客戶：義烏富佳飾品有限公司
地點：浙江省 - 金華
時間：2012/5/7 0:00:00
例會是指根據慣例定期舉行的會議，目的是實現(xiàn)有效管理，促進公司上下的溝通與合作，提高公司各部門執(zhí)行工作目標的效率，追蹤各部門工作進度，集思廣益，提出改進性及開展性的工作方案，協(xié)調各部門的工作方法、工作進度、人員及設備的調配。
管理例會是處理日常問題的主要手段。但是，有管理經驗的人都有這樣的認識：管理例會開好了的不多，80％的會議都沒有什么效果。一般來講，務虛的會議好開，務實的會議難開；計劃性的會議好開，解決問題的會議難開；問題明顯，要求整改的會議好開；問題不明顯，分析責任源頭的會議不好開。另外，例會中，情況匯報多，原因分析少；問題說明多，解決建議少；聽得多，說得少；會議記錄多，落實到位少。
那么，如何解決上述問題呢？
第一，要堅持以下幾個原則與態(tài)度。
1、領導不要相信例會可以解決所有問題。例會可以解決調度協(xié)調問題，作業(yè)困難支持問題，計劃安排、任務分配問題。但是，問題的根源性分析最好不要涉及，對于頻發(fā)問題的刨根問底不要在例會上進行。要以“微服私訪”或者“調研小組”的形式把問題根源搞清楚，然后面對面地研討對策和辦法。
2、領導不要把例會當成追究責任的會議。例會的使命是發(fā)現(xiàn)問題、發(fā)現(xiàn)難點，不是追究個人責任。在例會中，永遠不要有追究個人責任這種意識，也不要讓干部有這種心理印象。會議就是呈現(xiàn)問題、困難、計劃、分工，與對個人的評價無關。領導要讓問題都在例會上暴露出來，但是，不追究任何人的責任，只探討解決辦法或者提供解決困境的支持。如果有人捂著、蓋著問題，結果要自負。
3、參會人員不要把例會看成責任追究會議，更不要當成攻擊異己的“媒體”，或者推諉責任、為自己辯護的“下院”。會議就是來談問題、談困難、談計劃、談分工的地方，沒有任何其他意圖。領導層要打擊在會議上謹小慎微、別有用心的風氣與心態(tài)。
4、例會不進行任何務虛討論。例會就是分析企業(yè)現(xiàn)在需要協(xié)調的問題和需要安排的任務。
5、例會不進行任何鼓動宣傳工作。例會是抓事實，不是抓干勁的。
6、例會要有記錄。問題、困難反映記錄，措施記錄，任務分工記錄，時間計劃記錄等等。在下一次會議中，檢查本次會議決議的落實情況。
第二，把例會內容進行簡單分類。
1、情況通報。就是日常工作進行得怎么樣，以及上次例會的任務完成得怎么樣。
2、調度協(xié)調。工作中有什么困難、問題需要在會上協(xié)調解決。比如：生產部需要增加××原材料供應量，銷售部需要解決××產品的技術問題等等。
3、計劃、任務分配。對某項任務進行分工落實、時間規(guī)劃。
4、問題、困難匯報。對于本部門不能解決的問題和困難進行總結與匯報。
第三，按照以下程序和思路展開會議。
1、備會
內容要點情況通報：①本職、本部門工作完成得怎么樣；②上次例會的要求落實得怎么樣；③管理活動開展得怎么樣，諸如5S、細節(jié)管理這樣的活動調度協(xié)調；④計劃落實中，遇到什么問題，需要哪些部門配合；⑤計劃落實中，人力、設備、權限上有何不足，需要什么支持；⑥問題、困難匯報：技術裝備問題，人員配備問題，流程、規(guī)章、標準問題。
2、會議進程控制
①聽取匯報；②上次例會要求的落實檢查；③明確、確認問題和困難的含義；④解決辦法討論；⑤任務分配討論；⑥決議。
3、決議
①復述決議內容；②沉默視為同意；③決議記錄在案，下次例會檢查落實的情況。
2012-5-7，肯思特咨詢?yōu)榱x烏富佳飾品有限公司的管理人員做《如何開好管理例會》的專題培訓，執(zhí)行此次培訓的是國家注冊高級經營師、國際注冊高級職業(yè)經理人、肯思特咨詢首席咨詢師何東征，培訓用時4小時，肯思特專家組成員現(xiàn)場支持。此次培訓幫助管理人員更深更明確地理解了管理會議的重要性以及修正了平日的不恰當之處，更加完善了管理例會制度。
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