鑒于盧緒文老師在時間管理領(lǐng)域的影響力，《世界經(jīng)理人》副主編親自采訪“如何管理組織時間”，文章已發(fā)表在《世界經(jīng)理人》雜志10月刊。
采訪文章摘錄
如何卓有成效地管理組織的時間
洞察個人時間管理和組織時間管理的異同，以組織文化和領(lǐng)導(dǎo)力促進時間資源的配置和利用。
時間的稀缺性對于當(dāng)今的企業(yè)組織和領(lǐng)導(dǎo)者來說，正在變得越來越嚴重。著名咨詢公司麥肯錫(McKinsey & Company)最近所做的調(diào)查結(jié)果顯示，全球幾乎近一半的企業(yè)高管說，他們沒有在公司的戰(zhàn)略優(yōu)先任務(wù)上花費足夠的時間?？梢?，時間的問題已經(jīng)成為公司層面的、而不僅僅是員工個人所遭遇的嚴峻挑戰(zhàn)。
在當(dāng)今的經(jīng)營環(huán)境和管理挑戰(zhàn)中，個人的時間管理更重要，還是組織的時間管理更重要？如何有效地管理組織的時間資源？聯(lián)合國工業(yè)發(fā)展組織認證管理培訓(xùn)師、組織效能及時間管理專家盧緒文等專家，應(yīng)本刊之約分享其豐富經(jīng)驗和專業(yè)見解。
時間管理是組織的優(yōu)先任務(wù)
問題：從當(dāng)今企業(yè)的經(jīng)營環(huán)境和管理挑戰(zhàn)來看，你覺得時間管理首先是企業(yè)組織的還是員工個人的優(yōu)先任務(wù)？
盧緒文：從影響時間管理的經(jīng)營環(huán)境來說，我們知道現(xiàn)在流行一句話，叫“從大魚吃小魚，到快魚吃慢魚”，所以企業(yè)需要更快的市場反應(yīng)和行動。
在管理挑戰(zhàn)方面，從勞動力成本的上升，維權(quán)意識的增強，到80 后90 后成為勞動力的主體，這些變化要求過去基于低成本優(yōu)勢、人口紅利、加班加點等優(yōu)勢的模式必須轉(zhuǎn)型。
從這些方面來講，不管是組織，還是個人，都需要時間管理，但是我更強調(diào)它應(yīng)該是企業(yè)組織的優(yōu)先任務(wù)。
問題：把時間管理作為企業(yè)組織而非員工個人的優(yōu)先任務(wù)，對企業(yè)來說具有哪些意義？
盧緒文： 我想從兩個方面來回答這個問題。一是從更高的角度來提升效率和效益。不管是組織還是個人，不管是高管還是基層，都需要時間管理，但是組織和高管的影響面更大一些。舉例來說，即使個體的員工很懂得時間管理，他的效率很高，也可能受到組織或者直接上級的干擾，就是他不能不服從。
如果組織層面上進行時間管理，就能夠更大范圍的統(tǒng)一思想，提升效率，效率最終轉(zhuǎn)化為效益和利潤。海爾的日清制度，就是以一種制度的形式來固化組織時間管理。
二是適當(dāng)?shù)亟夥虐ɡ习搴透吖茉趦?nèi)的所有員工。一個僅僅知道敬業(yè)、加班的員工，未必是有效的員工，他可能苦勞疲勞挺多，但是功勞很少。一個工作成績突出卻在健康和家庭上出現(xiàn)問題的管理者，也不是一個成功的管理者。通過組織的時間管理，就能夠充分地調(diào)動組織的時間資源，合理調(diào)配所有人之間的時間資源，來提升工作的績效，平衡每個人的工作和生活。
問題：比較組織的時間管理與個人的時間管理，你認為這兩者有哪些異同？
盧緒文：兩者相同的一點就是都涉及到人的時間管理，因為組織是由人組成的，它的流程都通過人去實施。
兩者有一些不同，比如說對象的不同，除了人的時間管理，組織的時間管理還涉及到物或者工具的管理等等。又比如，組織時間管理的復(fù)雜程度更高。
用組織手段管好時間資源
問題：領(lǐng)導(dǎo)者的時間管理攸關(guān)企業(yè)組織的前途命運，你覺得從組織的層面來看，如何管理好領(lǐng)導(dǎo)者的時間？
盧緒文：首先，企業(yè)組織要給領(lǐng)導(dǎo)者提供時間管理的培訓(xùn)，讓他們懂得知時，惜時，守時，用時，做好時間管理的榜樣。他們是領(lǐng)導(dǎo)者，其言行會影響其他人。
其次，提醒領(lǐng)導(dǎo)者把最多的時間投入到重要而不緊急的事情上。時間管理上有一個重要的原理就是緊急重要四象限，也叫做艾森豪威爾原理。事實上，大多數(shù)人把很多時間花費在緊急而不重要的事情上。在這方面一個正面的典型就是王石，他在時間管理方面有獨到之處、成功之處。就像他的朋友馮侖評價的：王石最有眼光和與眾不同的地方是，當(dāng)別人忙著做那些緊急的事情的時候，他做了那些看上去重要卻不緊急的事情，比如說企業(yè)制度的規(guī)范，人力資源的建設(shè)，經(jīng)營理念的設(shè)定，所以他能夠去爬山，能夠去美國留學(xué)。
第三，幫助領(lǐng)導(dǎo)者做好決策。這些年來企業(yè)十分重視員工的執(zhí)行力，但是我想強調(diào)要從組織和管理者的角度看執(zhí)行力。一個企業(yè)就像一條龍，龍頭擺一厘米，龍尾可能幾百公里上千公里就擺出去了。員工的執(zhí)行力再強再好，如果作為龍頭的管理者決策都錯了，什么效率效益就都會泡湯。決策要慎重，避免“四拍型決策”，拍腦袋決策，拍胸脯保證，拍大腿后悔，拍屁股走人。
第四，幫助領(lǐng)導(dǎo)者把工作安排到位。領(lǐng)導(dǎo)者對工作安排不到位，實際上就是對時間的極大浪費。
第五，分工，授權(quán)，協(xié)助。分工是指高層領(lǐng)導(dǎo)之間要有合理的分工，就是你負責(zé)哪一塊，我負責(zé)哪一塊，不要相互交叉，不要相互意見老不一致，意見老不一致的話有什么效率可言呢？授權(quán)是管理者的一項基本技能，不肯授權(quán)的話，自己累死累活也處理不好許多事情。同時，領(lǐng)導(dǎo)者要發(fā)揮秘書、助理的協(xié)助作用。
問題：除了管理領(lǐng)導(dǎo)者的時間，組織時間的管理還有哪些領(lǐng)域或方面？從組織的角度，如何管理好這些領(lǐng)域或方面的時間？
盧緒文： 要科學(xué)地設(shè)計組織結(jié)構(gòu)。從根本上看，有很多問題源于部門劃分不合理或者崗位職責(zé)不清。比如說，一樣的或者一類的工作任務(wù)會分給很多部門，這樣就會造成協(xié)調(diào)時間的延長。比如說，一個客服分成兩個或者三個部門。比如說，崗位職責(zé)不明確，就連內(nèi)部人都搞不清楚這件事情應(yīng)該由誰負責(zé)，肯定會耽誤時間。
要從流程和文化方面來完善時間管理。流程方面，能簡化的就要簡化。企業(yè)文化方面要注意克服官僚主義。
要提升管理的標(biāo)準(zhǔn)化和員工的職業(yè)化。以辦公軟件為例，如果有的員工喜歡用這個版本，有的員工喜歡用那個版本，那么不同版本制作出來的文檔可能會不兼容，造成時間的浪費。員工職業(yè)化直接影響效率。比如職業(yè)態(tài)度，有很多效率低的員工，不是他們的執(zhí)行力不行，而是他們的積極性受到了影響。組織僅僅是要求員工要敬業(yè)要努力，無助于從根本上解決問題。
附1：采訪稿（網(wǎng)站版）鏈接
https://www.ceconline.com/leadership/ma/8800068421/3aaf93cf01/?from=RSS
附2：《世界經(jīng)理人》簡介
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