1 組織級項目管理的需求
   隨著項目的日益普遍，組織越發意識到項目成功的重要性，一個新的管理名詞被提出來，這就是“組織級項目管理”。它為個體項目管理提供一個平臺，從組織的整體來考慮項目管理的規劃、實施、支持和控制，
更多地強調組織整體的能力建設，保證組織的整體成功。為此，組織往往成立專門的卓越項目管理中心（如項目管理辦公室PMO）來負責此項任務。在項目管理的規劃、實施、支持和控制諸多工作中，從何處開始改進計劃呢？首先應評估組織的項目管理能力水平。
通用的項目管理成熟度模型（PMMM）分為：第一級，通用術語；第二級，結構化的過程與標準；第三級，組織的標準和制度化的過程；第四級，管理過程；第五級，優化過程。
（1）大部分組織往往處于第一級和第二級之間，缺乏明確統一的項目管理方法論。同時，需評估項目管理辦公室的職能和角色，是作為高端的項目戰略規劃和實施主導，還是項目成功的支持保證和監控者？
不同的定位應與組織級項目管理首要解決的關鍵點相匹配。在定位清晰后，就可以開始改進計劃了，管理成功的三要素是：方法—人—工具。工具，主要指項目管理軟件，可以使組織的項目管理方法和體系流程固化并自動化，積累管理經驗，進而逐步優化方法，培養提高人員技能，改進組織的整體效率。
（2）項目文擋管理系統因其知識管理特點往往是組織級項目管理工具軟件的一個模塊，但實際上它可以發揮更多的作用。

2 項目文檔管理系統的作用
   項目文檔管理系統顧名思義就是對項目過程中的各類文檔進行管理。組織中往往會有文檔管理軟件，一般是辦公自動化系統的組成部分。但是通用的文檔管理和項目文檔管理系統的作用有很大差異。
項目文檔管理系統的作用主要有以下三方面。
2.1 過程控制
   組織級項目管理關注更多的是項目階段關口（里程碑），如項目啟動決策、項目合同批準、項目驗收評估。因為在這些關口將決定項目下一階段的方向——前進、變更、取消，從而影響組織資源的分配和項目的最終價值。
項目管理不佳的組織往往沒有明晰的里程碑標準和控制，因此改進的重點也在于此。項目文檔管理系統實時地記錄里程碑交付物文檔和評審記錄文檔，也就動態地參與了項目過程控制，這與靜態的事后歸檔效果大大不同。
2.2 知識共享
   知識共享使組織作為一個整體從每個單一項目的成功和失敗中學習。項目文檔忠實地反映了項目過程中遇到的問題、變更和成果，對此加以匯總、分析和總結，可以為今后改進項目管理提供良好的借鑒。
通過對項目需求文檔的進一步分類加工和跟蹤分析，也可以改善組織的產品研發能力。這方面已有很多的專門管理軟件，如DOORS。
2.3 標準化
   項目管理成熟度模型第二級即要求標準，項目文檔的標準是管理過程標準化的基礎。文檔標準可以參考各行業組織的推薦，但更好的方法是從項目最佳實踐中提煉，通過項目文檔管理系統的積累逐步總結出適合本組織的各階段、各類別文檔標準。
3 項目文檔管理系統的設計要點
   為了實現上述三大作用，在選擇或開發項目文檔管理系統時應注意以下要點。
3.1 方便易用，快速見效
   管理改進成功的一個標志是迅速前進，一般應在6個月內初見成效。對于制度流程編寫而言，6個月比較充分。但對于IT系統建設，6個月需要完成需求分析、系統選型、開發或采購以及測試投產，并達到成效，時間是相當緊張的。
這就要求抓住最主要的焦點問題，有所突出也有所放棄。對于項目文檔管理系統建設，最主要的功能應該是文檔上傳、查詢和展示，而一些后臺管理功能則可以放在二期建設。這樣除了快速推廣的優點外，
管理功能還可以在試用過程中更廣泛地征求意見，以符合各方使用者的需求。因為大家往往在初始階段沒有需求，而一旦使用起來就有了切身感受，會涌現出各種需求。另一方面，管理功能的實現需要依賴于項目管理的方法論，而方法論的固化和優化也需要一定的周期。
為了方便使用者，前后臺的主要設計思路為：
（1）前端一般采用Web網頁；主要功能基本控制在登陸后通過1或2個頁面完成；頁面要簡潔直觀，減少圖片等大容量信息，以防遠程登陸時的網速瓶頸。
（2）后臺文件數據可使用FTP server存檔，檢索和用戶信息等盡量使用通用數據庫，以方便將來和其他管理系統協同。
3.2 權限控制，通用化項目文檔是組織的寶貴財富，并由于知識產權和組織管理等要求，文檔的查閱等操作需要有權限要求。
（1）在項目實施過程中，為保密需要，使用者一般可分為三檔權限：
1）組織高層領導和PMO，所有文檔的查閱權限。
2）部門領導和部門項目管理人員，本部門相關的項目文檔查閱和上傳等操作權限。
3）項目經理和項目成員，本項目的文檔查閱和上傳等操作權限。
（2）在項目驗收結束后，為方便知識共享，可根據文檔的保密級別，最大限度地對系統用戶開放查閱權限，但文檔下載應有更嚴格的認證方法，如項目管理部門的授權。
通用性主要體現在文檔名稱和用戶信息等方面。在用戶名稱的選擇上，盡可能參考組織已有的系統定義，如工號、郵箱、OA等，如有條件可論證建設組織級的單點登陸系統可行性。文檔名稱應統一規范，如“某某項目_立項報告_版本號”。
3.3 日志監控
   系統一期建設的日志監控功能比較簡單，主要記錄文檔上傳時間、查閱次數等，這些均可先放在后臺，用于監控系統的運行情況、文檔上傳的及時性和系統使用的推廣度。雖然簡單，但還是非常必要的。
沒有這些監控數據，就無法量化檢驗系統建設的成功和管理方法的執行效果。
4 項目文檔管理系統的運用設計并搭建出系統，只完成了第一步。要成為組織級項目管理的利器，有效地推廣和運行是更為重要的環節。
4.1 文檔錄入范圍不同類型、不同難度的項目文檔側重點均會有所差異，作為組織級項目管理首要關注的項目文檔應包括兩類：
（1）里程碑交付物：立項、概要設計、驗收。這些里程碑交付物包含了項目啟動和收尾兩個重要過程，是檢驗項目結果的關鍵基線。概要設計則是軟件工程的核心文檔，也是組織知識共享的基礎。
（2）過程交付物：項目月報、季度總結、年度總結。這些過程交付物反映了項目的執行過程，是檢驗項目過程的關鍵基線。在試行期，可先錄入組織重點項目，相對成熟后再全面錄入，以保證錄入的文檔價值，防止大量信息未加鑒別、分類地錄入。
4.2 文檔內容規范
    文檔內容規范是保證文檔質量的重要手段。以立項為例，應有可行性研究報告和立項報告?？尚行詧蟾嬗謶屑夹g可行性和經濟可行性等多角度分析。
立項報告又名項目章程或項目建議書，外部項目則可以是項目合同。立項報告簡要說明項目目標、項目組織架構、工作說明、計劃和預算等。這些內容根據組織和項目特點應有明確的規范，提供相應的模板，并將最佳實踐及時完善到模板之中。
4.3 評審文檔檢查
   除了說明項目各里程碑交付物的文檔（如立項報告、測試報告等）外，還有一類非常重要的文檔，即對里程碑交付物的評審文檔。評審文檔主要記錄了評審參與人員、評審方法、評審意見等。
評審文檔既在項目執行過程中保證項目階段的順利銜接，又可以在項目完成后用來比對實際成果和計劃期望的差異，總結項目管理的得失，為提升整體組織能力指明方向。
因此，在項目里程碑完成時，必須將里程碑交付物文檔和評審文檔同時提交到系統中，這是組織項目管理的重要檢查步驟。
5 結語
   通過權限和易用性、通用性的設計，加以范圍和內容等規范要求，項目文檔管理系統已具備了投產條件。在管理的三要素中，人和方法更是成功的保證。應在系統實施時，同步編制項目文檔管理的方法，將組織的管理要求明確下去，讓每個項目經理了解和理解。
更要注意發揮人的主觀能動性，如通過文檔積分管理、評選最受好評的文檔等措施，使項目經理切實體會到項目文檔管理系統帶來的好處，并促進組織項目績效的改進和管理能力的提升。