青峰OFFICE效率之源

《精美圖文之道---如何快速打造精美WORD文檔》 

（基礎(chǔ)篇，0.5天）

課程大綱：

一、五分鐘打造精美文檔 （一）

理解微軟行文流程規(guī)范，五分鐘內(nèi)將格式混亂的長文檔調(diào)整為結(jié)構(gòu)清晰、版面美觀的精美文檔。遵守微軟開發(fā)者思想，正確應(yīng)用Word排版功能，效率成倍提升。

 文檔自動(dòng)分級（大綱級別），是后續(xù)快速處理的前提條件。

n 段落多級編號，大綱視圖，導(dǎo)航窗格，高級替換。

 通過大綱級別生成自動(dòng)目錄，目錄（頁碼和內(nèi)容）可以隨頁面調(diào)整實(shí)時(shí)更新。

 快速制作美觀的文檔封面。

 強(qiáng)大的微軟樣式庫，提供了更多的一鍵方案。

 巧用樣式功能，調(diào)整全文風(fēng)格效果（字體、字號、顏色、段落間距等）

 批量選擇同類型文本，統(tǒng)一設(shè)置格式。

n 批量設(shè)置正文首行縮進(jìn)，段前段后間距和行間距。

n 批量修正復(fù)制網(wǎng)頁帶來的各類格式問題（刪除空行、無效字符和超鏈接）。

二、批量生成文檔（一）

WORD核心功能：郵件合并是WORD軟件中的一個(gè)重要功能。我們利用它批量生成文檔，由于它能批量生成不同內(nèi)容的信函和信封，具有代表性，所以微軟將此功能命名為“郵件合并”。

郵件合并是將數(shù)據(jù)庫（EXCEL,ACCESS,SQL等）的數(shù)據(jù)導(dǎo)入到WORD文檔的指定位置并批量生成文檔的功能。即文檔的外觀由WORD排版確定，文檔的合并數(shù)據(jù)來自于數(shù)據(jù)庫文件。

經(jīng)典的郵件合并功能，讓您迅速擺脫繁重的工作任務(wù)。

    郵件合并綜合應(yīng)用：

 制作邀請函或工資單，制作信封，批量發(fā)送電子郵件到指定郵箱。

 批量制作標(biāo)簽（抽獎(jiǎng)券、桌簽）。

三、為分享文檔做好充分的準(zhǔn)備

 文檔檢查，編寫或刪除文檔個(gè)性信息。

 文檔保護(hù)，設(shè)置文檔只讀和修改權(quán)限。

 修訂文檔，防止文檔被惡意更改，同事之間共享修改文檔。

 比較文檔，文檔新舊版本對照。