訂貨會的準備階段企業應該注意的問題。當我們一切準備就緒，在訂貨會現場上怎么踢好這臨門一腳呢？記者繼續采訪資深終端培訓講師、訂貨會研究專家郭漢堯，與晉江鞋服企業共同探討訂貨會的進行時。 “酒店政治”要做好 在會場上企業最怕個別經銷商有異議當場發作造成的會場尷尬甚至是集體情緒，這樣給訂貨會帶來的不僅是訂貨會的失敗，更是對未來半年銷售的負面影響。 因此，與代理商、經銷商深度溝通很重要。發現代理商、經銷商懷有異議，或者思想波動、情緒反應，企業必須及時與之溝通，以防其在訂貨會現場爆發。這就要求在訂貨會之前把這些可能存在的問題規避掉。 相反，如果會場現場能有幾個經銷商積極訂貨，踴躍的榜樣則能帶來積極的影響。怎么樣才能將榜樣樹立起來，帶動會場氣氛，這需要負責經銷商的人員事先與經銷商深度溝通。 如果現場有突發事件發生，應該立即將有情緒的經銷商獨立出來，請到會場外單獨溝通，同時還應有人組織經銷商繼續訂貨，避免受其影響。但是這畢竟是已經發生了，不良影響還是存在，所以最好在萌芽狀態就把現場可能出現的問題區隔開，降低其發生的概率，這就需要“酒店政治”。 所謂“酒店政治”，是指業務員與經銷商在訂貨會之前就在酒店溝通好，“擺平了再到會場來”。如果沒有及時與經銷商溝通好，讓其情緒在會場上發揮，那整個訂貨會就功虧一簣了。事先需要經銷商做到什么程度，哪些方面必須穩住，在什么情況下帶好頭，這些都有賴于做好“酒店政治”。 “酒店政治”實行的是“人盯人”戰術，比如，負責湖北市場的人員從湖北區的經銷商下榻酒店開始，就要開始與之溝通，發現問題并安撫，將經銷商的異議、投訴、牢騷等都在酒店里解決掉，才能保證現場的順序按照企業的思路有條不紊地進行。 因此訂貨會的前一天很重要，在前一天晚上，負責經銷商的人員都能夠與經銷商做好溝通，人員一般由參加過訂貨會并且熟悉業務的老員工擔任，以防在溝通中涉及政策之類的業務問題無法很好地應對。 另外，必須強調在現場無論遇到什么問題，唯一的辦法就是解決。不要出現經銷商發牢騷，工作人員也跟著發牢騷，或者推脫責任。因為這樣的情況是最糟糕的，如果讓經銷商看到了，品牌形象必將大打折扣，并且直接影響到經銷商的訂貨情緒。因此工作人員的狀態非常重要，這就要求對訂貨會工作要有科學明確的分工，充分調動工作熱情。 必須設置機動小組 訂貨會現場工作人員必須嚴格按照分工來完成工作，可以發揮主觀能動性，但是要與自己的“分內”有關系，不能天馬行空，完全按照自己的意識來做。比如，在現場不要發現某個環節沒有人在崗，就主動頂上去，這樣做可是“吃力不討好”。因為這樣會造成缺人手的地方有人服務，自己應該做好的又沒人負責，會場容易混亂。因此訂貨會現場需要很嚴格細致的分工，按照分工的職責來做。 訂貨會工作小組分工的時候，有必要設置一個機動小組，與考核組是一起進行的，在考核的時候發現哪里服務的工作人員不見了，馬上從機動組派個人頂上去，然后考核組立即找到原來離崗的同事責令返崗工作，并繼續考核。 另外，考核組在現場發揮的作用也很重要，必須巡視整個會場，與總指揮配合好監督會場上人員的工作情況，及時處理人員安排。在訂貨會開始之前必須強調現場人員守住自己的崗位，不要擅自離崗、替崗。 通訊、保安、時間掌控都不能少 很多企業訂貨會會尋找策劃公司負責具體項目的策劃，策劃公司就是訂貨會的協力商，訂貨會現場要做好，協力商也是重要角色。有很多細節協力商更清楚。除了在訂貨會之前與協力商充分溝通外，還要跟協力商達成協議，訂貨會期間協力商多派人手過來，以防現場因不熟悉細節而造成的麻煩。 開幕的時候最重要的就是掌控時間，一位領導遲到半個小時，時間安排就全部打亂了，這樣必然影響后續安排。好的開始是成功的一半，必須保證時間不要與計劃有太大的出入，使得流程能夠順利進行。每個人上臺發言，10分鐘就是10分鐘，事先應有約定，不要讓其發揮，以免影響后續工作。 另外，現場的通訊和安全工作很重要。所有工作人員的通訊方式整理成清單，人手一單，方便聯系，同時也要強調通訊紀律，不得關機和出現手機欠費情況。曾有企業出現工作人員因心理壓力過大，手機關機的情況。 所有的樓梯口要有保安力量，有的訂貨會地點選在海邊或者山莊，都要注意每一位人員的安全，不要樂極生悲。 這些工作將由總指揮統一把關，需要強調的是總指揮必須是“置身事外”的人員，不能具體負責事務，否則不能通觀全局。有的企業礙于領導面子，董事長、總經理是總指揮，這樣并不是明智的做法。董事長、總經理是訂貨會的主角，卻還要擔任總指揮，根本無暇顧及。因此總指揮由企劃部某位員工擔任更為合適，會場上所有人都要聽其指揮，包括領導。
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