我記得看過一幅漫畫，上面寫道：“如果你感到孤獨，就開會吧。”鑒于許多組織都有熱衷于開會的嗜好，這些公司里似乎有很多孤獨寂寞的人。人們估計，他們每周用于開會的時間大約為兩到三天。按照Glassdoor.com網站提供的薪酬數據，我們用粗略的方法計算，一個10人團隊每周開會的成本大約為 23,760美元。如果你的公司里有100名員工，可以推算出每周開會的花費幾乎為25萬美元。這筆費用并沒有納入因為開會你無法完成其他任務、錯過銷售電話或者失去客戶會面的時間而產生的機會成本。
下面是會議存在的理由，我們必須欣然接受。精心組織的會議具有真正的價值。這些會議能夠促進對話，創造新的思想，推動企業向前發展。有效召開會議的原則必須成為你所在團隊的核心競爭力。問題在于，鑒于資源影響和成本，你如何能迅速改善情況，召開圓滿成功、卓有成效的會議？
要想會議取得成功，必須保證邀請適合的人士，盡可能高效明智地準備材料。這樣做尊重你的時間，能夠讓你以有意義的方式作出貢獻，變得更加聰明。我要通過問題來迅速提高成功的概率，通常來說，這樣做是例外而不是常態。
答案就在下面四個問題。
開會的目的是什么——決策、分享信息還是集思廣益？
開會的主題是什么——最多用五個字來概括？
誰已經在進行交流，他們有什么看法？
在本次會議上，有什么奇思妙想讓我感到驚訝？
1. 會議的目的是什么？
定義會議的類型至關重要，但是人們往往錯過第一步。目的可以引導組織者——考慮會議的形式、需要的信息和應該邀請的對象——為與會者設立明確的期望。通常情況下，會議可以分為以下三種類型：
決策性會議：目標在于做出最終決策。這個時候不需要新信息，也不需要額外的分析。在這類會議上，你要最終確定前進的道路——也就是說，同意還是不同意，如果同意，要怎么實施。準備：為會前閱讀（比如，少于10張幻燈片）準備簡報和備忘錄。
分享信息型會議：會議主持人要在會上分享新奇有趣的相關事實和數據。這類會議不需要呼吁采取行動，也不要求與會者做好準備。會議開始時，大家聆聽支持人的發言；演示結束后，主持人要對問題作出解釋澄清。準備：簡報或備忘錄。
集思廣益型會議：也許是最令人期待，但是最為困難的會議，你希望通過工作研討會來產生新思想。在這個階段，數據總結并不完整，報告內容也在不斷變化。在理想的情況下，每個人都應該進行相互交流。準備：根據項目的不同周期來確定。
2. 會議的主題是什么……最多用五個字來概括？
借用威廉·莎士比亞的名句，“請您說話簡潔些”。人們最缺乏的重要技巧就是把握概念和總結問題的能力。下次開會的時候，你可以做個快速練習，每個人最多只能用五個字來講述你想解決的問題。如果你得到前后矛盾的答案或長篇累牘的回答，這就能說明你的會議缺乏明確的主題。通過清楚地闡明這個問題，你能想出好的主意，得到你需要的信息，你應當和大家交流，確保每個人都能朝著同一個目標努力。
3. 誰已經在進行交流，他們有什么看法？
這個問題為你的會議邀請增加可信度。假設你跟合適的人在談話，也許在此過程中確保利益相關者的反饋和支持，這樣讓參加會議的人更容易加入談話。這也表明，你是否沒有邀請重要人士，你是否需要在會議召開前采取臨時措施。這樣做會減少重復現有談話的可能，讓話題向前展開。
4. 在本次會議上，有什么讓我感到驚奇？
驚奇會讓你的大腦保持清醒，也會減少偏見。人們希望進行有意義的對話，希望聽到新奇的信息。在會議上捫心自問，“有什么讓你感到驚奇？” 這將引發新的討論，發現新鮮的知識。揭示這些答案的秘訣，是在會議討論中應用**鏡原理。如同**鏡把光線折射成不同的顏色，“有什么讓你感到驚奇？” 這個問題也會把毫無意義的信息分解成新知識和相關數據。原因很簡單：這個問題揭示了數據的異常值，勾勒出看似無關的結論之間的聯系，為你的同事開辟了討論的新途徑。
最后，讓我們談談會議期間的問題。現在的電子郵件和日歷應用程序通常設置成60分鐘的默認值。想想這意味著什么，一個小時大約是普通商務人士工作日的 10%。所以問題在于：這個會議對你來說是否真正重要，要每個人放棄他們大量的日常工作？此外，一小時的會議很難安排日程。因為，我們需要認真考慮，是否需要整整一個小時來開會，你能夠在30分鐘內解決問題，或者通過電子郵件實現目標。
理想的會議應該在大家坐下前開始。下次你收到會議邀請的時候，先問這四個問題，這將節省你的時間，有助于你管理資源。
克里斯托弗·弗蘭克是美國運通公司（American Express）全球市場觀察部門的副總裁，他與別人共同撰寫了《從消防栓飲水：在數據泛濫的世界做出明智的決定》 (www.firehosethebook.com)。
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