我記得看過一幅漫畫，上面寫道：“如果你感到孤獨(dú)，就開會(huì)吧。”鑒于許多組織都有熱衷于開會(huì)的嗜好，這些公司里似乎有很多孤獨(dú)寂寞的人。人們估計(jì)，他們每周用于開會(huì)的時(shí)間大約為兩到三天。按照Glassdoor.com網(wǎng)站提供的薪酬數(shù)據(jù)，我們用粗略的方法計(jì)算，一個(gè)10人團(tuán)隊(duì)每周開會(huì)的成本大約為 23,760美元。如果你的公司里有100名員工，可以推算出每周開會(huì)的花費(fèi)幾乎為25萬美元。這筆費(fèi)用并沒有納入因?yàn)殚_會(huì)你無法完成其他任務(wù)、錯(cuò)過銷售電話或者失去客戶會(huì)面的時(shí)間而產(chǎn)生的機(jī)會(huì)成本。

下面是會(huì)議存在的理由，我們必須欣然接受。精心組織的會(huì)議具有真正的價(jià)值。這些會(huì)議能夠促進(jìn)對(duì)話，創(chuàng)造新的思想，推動(dòng)企業(yè)向前發(fā)展。有效召開會(huì)議的原則必須成為你所在團(tuán)隊(duì)的核心競爭力。問題在于，鑒于資源影響和成本，你如何能迅速改善情況，召開圓滿成功、卓有成效的會(huì)議？

要想會(huì)議取得成功，必須保證邀請(qǐng)適合的人士，盡可能高效明智地準(zhǔn)備材料。這樣做尊重你的時(shí)間，能夠讓你以有意義的方式作出貢獻(xiàn)，變得更加聰明。我要通過問題來迅速提高成功的概率，通常來說，這樣做是例外而不是常態(tài)。

答案就在下面四個(gè)問題。

開會(huì)的目的是什么——決策、分享信息還是集思廣益？

開會(huì)的主題是什么——最多用五個(gè)字來概括？

誰已經(jīng)在進(jìn)行交流，他們有什么看法？

在本次會(huì)議上，有什么奇思妙想讓我感到驚訝？

1. 會(huì)議的目的是什么？

定義會(huì)議的類型至關(guān)重要，但是人們往往錯(cuò)過第一步。目的可以引導(dǎo)組織者——考慮會(huì)議的形式、需要的信息和應(yīng)該邀請(qǐng)的對(duì)象——為與會(huì)者設(shè)立明確的期望。通常情況下，會(huì)議可以分為以下三種類型：

決策性會(huì)議：目標(biāo)在于做出最終決策。這個(gè)時(shí)候不需要新信息，也不需要額外的分析。在這類會(huì)議上，你要最終確定前進(jìn)的道路——也就是說，同意還是不同意，如果同意，要怎么實(shí)施。準(zhǔn)備：為會(huì)前閱讀（比如，少于10張幻燈片）準(zhǔn)備簡報(bào)和備忘錄。

分享信息型會(huì)議：會(huì)議主持人要在會(huì)上分享新奇有趣的相關(guān)事實(shí)和數(shù)據(jù)。這類會(huì)議不需要呼吁采取行動(dòng)，也不要求與會(huì)者做好準(zhǔn)備。會(huì)議開始時(shí)，大家聆聽支持人的發(fā)言；演示結(jié)束后，主持人要對(duì)問題作出解釋澄清。準(zhǔn)備：簡報(bào)或備忘錄。

集思廣益型會(huì)議：也許是最令人期待，但是最為困難的會(huì)議，你希望通過工作研討會(huì)來產(chǎn)生新思想。在這個(gè)階段，數(shù)據(jù)總結(jié)并不完整，報(bào)告內(nèi)容也在不斷變化。在理想的情況下，每個(gè)人都應(yīng)該進(jìn)行相互交流。準(zhǔn)備：根據(jù)項(xiàng)目的不同周期來確定。

2. 會(huì)議的主題是什么……最多用五個(gè)字來概括？

借用威廉·莎士比亞的名句，“請(qǐng)您說話簡潔些”。人們最缺乏的重要技巧就是把握概念和總結(jié)問題的能力。下次開會(huì)的時(shí)候，你可以做個(gè)快速練習(xí)，每個(gè)人最多只能用五個(gè)字來講述你想解決的問題。如果你得到前后矛盾的答案或長篇累牘的回答，這就能說明你的會(huì)議缺乏明確的主題。通過清楚地闡明這個(gè)問題，你能想出好的主意，得到你需要的信息，你應(yīng)當(dāng)和大家交流，確保每個(gè)人都能朝著同一個(gè)目標(biāo)努力。

3. 誰已經(jīng)在進(jìn)行交流，他們有什么看法？

這個(gè)問題為你的會(huì)議邀請(qǐng)?jiān)黾涌尚哦取＜僭O(shè)你跟合適的人在談話，也許在此過程中確保利益相關(guān)者的反饋和支持，這樣讓參加會(huì)議的人更容易加入談話。這也表明，你是否沒有邀請(qǐng)重要人士，你是否需要在會(huì)議召開前采取臨時(shí)措施。這樣做會(huì)減少重復(fù)現(xiàn)有談話的可能，讓話題向前展開。

4. 在本次會(huì)議上，有什么讓我感到驚奇？

驚奇會(huì)讓你的大腦保持清醒，也會(huì)減少偏見。人們希望進(jìn)行有意義的對(duì)話，希望聽到新奇的信息。在會(huì)議上捫心自問，“有什么讓你感到驚奇？” 這將引發(fā)新的討論，發(fā)現(xiàn)新鮮的知識(shí)。揭示這些答案的秘訣，是在會(huì)議討論中應(yīng)用**鏡原理。如同**鏡把光線折射成不同的顏色，“有什么讓你感到驚奇？” 這個(gè)問題也會(huì)把毫無意義的信息分解成新知識(shí)和相關(guān)數(shù)據(jù)。原因很簡單：這個(gè)問題揭示了數(shù)據(jù)的異常值，勾勒出看似無關(guān)的結(jié)論之間的聯(lián)系，為你的同事開辟了討論的新途徑。

最后，讓我們談?wù)剷?huì)議期間的問題。現(xiàn)在的電子郵件和日歷應(yīng)用程序通常設(shè)置成60分鐘的默認(rèn)值。想想這意味著什么，一個(gè)小時(shí)大約是普通商務(wù)人士工作日的 10%。所以問題在于：這個(gè)會(huì)議對(duì)你來說是否真正重要，要每個(gè)人放棄他們大量的日常工作？此外，一小時(shí)的會(huì)議很難安排日程。因?yàn)椋覀冃枰J(rèn)真考慮，是否需要整整一個(gè)小時(shí)來開會(huì)，你能夠在30分鐘內(nèi)解決問題，或者通過電子郵件實(shí)現(xiàn)目標(biāo)。

理想的會(huì)議應(yīng)該在大家坐下前開始。下次你收到會(huì)議邀請(qǐng)的時(shí)候，先問這四個(gè)問題，這將節(jié)省你的時(shí)間，有助于你管理資源。

克里斯托弗·弗蘭克是美國運(yùn)通公司（American Express）全球市場觀察部門的副總裁，他與別人共同撰寫了《從消防栓飲水：在數(shù)據(jù)泛濫的世界做出明智的決定》 (www.firehosethebook.com)。