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《專業秘書助理培訓》 【誰最適合學】 具有一定經驗的秘書、行政助理及主管，客服人員及主管。 【能學到什么】 • 了解專業秘書助理的角色、任務，培養良好素質 • 塑造專業及令人信賴的專業秘書形象 • 學習國際化商務接待的規范，糾正常見錯誤 • 練習專業的電話處理及溝通技能 • 學習有效的檔案管理方法 • 學習利用統籌方法管理會議及行程安排 • 學習時間管理方法,并改善工作效率 • 學習與不同性格的對象溝通，協調各部門關系 • 不斷自我完善，打造卓越的職業生涯 【課時】 兩天 【講師】 虞瑩老師 課程大綱 第一章　秘書/助理角色定位 1. 秘書在企業中的作用及任務 2. 優秀秘書十項特質 3. 秘書的職業素養及形象 4. 自我完善的方法 • 品位氣質格調通過什么方式來修煉 • 美姿、美儀、美態如何塑造 第二章　秘書/助理工作實務技巧 1. 日常行政接待 • 行政接待座次 • 商務談判座次 • 大型宴請座次 2. 當你代表公司或經理對外接待，你準備好了嗎? • 名片握手 • 介紹交談 • 感謝送出 • 記錄匯報 3. 文件處理 • 日常報表 • 會議記錄 • 文稿撰寫 • Email 4. 約會安排 第三章　專業電話處理 1. 案例討論：聽幾個電話錄音，你的感受是什么？ 2. 電話溝通的基本原則和要求 3. 電話應答轉接規范 • 歡迎詞與身份確認 • 聆聽技巧 • 時間限制 4. 四類電話接聽技巧 5. 情景模擬 • 接聽電話和留言時的策略 • 如何處理客戶電話抱怨 第四章　高效檔案管理 1. 不同部門的檔案特點及分類 2. 實用有效的辦公室檔案管理 3. 案例討論：助理Julia 的檔案管理 4. 辦公室檔案管理系統 5. 檔案整理方法和步驟 第五章　行程會議安排 1. 差旅安排的基本步驟和內容 2. 差旅安排中有效的工作方法 3. 會務工作流程 4. 會務內外管理 5. 實景訓練: 大型會議組織安排 第六章　時間效率之道 1. 思考與回顧：分析自我時間管理，找出問題 2. 個人測試：你做事情的優先次序是什么？ 3. 時間管理兩大弊端及改善方法 4. 時間管理構架 5. 任務優先權的分配原則 6. 找出你的AB類黃金時間 第七章　高效溝通技巧 1. 重新認識溝通 2. 影響溝通效果的主客觀因素 3. 案例：溝通障礙的形成和克服方法 4. 高效溝通的技巧ALLS+ 5. 個人練習：如何有效表達 6. 與上司溝通的四種形式和技巧 7. 與不同性格上司溝通的TIPS 8. 女性和男同事溝通注意事項 第八章　總結并制訂個人行動計劃 擬定個人工作計劃，確保所學的知識和技巧能夠運用在實際工作當中。