鑒于盧緒文老師在時間管理領域的影響力，《世界經理人》副主編親自采訪“如何管理組織時間”，文章已發表在《世界經理人》雜志10月刊。

采訪文章摘錄

如何卓有成效地管理組織的時間

洞察個人時間管理和組織時間管理的異同，以組織文化和領導力促進時間資源的配置和利用。

時間的稀缺性對于當今的企業組織和領導者來說，正在變得越來越嚴重。著名咨詢公司麥肯錫(McKinsey & Company)最近所做的調查結果顯示，全球幾乎近一半的企業高管說，他們沒有在公司的戰略優先任務上花費足夠的時間。可見，時間的問題已經成為公司層面的、而不僅僅是員工個人所遭遇的嚴峻挑戰。

　　在當今的經營環境和管理挑戰中，個人的時間管理更重要，還是組織的時間管理更重要？如何有效地管理組織的時間資源？聯合國工業發展組織認證管理培訓師、組織效能及時間管理專家盧緒文等專家，應本刊之約分享其豐富經驗和專業見解。

時間管理是組織的優先任務

　　問題：從當今企業的經營環境和管理挑戰來看，你覺得時間管理首先是企業組織的還是員工個人的優先任務？

盧緒文：從影響時間管理的經營環境來說，我們知道現在流行一句話，叫“從大魚吃小魚，到快魚吃慢魚”，所以企業需要更快的市場反應和行動。

　　在管理挑戰方面，從勞動力成本的上升，維權意識的增強，到80 后90 后成為勞動力的主體，這些變化要求過去基于低成本優勢、人口紅利、加班加點等優勢的模式必須轉型。

　　從這些方面來講，不管是組織，還是個人，都需要時間管理，但是我更強調它應該是企業組織的優先任務。

問題：把時間管理作為企業組織而非員工個人的優先任務，對企業來說具有哪些意義？

　　盧緒文： 我想從兩個方面來回答這個問題。一是從更高的角度來提升效率和效益。不管是組織還是個人，不管是高管還是基層，都需要時間管理，但是組織和高管的影響面更大一些。舉例來說，即使個體的員工很懂得時間管理，他的效率很高，也可能受到組織或者直接上級的干擾，就是他不能不服從。

　　如果組織層面上進行時間管理，就能夠更大范圍的統一思想，提升效率，效率最終轉化為效益和利潤。海爾的日清制度，就是以一種制度的形式來固化組織時間管理。

　　二是適當地解放包括老板和高管在內的所有員工。一個僅僅知道敬業、加班的員工，未必是有效的員工，他可能苦勞疲勞挺多，但是功勞很少。一個工作成績突出卻在健康和家庭上出現問題的管理者，也不是一個成功的管理者。通過組織的時間管理，就能夠充分地調動組織的時間資源，合理調配所有人之間的時間資源，來提升工作的績效，平衡每個人的工作和生活。

問題：比較組織的時間管理與個人的時間管理，你認為這兩者有哪些異同？

盧緒文：兩者相同的一點就是都涉及到人的時間管理，因為組織是由人組成的，它的流程都通過人去實施。

　　兩者有一些不同，比如說對象的不同，除了人的時間管理，組織的時間管理還涉及到物或者工具的管理等等。又比如，組織時間管理的復雜程度更高。

用組織手段管好時間資源    

　　問題：領導者的時間管理攸關企業組織的前途命運，你覺得從組織的層面來看，如何管理好領導者的時間？

　　盧緒文：首先，企業組織要給領導者提供時間管理的培訓，讓他們懂得知時，惜時，守時，用時，做好時間管理的榜樣。他們是領導者，其言行會影響其他人。    

　　其次，提醒領導者把最多的時間投入到重要而不緊急的事情上。時間管理上有一個重要的原理就是緊急重要四象限，也叫做艾森豪威爾原理。事實上，大多數人把很多時間花費在緊急而不重要的事情上。在這方面一個正面的典型就是王石，他在時間管理方面有獨到之處、成功之處。就像他的朋友馮侖評價的：王石最有眼光和與眾不同的地方是，當別人忙著做那些緊急的事情的時候，他做了那些看上去重要卻不緊急的事情，比如說企業制度的規范，人力資源的建設，經營理念的設定，所以他能夠去爬山，能夠去美國留學。

　　第三，幫助領導者做好決策。這些年來企業十分重視員工的執行力，但是我想強調要從組織和管理者的角度看執行力。一個企業就像一條龍，龍頭擺一厘米，龍尾可能幾百公里上千公里就擺出去了。員工的執行力再強再好，如果作為龍頭的管理者決策都錯了，什么效率效益就都會泡湯。決策要慎重，避免“四拍型決策”，拍腦袋決策，拍胸脯保證，拍大腿后悔，拍屁股走人。

　　第四，幫助領導者把工作安排到位。領導者對工作安排不到位，實際上就是對時間的極大浪費。

　　第五，分工，授權，協助。分工是指高層領導之間要有合理的分工，就是你負責哪一塊，我負責哪一塊，不要相互交叉，不要相互意見老不一致，意見老不一致的話有什么效率可言呢？授權是管理者的一項基本技能，不肯授權的話，自己累死累活也處理不好許多事情。同時，領導者要發揮秘書、助理的協助作用。

問題：除了管理領導者的時間，組織時間的管理還有哪些領域或方面？從組織的角度，如何管理好這些領域或方面的時間？

盧緒文： 要科學地設計組織結構。從根本上看，有很多問題源于部門劃分不合理或者崗位職責不清。比如說，一樣的或者一類的工作任務會分給很多部門，這樣就會造成協調時間的延長。比如說，一個客服分成兩個或者三個部門。比如說，崗位職責不明確，就連內部人都搞不清楚這件事情應該由誰負責，肯定會耽誤時間。

　　要從流程和文化方面來完善時間管理。流程方面，能簡化的就要簡化。企業文化方面要注意克服官僚主義。

　　要提升管理的標準化和員工的職業化。以辦公軟件為例，如果有的員工喜歡用這個版本，有的員工喜歡用那個版本，那么不同版本制作出來的文檔可能會不兼容，造成時間的浪費。員工職業化直接影響效率。比如職業態度，有很多效率低的員工，不是他們的執行力不行，而是他們的積極性受到了影響。組織僅僅是要求員工要敬業要努力，無助于從根本上解決問題。

    附1：采訪稿（網站版）鏈接

https://www.ceconline.com/leadership/ma/8800068421/3aaf93cf01/?from=RSS

附2：《世界經理人》簡介

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