臺，實現聯盟內部相關信息的高效流轉和共享，要重視以下問題：
● 搭建信息技術平臺
跨組織虛擬團隊是將企業內部資源與外部資源有效整合利用，去實現共同的目標。這種跨時空的資源整合利用，必須有強有力的溝通技術手段來支撐，而信息技術的飛速發展為實現這個目標提供了基礎。搭建一個對虛擬團隊運行系統有良好支持力的信息網絡平臺，需要注意以下幾個問題：
◆ 要充分利用現代信息技術，建立便捷易用的跨組織的電子網絡；
◆ 不能僅僅從技術角度出發一味追求先進性，平臺是為系統傳遞知識提供服務的載體，一定要從系統的基礎條件和系統使用者的知識和能力出發選擇適當的平臺；
◆ 認真履行團隊溝通網絡運行協議，規定團隊成員在遠程溝通過程中所應遵循的基本規則，確保溝通的有效性和安全性。
◆ 構建知識螺旋上升系統
新的知識總是來源于團隊成員個體。知識管理的核心，就是將成員個人的知識傳播給其他成員。即在團隊內構建一種動態的知識傳播鏈條，以及促使團隊與每個成員素質不斷提升的知識螺旋上升系統：這個系統的形成一般需要經過以下3個過程：
◆從團隊成員個體的隱性知識，發展為到團隊共享的顯性知識；
◆ 通過整理和提煉，將高度個人化的、不規范的、不易傳遞給他人的知識，系統化地表述出來，以便團隊更有效地綜合利用；
◆ 隨著新的顯性知識在整個團隊內得到共享，其他成員再把自己缺乏的顯性知識加以內化，用它來拓寬、延伸和重構自己的隱性知識系統。這樣就形成了隱性知識與顯性知識交互作用，螺旋上升的良性循環。
延續管理：虛擬團隊的知識如何有效積淀？
不同于以往的垂直式組織整合，整合虛擬團隊意味著超脫傳統的企業結構，在更廣泛的時空中“合縱連橫”。整合虛擬團隊是基于這樣一種共識：企業自身的力量有限，僅僅依靠自力更生難以實現預期的戰略目標，必須通過與其他企業的合作，使所有團隊參與者具有比各自孤軍奮戰時更為強大的競爭力和獲利能力。因此，被整合的每一家企業都要學會相互溝通和協作，匯集各方的力量，形成優勢互補的虛擬團隊，提升企業的創新能力，延伸組織的活動范圍，提高整個價值鏈的運作效率。
虛擬整合將對價值鏈上每個組織和每個環節的工作重新定位，通過資源共享和優勢互補，便于每項工作都能由最擅長運用的公司、部門和個人來完成，提高整個價值鏈的運作效率，從而使參與虛擬團隊的各方實現“共贏”。在合作過程中，參與各方要勇敢面對在虛擬合作和信息共享過程中可能出現的文化沖突和利益分配沖突，并以長遠眼光來消化和處理各種矛盾。
與傳統團隊一樣，虛擬團隊同樣需要有效的評估與激勵，不僅要對團隊整體工作進行評估和激勵，同時也要對團隊成員個人工作進行評估和激勵，以充分挖掘團隊及其成員的潛力，激發創新熱情。值得注意的是，由于虛擬團隊跨越時空及多元文化共存的特征，對虛擬團隊的評估和激勵，需要因地、因時制宜，需要根據不同的文化背景相機抉擇。
虛擬團隊的合作是動態的，它可能由于一系列內部或外部因素的變化而不斷重構。正是因為虛擬團隊只具有相對的穩定性，所以要特別注重知識沉淀和延續管理。 延續管理是喬治華盛頓大學教授貝茲利(H．Beazley)在《Continuity Management》一文中首先提出的新的管理理論，該理論主張企業重視知識營運和積淀，不能讓知識棄置在離職員工的打包行李中，而必須通過規范的制度，讓知識充分地轉移到企業可以控制的位置，并有效地積淀下來，成為一種不斷增加的無形資產。
對于虛擬團隊的管理，延續管理的理念顯得更加重要。特別是以技術創新為任務的虛擬團隊，其管理的核心本身就是一連串知識的累積、沉淀的過程。從數據解讀為信息，再歸納為知識，整合為能力，最后提煉為智慧。通過這一連串的運作，才能最終形成團隊的創新能力。因此，要將團隊整個運作過程中產生的重要知識采取有效手段進行轉移，同時對合作過程中產生的衍生知識的數據庫、團隊成員的個人檔案、知識傳遞系統運行的識別記錄、以及成功與失敗的記錄等資料，建立相應的沉淀轉移系統，作為團隊工作成果的一部分有效地保存下來。
加強協調：如何提高虛擬團隊凝聚力和創造力？
組建虛擬團隊特別是全球化的跨組織虛擬團隊，出現文化沖突是不可避免的。要超越時空界限，提高多元文化的整合力，形成兼容并蓄的團隊文化，以便更好地驅動團隊成員按照基本一致的價值觀積極工作。通過有效的手段加強團隊成員間的溝通，可以提高整個團隊的激情和斗志，用突破性的創新活動，實現每個成員“知本”的增值。
跨組織虛擬團隊的溝通，通常是在一個虛擬的空間通過信息技術傳遞信息和分享知識。利用現代信息技術實現即時溝通和知識交流固然重要，但面對面的會議溝通也必不可少，因為面對面的會議溝通有利于團隊成員間增強信任感，有利于重要工作的調度，有利于重大問題的協商解決。因此，定期的面對面會議與虛擬網絡會議的結合使用，成為過程管理的有效辦法。
由于團隊成員的個性不一，這就需要有專門的團隊協調人來建立團隊的社交架構，激發相互溝通的意識，反饋溝通的成效。一個好的團隊協調人應該定位為“搭橋者”、“清障者”和“啦啦隊”的角色。
信任是虛擬團隊組建的基礎，也是成功運行的“潤滑劑”。信任建立在相互認同對方的經營理念，共同遵守基本規則，齊心協力努力完成總體合作目標的基礎之上。一個充滿信任感的虛擬團隊，將更容易形成凝聚力、更容易相互溝通，更容易激發成員創新潛力。
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