家具企業(yè)生產(chǎn)管理金典之一
家具廠處理插單與急單的技巧
張 屹
問題引出
當(dāng)生產(chǎn)處于按計(jì)劃運(yùn)作狀態(tài)的時(shí)候，是效率最高、品質(zhì)最好、管理最平穩(wěn)的時(shí)候。此時(shí)，材料、設(shè)備、場(chǎng)地、人員都在按照既定的模式和軌跡運(yùn)行，而相關(guān)的品質(zhì)檢驗(yàn)、統(tǒng)計(jì)工作、工藝配合也在有條不紊的跟進(jìn)。在這種情況下，生產(chǎn)管理部門的主要任務(wù)是根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃進(jìn)行跟蹤、監(jiān)控，確保在計(jì)劃的時(shí)間內(nèi)，完成計(jì)劃的工作，生產(chǎn)管理變得程序化、制度化、理想化、簡(jiǎn)單化。
然而，偏偏會(huì)在這個(gè)時(shí)候，一個(gè)急單插進(jìn)來，打破原有的平靜、打亂生產(chǎn)的陣腳。
對(duì)待插單的態(tài)度：
◆老板：“我們的企業(yè)從來沒有漏過一張單。” ——有錢必賺
◆業(yè)務(wù)經(jīng)理：“我們向客戶承諾，保證按時(shí)交貨。” ——豪言壯語
◆生產(chǎn)經(jīng)理：“組織開會(huì)討論，調(diào)動(dòng)一切力量吃掉它。” ——左右為難
◆主管人員：“爭(zhēng)取完成任務(wù)。” ——硬著頭皮
◆班組長(zhǎng)：“很難完成……” ——手忙腳亂
◆員工：“剛做慣了又要換，到底要我們干什么？” ——無所適從
結(jié) 果：
◆一年三百六十五天，天天趕貨
◆現(xiàn)場(chǎng)混亂
◆員工抱怨
◆老板發(fā)脾氣
◆管理人員挨罵
◆無休止地加班
◆所有人員疲備不堪
◆客戶牢騷滿腹
◆品質(zhì)下降
◆采購部門被催著要材料
◆工藝部的圖紙趕不出來
◆設(shè)備不夠用
根源剖析
（1）業(yè)務(wù)部門因素：
采用提成、獎(jiǎng)勵(lì)、業(yè)績(jī)與工資掛勾的方式進(jìn)行業(yè)務(wù)人員管理，可以有效地刺激業(yè)務(wù)人員的工作積極性，但是，也會(huì)造成業(yè)務(wù)人員逢單必接，不考慮企業(yè)生產(chǎn)能力及定單難度，甚至主動(dòng)給客戶進(jìn)行不切實(shí)際的交貨期許諾，擅自更加家具的設(shè)計(jì)尺寸，給自身造成不應(yīng)有的壓力。
（2）企業(yè)的因素：
沒有很好地對(duì)企業(yè)的業(yè)務(wù)能力和生產(chǎn)能力進(jìn)行評(píng)估，在業(yè)務(wù)部門和生產(chǎn)部門的設(shè)置上沒有很好地達(dá)到平衡，使生產(chǎn)能力跟不上，業(yè)務(wù)的快速發(fā)展導(dǎo)致生產(chǎn)處于被動(dòng)狀態(tài)。
（3）生產(chǎn)部門因素：
在總體配置上存在不合理現(xiàn)象，生產(chǎn)能力設(shè)計(jì)不足；缺少預(yù)留生產(chǎn)空間；生產(chǎn)系統(tǒng)的應(yīng)變能力差。
（4）人力資源部門因素：
員工培訓(xùn)工作及技術(shù)人員隊(duì)伍建設(shè)存在問題，人力資源計(jì)劃、統(tǒng)籌及招聘工作等環(huán)節(jié)有待改進(jìn)，人員儲(chǔ)備工作有待加強(qiáng)。
（5）基層車間因素：
生產(chǎn)能力設(shè)計(jì)不足，生產(chǎn)協(xié)調(diào)部門適應(yīng)能力差，指揮系統(tǒng)運(yùn)作不健全，所屬部門的溝通工作不到位，人員管理有待加強(qiáng)。
（6）員工因素：
工作責(zé)任心不夠強(qiáng)，主動(dòng)性差，存在得過且過的懶惰思想，身體狀態(tài)疲憊。
要點(diǎn)解讀
（1）概念
《生產(chǎn)訂單》是企業(yè)的業(yè)務(wù)部門承攬生產(chǎn)、加工或營(yíng)銷業(yè)務(wù)時(shí)所達(dá)成條款的一種表述形式，有時(shí)，也會(huì)采用《合同》的方式，而《訂單》則可以更加明確、直觀地說明問題。多為許多企業(yè)所采用。
業(yè)務(wù)部門與客戶所簽的訂定單應(yīng)包括以下內(nèi)容：
① 產(chǎn)品的款式、規(guī)格、型號(hào)、外觀、顏色。
② 材料要求
③ 工藝要求及加工要點(diǎn)
④ 品質(zhì)指標(biāo)及檢測(cè)方案與方法
⑤ 包裝要求及包裝設(shè)計(jì)
⑥ 發(fā)貨形式
⑦ 價(jià)格
⑧ 結(jié)算方式
⑨ 交貨期
⑩ 售后服務(wù)事宜
11 違約責(zé)任
業(yè)務(wù)部門在接單時(shí)，應(yīng)將以上各款了解清楚，必要時(shí)，應(yīng)要求客戶提供照片、圖紙、樣板、色板、產(chǎn)品模型、實(shí)物、數(shù)據(jù)等資料。為了避免生產(chǎn)過程中所出現(xiàn)的麻煩，業(yè)務(wù)部門接單時(shí)應(yīng)注意以下問題：
① 涉及工藝、技術(shù)問題的研討，應(yīng)通知企業(yè)的工藝技術(shù)部門到場(chǎng)。
② 涉及材料問題的研討，應(yīng)通知物控部門及采購部門到場(chǎng)。
③ 涉及財(cái)務(wù)、資金方面的問題應(yīng)事先與財(cái)務(wù)部門取得聯(lián)系并達(dá)成一致。
④ 應(yīng)與品質(zhì)部門溝通，協(xié)助索取必要的樣板、色板等資料。
⑤ 在交貨期的確認(rèn)方面，屬正常要貨的，按企業(yè)既定的生產(chǎn)與交貨周期執(zhí)行，屬特殊要貨或數(shù)量與金額較大的，應(yīng)與生產(chǎn)部門取得聯(lián)系共同商討交貨期。生產(chǎn)訂單簽訂之后，應(yīng)立即通知生產(chǎn)部門。通知的方式：一種為直接將訂單復(fù)印轉(zhuǎn)發(fā)生產(chǎn)部門；一種為重新填寫內(nèi)部訂單。無論哪種方式，都應(yīng)該以全面、準(zhǔn)確的反映客戶的要求為原則，不可遺漏、更改或增加要求（必要時(shí)，需報(bào)請(qǐng)上級(jí)部門或總經(jīng)理同意）。
（2）接單程序
① 接單程序：
已完成前期工作，客戶表示下單 |
實(shí)質(zhì)性商談 |
討 論 協(xié) 調(diào) |
工藝部 |
生產(chǎn)部 |
財(cái)務(wù)部 |
品質(zhì)部 |
物控部 |
方 案 確 定 |
簽 單 |
定 單 下 發(fā) |
收定金 |
存 檔 |
② 接單注意事項(xiàng)
要確保生產(chǎn)按計(jì)劃執(zhí)行，首先應(yīng)該遵循接單的工作程序，并在實(shí)際工作中注意以下幾點(diǎn)。
◆ 材料及配件的采購周期
◆ 產(chǎn)品設(shè)計(jì)及繪圖周期
◆ 打樣時(shí)間
◆ 生產(chǎn)周期
（3）生產(chǎn)計(jì)劃
生產(chǎn)計(jì)劃是生產(chǎn)管理的基礎(chǔ)，應(yīng)當(dāng)把生產(chǎn)計(jì)劃放到頭等重要的位置。
①生產(chǎn)計(jì)劃的分類
A、按時(shí)間分類，生產(chǎn)計(jì)劃可分為年度生產(chǎn)計(jì)劃、季度生產(chǎn)計(jì)劃、月度生產(chǎn)計(jì)劃，周計(jì)劃和日計(jì)劃。
年度計(jì)劃，是對(duì)未來一年的工作所做的計(jì)劃，其中所涉及的有：產(chǎn)值（產(chǎn)量）、設(shè)備、工藝、人員、場(chǎng)地、品質(zhì)、管理改善等方面的內(nèi)容。
月（季）度計(jì)劃，是對(duì)每月（季）度的工作所做的計(jì)劃，比年度計(jì)劃更為具體，主要包括具體訂單的排程、產(chǎn)值目標(biāo)、人員配置等。生產(chǎn)系統(tǒng)的月計(jì)劃應(yīng)當(dāng)配有生產(chǎn)計(jì)劃表。
周計(jì)劃，更為細(xì)致的計(jì)劃，主要明確生產(chǎn)進(jìn)度，以及必要的人員、材料配合。
日計(jì)劃，根據(jù)月計(jì)劃和周計(jì)劃而制定生產(chǎn)的日計(jì)劃，主要是明確各車間、各班組（工序）的日生產(chǎn)任務(wù)，明確每個(gè)員工的當(dāng)日工作量，一般在每日上班前，或前一天下班前在各班組的公告板公布。日計(jì)劃是其它計(jì)劃的基礎(chǔ)。
B、按部門分類：生產(chǎn)計(jì)劃可分為生產(chǎn)部計(jì)劃、車間計(jì)劃、班組計(jì)劃。
（a）生產(chǎn)部計(jì)劃，是由生產(chǎn)部所制定的整個(gè)生產(chǎn)系統(tǒng)的總體計(jì)劃，它包括年度計(jì)劃、季度計(jì)劃和月度計(jì)劃等。是所屬各部門制定一切計(jì)劃的基礎(chǔ)，是指導(dǎo)生產(chǎn)的綱領(lǐng)性文件。
（b）車間計(jì)劃，是各車間在生產(chǎn)部總體工作計(jì)劃的基礎(chǔ)上，根據(jù)本車間的工作任務(wù)所制定的分解性計(jì)劃。它的各項(xiàng)要求更細(xì)致，完成時(shí)間更為確切。計(jì)劃制定時(shí)，在人員、設(shè)備、物料的配合方面，要留有余地，以備新增生產(chǎn)任務(wù)的落實(shí)。
（c）班組計(jì)劃，比車間計(jì)劃更具體，將計(jì)劃落實(shí)到個(gè)人，明確規(guī)定每天的工作任務(wù)。班組計(jì)劃中的工作任務(wù)分配，其時(shí)間跨度不宜超過一個(gè)星期。計(jì)劃要比較準(zhǔn)確，應(yīng)保持其嚴(yán)肅性，沒有大的變化，一般不作改動(dòng)。
C、按內(nèi)容分類：生產(chǎn)計(jì)劃可劃分為生產(chǎn)進(jìn)度計(jì)劃、人員配置計(jì)劃、設(shè)備配置計(jì)劃、生產(chǎn)管理計(jì)劃等。
（a）生產(chǎn)進(jìn)度計(jì)劃，是生產(chǎn)部所制定的重點(diǎn)計(jì)劃之一，它大多以表格的形式，詳盡的說明各訂單的排程情況，各車間交接的時(shí)間、具體要求等。生產(chǎn)進(jìn)度計(jì)劃一般每月制定一次，于上月末下發(fā)，必要時(shí)（如插單、訂單改期等）進(jìn)行統(tǒng)一的修改。
（b）設(shè)備計(jì)劃，根據(jù)需要而制定，主要包括所需設(shè)備的名稱、數(shù)量、需求原因、需求時(shí)間，性能要求等。
（c）人員計(jì)劃，根據(jù)生產(chǎn)需要而制定，主要包括，所需人員的部門、數(shù)量、要求，到位時(shí)間等。
②生產(chǎn)計(jì)劃管理
生產(chǎn)計(jì)劃管理是為了加強(qiáng)生產(chǎn)計(jì)劃的嚴(yán)肅性，進(jìn)而明確規(guī)定計(jì)劃的制定、審批、發(fā)放、監(jiān)督執(zhí)行以及計(jì)劃修改的程序。
A、計(jì)劃的制定
生產(chǎn)部的生產(chǎn)計(jì)劃（指的是生產(chǎn)的排程計(jì)劃），由生產(chǎn)部負(fù)責(zé)制定，根據(jù)公司總體規(guī)劃、客戶訂單、銷售情況，制定本月的生產(chǎn)排程，其中包括：各訂單的編排、計(jì)劃生產(chǎn)編排、生產(chǎn)時(shí)間、交貨日期、各工序生產(chǎn)交接時(shí)間等。
B、計(jì)劃的復(fù)核
計(jì)劃制定之后，由生產(chǎn)部經(jīng)理復(fù)核，復(fù)合過程應(yīng)當(dāng)充分與營(yíng)銷部門、客戶代表、各生產(chǎn)車間、材料供應(yīng)部門進(jìn)行全面的溝通，確保其可行性。
C、計(jì)劃的審批
生產(chǎn)計(jì)劃復(fù)核之后，一般由廠長(zhǎng)審批，一經(jīng)批準(zhǔn)即具有嚴(yán)肅性和指令性（有些公司的生產(chǎn)計(jì)劃還要經(jīng)總經(jīng)理加批）。
D、發(fā)放
生產(chǎn)計(jì)劃批準(zhǔn)后，由公司行政部門組織統(tǒng)一發(fā)放，發(fā)放部門為：銷售部、財(cái)務(wù)部、物控部、采購部、品質(zhì)部、生產(chǎn)部、倉庫、生產(chǎn)部所屬各車間，由行政部備案，同時(shí)上報(bào)廠長(zhǎng)、公司總經(jīng)辦等部門及領(lǐng)導(dǎo)。
E、監(jiān)控
生產(chǎn)計(jì)劃發(fā)放之后，各部門即著手執(zhí)行，其中各部門工作由廠長(zhǎng)或總經(jīng)理監(jiān)督。生產(chǎn)部所屬各車間工作由生產(chǎn)部監(jiān)督，并由生產(chǎn)部對(duì)生產(chǎn)過程進(jìn)行全面的跟蹤、統(tǒng)計(jì)、協(xié)調(diào)。
F、計(jì)劃的修訂
在計(jì)劃的執(zhí)行過程中，如有必要的插單、更改或不可抗拒的因素，需要進(jìn)行計(jì)劃修改時(shí)，由生產(chǎn)部負(fù)責(zé)，參照以上的程序進(jìn)行。
決策方案
（1）業(yè)務(wù)部門處理插單及急單決策方案
① 聽取客戶意見，了解客戶需求。
② 分析客戶具體情況，找出問題點(diǎn)。
③ 將客戶具體要求向生產(chǎn)部門、物控部門等傳達(dá)。
④ 組織召開各部門工作協(xié)調(diào)會(huì)議，研究對(duì)策。
⑤ 作好客戶的解釋工作，及生產(chǎn)部門的溝通工作，力爭(zhēng)達(dá)成交貨期協(xié)議。
⑥ 協(xié)助生產(chǎn)部門向上級(jí)反映所存在的具體困難，切實(shí)解決實(shí)際問題。
⑦ 進(jìn)行生產(chǎn)跟蹤，確保按時(shí)交貨。
⑧ 審視在已排的訂單中，有無可以延長(zhǎng)交貨期的訂單存在，并結(jié)合實(shí)際靈活處理。
（2）生產(chǎn)部門處理插單及急單決策方案
① 首先向客戶及業(yè)務(wù)部門解釋和通報(bào)生產(chǎn)狀況，力爭(zhēng)取得諒解。
② 對(duì)于勢(shì)在必接的急單（如大單、重要客戶訂單），要及時(shí)與物控部門、采購部門、就供應(yīng)問題達(dá)成一致，以免一廂情愿而脫離實(shí)際。
③ 應(yīng)組織所屬各車間、班組開會(huì)討論，進(jìn)行生產(chǎn)動(dòng)員，鼓舞士氣。
④ 組織有關(guān)人員詳細(xì)規(guī)劃生產(chǎn)細(xì)節(jié)，有條不紊。
⑤ 主動(dòng)與物控、采購、品質(zhì)、工藝等部門溝通，取得配合。
⑥ 進(jìn)行必要的人員、設(shè)備、場(chǎng)地、工具調(diào)整，極大地提高利用率。
⑦ 進(jìn)行工藝指導(dǎo)和員工技術(shù)培訓(xùn)，打下良好基礎(chǔ)。
⑧ 及時(shí)進(jìn)行工作時(shí)間的調(diào)整，正確使用加班，適時(shí)采用二班制。
（3）基層生產(chǎn)車間處理插單及急單決策方案
① 認(rèn)真進(jìn)行總體工作分析，并通過優(yōu)化生產(chǎn)組合與計(jì)劃組合，發(fā)現(xiàn)剩余生產(chǎn)空間。
② 合理進(jìn)行設(shè)備、材料、人員的再分配，以達(dá)到最佳效果。
③ 對(duì)于本車間、班組無法解決的困難，要及時(shí)上報(bào)取得支持，切不可悶聲不響，等著不動(dòng)。
④ 加強(qiáng)人員重組與調(diào)動(dòng)的管理，掌握工作主動(dòng)權(quán)。
⑤ 有效地使用獎(jiǎng)罰手段，強(qiáng)化執(zhí)行力度。
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