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王美江:微軟管理秘訣(老板都在看)

公司治理

2016-01-20 23942

微軟的成就多歸功于比爾·蓋茲的管理風格，他堅持雇用頂尖的人員做事，以全公司的前途做賭注，鼓勵員工正視失敗并不斷向成功挑戰。
　　
　　微軟(Microsoft)公司一直是受矚目的企業，微軟的創辦人比爾·蓋茲也是令人注目的企業領導人，他最近發表的新作《數字神經系統》也受到廣泛的討論；無庸置疑，微軟能有今天的特殊成就，必須歸功于比爾·蓋茲的獨特管理風格。

　　多年來，一直有許多著作探討微軟的經營管理秘密，本書可能是其中較為淺顯易懂的一本，因為作者服務高科技行業20多年，并且曾在微軟擔任“窗口95”的資源軟件開發人員，因此可以從微軟內部員工的立場闡述微軟的管理秘訣。作者歸納出12項簡單的準則，概述如下：

　　一、雇用最佳人員：

　　最佳的管理制度必須有賴最佳的人員去建立，因此員工的素質高低影響管理的成敗最大。蓋茲深知這項道理，因此微軟長期一直都是只雇用5％最頂尖的人才。微軟所謂最頂尖是指在不同工作領域中最優秀的對象，譬如商品經理和程序設計師在職務和工作的內容上自然不同。微軟關心的不是人員具備什么樣的知識，因為知識很容易獲得，也不是人員在校成績好壞，微軟需要的人才必須是最精明的，勤于動腦和思考，因為只有精明的員工才會很快改進錯誤，用各種方法改善工作，節省公司的時間和金錢。

　　微軟的用人政策一向嚴格，面試過程足以讓其它公司借鏡。雖然應征人員是由人力資源部門統籌，人員的面試和決定卻是由應征者將要加入的部門負責。應征人員通常會由4到5位未來可能一起工作的人員做一對一并進行長達1個小時的質問。譬如應征技術人員者會被詢問幾個有關程序設計的問題，并且要求立刻寫出簡短的程序作答；若應征程序設計部門經理，面試者會提出某些狀況，要求應征者回答如何處置，若回答太籠統，則會被要求回答得更詳細。

　　面試的重點著重在應征者是否具有思考能力？譬如最常問的一個問題是全美有多少加油站？答案正確與否并不重要，如果應征者連想都不想就說不知道，這個人馬上就被判出局，因為面試者想要知道的是應征者如何思考和解決問題。如果在應征者通過層層面試，最后還要經過部門主管也是長達1個小時的審核，才能做最后的決定。

　　由于微軟的高標準用人政策，因此人員素質都非常高，彼此激發，使得整個團體的表現都非常好。因此，不管你的公司用人由誰做決定，都必須堅持雇用最佳人員的原則。

　　二、以公司前途做賭注：

　　由于蓋茲相當自信他擁有第一流的人才，因此他也一直愿意以公司做賭注。每一年在公司的集會上，蓋茲總是會發出同樣的訊息：“我們把公司的前途賭在窗口上或我們把公司的前途賭在網絡上?！碑斏w茲以公司做賭注時，他是絕不允許失敗的，甚至為了爭取在新市場拔得頭籌，他會砍掉正在賺錢的金牛。譬如，微軟最早是以MS-DOS起家，占有80-90％的軟件市場，是微軟最賺錢的商品，但是DOS被窗口所取代，不是由于競爭者的威脅，而是自我的更新。每一次微軟擁有一個市場，就不斷向自我挑戰，推出更新的商品。

　　企業可以微軟領先市場中得到2項啟示：第一是如果企業不肯推出更新的商品取代自己的商品，別的企業就會取代你；第二是面對產業的更新，誰能領先改變，誰就能掌握先機。

　　以網際網絡為例，網絡的爆發威脅窗口的發展，當蓋茲意識到未來的決戰在網絡時，在短短的9個月，微軟就從一個以網絡為次要策略的公司轉換到以網絡為焦點的公司。

　　大多數的公司都是在面臨產業更新時猶豫不決，喪失先機，微軟從不猶疑，迎頭趕上。當大多數的產品在5到10年之間就被淘汰時，以公司做賭注并不危險，危險的反而是不敢賭而被時代淘汰。

　　三、預期員工會失?。?/span>

　　把公司的前途賭在正確的商品和機會上，使得微軟在各種市場的轉變中都非常成功的領先，但很少人知道，微軟的成功是勇敢接受失敗。許多大企業都不容許失敗，以致許多員工明知計劃不可能，注定要失敗，也不肯說出真相，只是把整個案子一直拖延著。在微軟剛好相反，失敗早在預期中，管理階層會提拔曾從失敗但勇于負責的人，因為他們知道從失敗中記取教訓。

　　在微軟，即使成功的案子也要了解成功的原因。因此，當一個計畫完成，就會舉行檢討會，會中所有人都可以在坦誠不帶任何批判的氣氛下檢討他們所犯的錯誤，做為以后改進的參考。

　　微軟的員工對他們進行的工作有權做任何決定，因此他們的決策非常迅速，同時每當他們要提出一項建議時，也必須提出其它適合的替代方案，并列舉優缺點。這樣做的用意是要訓練員工的思考能力，如果事先都將可能的狀況和問題考慮過了，當原案失敗時，就可立即采取替代方案，不會措手不及。

　　四、經理要會做部屬的工作：

　　雖然員工有充分的自主權，但并不意味他們和主管脫了節，事實上微軟各部門的經理都充分了解他們部屬的工作，而且幾乎沒有例外，每位經理都會做部屬的工作。

　　微軟的經理最重要的條件是具有專業知識，其次才是管理和帶人技巧。在微軟升遷完全決定在個人能力，而非年資。因此，微軟的經理最重要的工作就是把工作做好，只有工作表現最好的經理才能獲得升遷，工作表現不力的就被淘汰，因此競爭非常激烈。

　　五、不以成功自足：

　　在大多數的公司，某項成功可能可以讓你輕松個10年，但在微軟，這樣的成功只代表你下個工作可能會做得更好，微軟絕不會讓人員停留在過去的成就上。

　　在微軟，今天的績效不代表一切，任何人想要停留在原地就會被別人超，因此，在這種環境下，人人都要全力以赴，任何人都不許找理由或藉口。

　　這樣看起來似乎無理，但微軟關心的是成功，而不是講道理，微軟是一個完全「成功導向」的公司，這也是它吸引員工的地方，同時由于這種處處以成敗論英雄的方式也自動選擇和淘汰員工，只有最成功的人員才能被留下來，不斷晉升。

　　但，既然一個公司是以成敗論英雄，又如何能接受失敗呢？答案是微軟不計較過程中的失敗，只管最后的成功，因此最后成功的才算數。如果一個方案最后失敗了，員工的績效就會打折扣，這不會影響他的長期發展，除非他一再失敗，同時，一個方案失敗還要檢討每個人的工作表現，不代表每個人都失敗。相對的，微軟要求的成功是要每一個成員都成功，因此不是把自己那一部分做成功了就好，而是要幫助其它人，使整個方案都獲得成功。

　　六、節省花費：

　　微軟絕不亂花任何一毛錢，這種狀況處處可見。

　　微軟非常有錢，但在金錢運用上卻是精打細算、錙銖必較，花錢一定講究實效。譬如，如果一個工作需要用5個人，微軟只會指派4個人，因此，這些人就會集中時間和精力去做最重要的工作。

　　在微軟，沒有主管特別保留停車位或休息室，沒有員工有秘書或私人助理，每個人讀自己的e-mail，接聽自己的電話，寫自己的備忘錄，這種做法可以加快溝通和決策的速度。

　　微軟不雇用足夠的人員，并不是要節省人事費用，而是要去除組織上的官僚體系，大多數的公司充滿了閑置人員，對公司沒有貢獻的人員，甚至巧設職位讓人員有工作，因此只有精簡人事，才不會流浮濫。

　　微軟不亂花錢，最重要的精神是一直維持“創業維艱”的心態。盡管微軟今天已是一個雇用將近3萬人的公司，還是一直保持像剛創業的樣子，戒憤恐懼，絕不奢靡?！　?/span>

　　七、小即是美：

　　許多人看微軟是一個單一、巨大的企業，事實上微軟是由許多小而獨立的單位集合在一起。在微軟，各個單位各自進行不同的方案，只有在吃中飯的時候，來自不同單位的員工才有機會同桌交換心得。

　　蓋茲一直堅持公司要分成許多小的單位，最重要是保持它的機動、靈活、彈性和效率。許多大公司作業程序比工作本身更重要，因此時間浪費在協調、溝通上，工作效率和生產力卻無法提高，這也是微軟能夠一直不斷持續成長的原因，因為它一直保持像一個小公司的活力。

　　八、注意細節：

　　在所有大的公司，高階管理人員對低層人員所做的工作可以說一無所知，更正確的說，他們也不想要知道底下的人在做什么，多年來底下的人一直告訴他們一切都進行得很好，如果有一天突然發現一個大問題，就會讓他們嚇一跳。

　　在微軟，高階人員永遠想要知道事情究竟進行得如何，他們有不同的方式能夠了解各個方案進行的狀況，而且可以影響決策的方向。雖然蓋茲已是一個非常知名企業的老板，他的員工仍然無需透過任何管道可和他溝通，他們所要做的就是發e-mail給他。此外，每個方案的負責人都會定期把進度狀況e-mail給蓋茲，并且把備份傳給其它相關人員。

　　和蓋茲開會你必須準備充分，因為他一定要了解每個細節，如果你對細節不了解，他會要求你把了解細節的人帶來一起開會。蓋茲甚至要求所有的高階管理人員要眼睛睜大，了解工作的全盤進行狀況，而不是大而化之或打馬虎眼。

　　九、建立團隊精神：

　　大多數經理了解士氣能夠提高生產力，但是很少公司能夠建立真正所謂的團隊精神。團隊精神通常只在訓練有素、目標一致的小團體中才能發現，譬如球隊、軍事單位或剛創業的公司。在大型公司則很難建立團隊精神，一般而言，管理不善的公司很難提升士氣。但微軟卻擁有很高的士氣，每個員工都非常專精的堅守他們自己的崗位，為自己的工作負責。每個人都有自己的任務和目標，而且非常單純和單一。除此之外，微軟能夠透過許多方式提高員工的士氣，譬如，微軟的會議都是以非常輕松和幽默的方式來進行，讓與會的人歡樂其中，因而能夠暢所欲言，微軟也經常公開表揚績效卓越的員工，并給予他們更多股票做為獎賞。

　　十、拋棄陳規：

　　許多公司常發生下列狀況，當搬到一間新的大樓時，為了安全起見，公司要求每個人配帶徽章，然后，有一天在布告欄里就會看到洋洋灑灑的一大堆規定，公司似乎把員工當成低能兒或準囚犯，難怪員工會大感憤怒。

　　許多公司似乎相信只要立下各種規范和條例，就可使最笨的人也不會犯錯，同時使所有人都有所遵循，這種防弊重于興利的方式處處可見。

　　微軟絕不這樣做，它把凡事簡化，而且認為員工都很聰明，應該信任員工，讓員工自行做決策，如果有員工不守法，它會單獨針對這個員工處理，而不是把所有員工都一視同仁。微軟和其它官僚式企業另個最大的不同點就是，微軟盡量減少會議，如果需要開會，會議必定很緊湊且有結論。

　　微軟鼓勵用e-mail溝通以取代會議，通常非正式的會議，譬如3、4 個人在走廊碰頭交換意見，就能快速的解決問題。

　　十一、創造另個家：

　　辦公室環境舒適與否，會影響員工的生產力。許多公司為了節省空間和金錢，把員工都擠在一個小的空間里，表面上看來是省了錢，相對的也降低了生產力。

　　在微軟，每位員工都有自己一間單獨的辦公室，里面可以聽音樂、調整燈光，做自己的工作?？梢栽趬Ρ谏想S意貼自己喜歡的海報或在桌上擺置喜歡的東西，讓這間辦公室像自己的一個家。

　　除此之外，微軟還擁有以下幾種吸引員工的特色：

1. 在微軟不需穿制服，員工可以任意穿他們自認為最舒適的服裝上班，短褲或汗衫都可以，有些人甚至光腳，就像在家里。公司是以人員的工作表現好壞做評估，非以穿著好壞做評估。

2. 公司提供無限的免費飲料，包括汽水、咖啡、果汁、牛奶和礦泉水，讓員工口渴就可以喝，能夠專心的工作。

3. 公司的材料室公開，公司信任員工去拿他們所需的材料，包括文具、辦公用品等，不必填表格或排隊等待。

4. 沒有設定工作時間表，如果公司設定上下班時間，多數的人到下班時間就離開。在微軟則讓員工自己選擇工作時間，結果大多數人為了完成工作，都比一般上下班的人工作的時間來得長，微軟要求的是完成工作，而非工作時間長短。微軟所創造的辦公室環境，讓員工感覺自由自在、被尊重和信任，因此他們都能專心于工作上，績效很高。

　　十二、專注100％市場占有：

　　雖然微軟的員工并沒有人人張貼一張公司的使命卡，但每個人都了解公司對他們的期待：“在每個他們進軍的市場，贏得100％的市場占有”。

　　不管做任何決策，進行任何會議、開發任何商品，每個員工都追求同樣的目標：完全的占有市場。在微軟，追求征服市場的意念超過追求利潤，這也是微軟處處都拿第一的策略，他們要做，就要做最好，做到100％，連90％都不能被接受。

　　因此，在微軟最常聽到的問題是：“你如何做能夠增加市場占有率？”接下來就是：“如何做可以做得更好？”因此，員工不斷的在思考如何改進，想辦法擴張市場。

　　本書中所提微軟公司的12項管理秘訣，看起來是那么容易，真正能做到則不容易。

　　一個真正好的公司無疑要從選用最好的人才開始，然后要提供一個良好的工作環境，創造一個良好的組織氣候，把公司的信念和價值觀溶入在細微的管理作為中，讓員工得以充分發揮和伸展，維持高昂的士氣，發揮團隊的精神，這就是本書以微軟為例所要闡釋的真義，可以作為每個企業的準繩。

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