管理溝通是指社會組織及其管理者為了實現(xiàn)組織目標，在履行管理職責，實現(xiàn)管理職能過程中的有計劃的、規(guī)范性的職務溝通活動和過程。換言之，管理溝通是管理者履行管理職責，實現(xiàn)管理職能的基本活動方式，它以組織目標為主導，以管理職責、管理職能為基礎，以計劃性、規(guī)范性、職務活動性為基本特征。
管理溝通的特殊性
管理溝通的特殊性主要表現(xiàn)在如下幾個方面：
首先，從管理溝通的性質(zhì)來看。誠然，管理溝通是一種溝通，并且也一定是管理活動中的溝通。但正象溝通發(fā)生在任何其他情況下都會形成相應的溝通類型或形式一樣，發(fā)生在。管理活動中的溝通，也必然是一種獨特類型或形式的溝通。這種類型的溝通是管理者在履行管理職責的過程中，為了有效地實現(xiàn)管理職能兩進行的一種職務溝通活動。因此，管理溝通不僅是與管理有聯(lián)系，其實它本身就是管理的內(nèi)容。
其次，從管理溝通的內(nèi)容來說。作為管理活動之內(nèi)容的溝通有別于任何隨意的、私人的、無計劃的、非規(guī)范的溝通。盡管管理溝通也可能是信息、思想、觀點、感情、意見等任何內(nèi)容的交流，但這些交流卻與組織目標、任務和要求等密切相關。管理溝通的任何內(nèi)容的實施和展開都是受組織目標導引的一種有計劃的自覺的規(guī)范性的活動和過程。
第三，就管理溝通的形式來看。管理溝通非但會表現(xiàn)為諸如人際溝通、組織溝通抑或止式溝通、非正式溝通等等，它更應該包括現(xiàn)代組織信息活動與交流的一般管理要求和現(xiàn)代管理方式在內(nèi)。這意味著管理溝通不僅是一種活動，同時也是一種制度或體制。具體說來，就是組織結(jié)構(gòu)的選擇和組織制度、體制的建設要成為為了有效溝通和有利于組織特定管理溝通要求的形式或模式。
另外，就其必要性來說，毫無疑問，管理溝通是管理活動的本質(zhì)要求。管理最一般地講，就是組織大家共同完成某個任務，實現(xiàn)某種目標的活動過程。這個過程以持續(xù)的、復雜的、大量的溝通活動為基礎。據(jù)統(tǒng)計，溝通占據(jù)了管理者的大部分時間和精力。所以，管理溝通是管理者的基本職責之一。是管理行為的基本構(gòu)成要素。不僅如此，管理溝通作為一種新興的現(xiàn)代管理理念，在當代文化管理、軟管理以及學習型組織、團隊合作、忠誠、共贏、共同成長和復雜系統(tǒng)建構(gòu)與運作等一系列新興的管理理論與理念的支撐下， 已經(jīng)凸顯為整個管理的核心內(nèi)容。這應該引起我們的高度重視和深入思考。
管理溝通的作用
1.溝通有助于改進個人作出的決策
任何決策都會涉及到干什么、怎么干、何時干等問題。每當遇到這些急需解決的問題，管理者就需要從廣泛的企業(yè)內(nèi)部的溝通中獲取大量的信息情報，然后進行決策，或建議有關人員作出決策，以迅速解決問題。下屬人員也可以主動與上級管理人員溝通，提出自己的建議，供領導者作出決策時參考，或經(jīng)過溝通，取得上級領導的認可，自行決策。企業(yè)內(nèi)部的溝通為各個部門和人員進行決策提供了信息，增強了判斷能力。
2.溝通促使企業(yè)員工協(xié)調(diào)有效地工作
企業(yè)中各個部門和各個職務是相互依存的，依存性越大，對協(xié)調(diào)的需要越高，而協(xié)調(diào)只有通過溝通才能實現(xiàn)。沒有適當?shù)臏贤ǎ芾碚邔ο聦俚牧私庖膊粫浞郑聦倬涂赡軐Ψ峙浣o他們的任務和要求他們完成的工作有錯誤的理解，使工作任務不能正確圓滿地完成，導致企業(yè)在效益方面的損失。
3.能激勵員工，改善工作績效
溝通有利于領導者激勵下屬，建立良好的人際關系和組織氛圍。除了技術性和協(xié)調(diào)性的信息外，企業(yè)員工還需要鼓勵性的信息。它可以使領導者了解員工的需要，關心員工的疾苦，在決策中就會考慮員工的要求，以提高他們的工作熱情。人一般都會要求對自己的工作能力有一個恰當?shù)脑u價。如果領導的表揚、認可或者滿意能夠通過各種渠道及時傳遞給員工，就會造成某種工作激勵。同時，企業(yè)內(nèi)部良好的人際關系更離不開溝通。思想上和感情上的溝通可以增進彼此的了解，消除誤解、隔閡和猜忌，即使不能達到完全理解，至少也可取得諒解，使企業(yè)有和諧的組織氛圍，所謂“大家心往一處想，勁往一處使”就是有效溝通的結(jié)果。
管理溝通的形式和方法
管理溝通的的形式
(1) 正式溝通與非正式溝通: 從組織系統(tǒng)來看, 正式溝通就是通過組織明文規(guī)定的渠道進行信息傳遞和交流。非正式溝通是在正式溝通外進行的信息傳遞或交流。它起著補充正式溝通的作用, 因為人們的真實思想和動機都是在非正式的溝通中表露出來的, 且信息傳遞快、不受限制。
(2) 上行溝通、下行溝通和平行溝通: 上行溝通是指下級的意見、信息向上級反映。下行溝通是組織中的上層領導按指揮系統(tǒng)從上而下的情報溝通。平行溝通是指組織中各平行部門人員之間的信息交流, 這包括一個部門的人員與其他部門的上級、下級或同級人員之間的直接溝通。
(3) 單向溝通和雙向溝通: 作報告、發(fā)指示、作講演等是單向溝通; 交談、協(xié)商、會談等是雙向溝通。如果需要迅速地傳達信息, 單向溝通的效果好, 但準確性較差; 如果需要準確地傳遞信息, 雙向溝通較好, 但速度較慢。
(4)口頭溝通和書面溝通: 口頭溝通就是指人們之間的言談, 或通過別人打聽, 詢問其他人的情況, 也可以是委托他人向第三者傳達自己的意見等。書面溝通則是用圖、文的表現(xiàn)形式來聯(lián)絡溝通。前者的優(yōu)點是具有迅速和充分交換意見的潛力, 能夠當面提出或回答問題。后者使傳遞的情報作為檔案或參考資料保存下來, 往往比口頭情報更仔細、更正式。
管理溝通的方法
(1) 發(fā)布指示: 指示是指導下級工作的重要方法, 可使一個活動開始著手、更改或制止, 具有強制性的意思。如果下級拒絕執(zhí)行或不恰當?shù)貓?zhí)行指示, 而上級主管人員又不能對此使用制裁辦法, 那么今后的指示可能失去作用, 他的地位將難以維持。
(2) 會議制度: 從歷史上看, 會議是有史以來就存在的。人們之所以經(jīng)常聚會。因為會議的確可以滿足人們的某種需要。會議是整個活動包括社會活動的一個重要反映, 會議集思廣益。會議可使人們彼此了解共同的目標, 明確自己怎樣為組織作出貢獻。通過會議對每一位與會者產(chǎn)生一種約束力。通過會議能發(fā)現(xiàn)人們所未注意到的問題。例如工作匯報會、專題討論會、職工座談會等。
(3) 個別交談: 個別交談就是指領導者用正式的或非正式的形式, 在組織內(nèi)或組織外, 同下屬或同級人員進行個別交談, 征詢談話對象中存在的問題和缺陷, 提出自己的看法, 對別人或其他的上級, 包括對主管人員自己( 談話者) 的意見。這種方法在認識、見解、信心諸方面易取得一致, 這也是政治思想工作的表現(xiàn)形式之一。
(4) 建立溝通網(wǎng)絡: 溝通網(wǎng)絡實際上是對各種溝通形式的概括。有鏈式、圓周式、輪式和“Y”式。
管理溝通的原則
查爾斯·E·貝克提出了管理溝通的十條經(jīng)典原則。這十條原則是：
1．組織是一個系統(tǒng)；組織中任何一個部分的變化或變動都會對整個系統(tǒng)產(chǎn)生連帶影響。
2．溝通是指組織中被理解的信息而非發(fā)出的信息。
3．組織中的人們不可能不進行溝通，即使沉默也傳達了組織的態(tài)度。
4．溝通是一個包括狀況、假設、意圖、聽眾、方式、過程、產(chǎn)物、評價和反饋的修飾過程。
5．溝通是一個涉及思想、信息、情感、態(tài)度或印象的互動過程；互動的影響取決于它所影響的重要層面：策略的、戰(zhàn)略的或整體的。
6．溝通是一個涉及個體、組織和外部社會多個層面的過程。
7．溝通是組織的生命線，穿體組織的發(fā)展發(fā)祥、期望、過程、產(chǎn)物和態(tài)度。
8．組織中的溝通氛圍[無論是介于個體之間的或個體與組織(即管理者)之間]將會促成鼓勵性或防御性溝通氛圍。
9．鼓勵性溝通是與個體進行開放式的交流，促進組織和個體的發(fā)展。防御性溝通是與個體進行封閉式的交流，對個體是一種威脅，從而會降低組織的效率。
10．管理者對組織內(nèi)溝通氛圍有著重要的影響。通過了解溝通過程和溝通氛圍，管理者不僅可以促進有效溝通，而且還能提高管理的有效性。
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