外貿開發信對擴展外貿業務量，開發培養新客戶非常重要，拋送的是希望建立友好合作關系的橄欖枝，帶來的可能是滾滾不盡的金錢流。而開發信的回復率是決定開發信是否成功的第一要素，本文試圖從多個角度，多個層面探討影響外貿開發信回復率的因素。難免掛一漏萬，僅作拋磚引玉，引起重視，誘發思考，如能對廣大外貿人的外貿事業有所裨益，則心懷大慰。
一.什么是外貿開發信？
顧名思義，開發信就是你第一次寫給潛在客人的郵件，信函。而外貿開發信，則是你寫給你的潛在客戶的第一封信件，其目的是開發這個潛在客戶，希望建立業務合作，收獲訂單，擴展業務。外貿開發信拋送的是希望建立友好合作關系的橄欖枝，帶來的可能是滾滾不盡的金錢流，發出的是希望，期待的是回復。最最最值得研究的還是電子郵件傳遞的開發信，這個是一種最快捷，最省錢，最充分，又不容易產生誤解的有效溝通方式。
在分析探討影響外貿開發信回復率的因素之前，讓我們先來侃侃你所熟悉的，津津樂道的“寫情書”，因為外貿開發信和第一封情書這兩者之間有很多的共通的東東。
二.你熟悉情書么？
網友對情書的精彩定義列舉如下：“情書是一種對于愛情的勇敢表現，即使情書送出去后沒有得到對方的認同，也沒關系，那代表老天幫你安排的人不是他/她，你反而可以感到開心了，因為那代表你可以不用浪費時間在他/她身上了”，“一個人寫給另一人的表達自己對他的愛慕之情,想追求別人的信”......
作為外貿人，哪怕你剛走出校門，可能對情書已經不陌生了，甚至還寫過，用過，成功過，最終抱得美人歸或釣得金龜婿。啊，你說你沒寫過沒用過沒嘗試過，那，無語......俗話說，沒養過豬，也見過豬，沒見過豬跑，也吃過豬肉吧？實在不行，只有上網相關搜索一下，補下功課，不然，對下面的內容，可不好理解哦！建議最好現在就開始動筆，給你心中那個他/她寫一個，等幾天再回來看這篇文章，說不定會更有收獲哦。
三.情書與外貿開發信
好了，對情書有個基本了解了，那么我們就能夠由大家熟悉的，相關的寫情書開始展開思考了。
3.1 外貿開發信寫給誰？
還是先說情書，你寫情書會寫給誰？
路人甲：我要寫給我心目中那個他/她，AIHONG，俺想你！路人乙：我是墨家傳人，主張“兼愛”，只要是異性，從年方二八到齡已八二，我都寫，[搖頭晃腦狀]，這叫做，全面撒網，重點逮魚。
裁判：路人甲，姑且算正解，+10分。路人乙，你知不知道你那樣子，真的真的好“傻”也......[本來想說很“蠢”的，算了，對年輕人還是要愛護的]
現在說外貿開發信，對方能夠被你評判為你的潛在客戶，那么你一定通過某種渠道對其有所了解。如果毫無了解，那么就是典型的路人乙了。
當然，這種了解，是有成本的，主要是時間精力成本和渠道投入成本。如何在成本的投入基礎上，獲取收益，就要爭取提高開發信的回復率了。
既然有成本，當然要控制，才能追求利益的最大化，所以不得不說下渠道。
我們外貿人了解客戶的渠道主要有以下幾種：展會，收費B2B網站，免費B2B網站，“發布產品信息，讓客戶主動來找你”，搜索引擎，政府機構，黃頁，國外相關BBS或社區，對方公司網站......
買賣買賣，一方買，一方賣，買賣方成。現在是買方市場，有需求，才有購買意愿，才會調查市場，產品對路，質量價格服務合適，才容易成交。而要評價潛在客戶的質量高低，則應當從產品是否對路，是否有購買意愿，質量價格服務基礎上結合可能成交量所產生的可能利潤大小等因素分析。
一般來說，展會上獲得的潛在客戶，質量最高，對方對你的產品已經有所了解，并且對方的渠道投入也挺大的，購買意愿應當相當強，量也較大，應當重點開發。
收費B2B網站，免費B2B網站，一般能夠從此獲得最新的求購信息，然而要具體情況具體分析，進行綜合評價。根據筆者和廣大外貿網友商友自己使用這些網站的經驗看，B2B網站上的求購信息要慎重對待，有專門行騙的，有調查市場的，有廣告宣傳的，當然，也有誠心想做生意的。所以，這個要結合自己的經驗、產品和B2B網站所覆蓋的地域，求購信息發布者的國家地區和所留信息的詳細認真情況分析，當然，你首先要關心的還是產品是否對路，對路了再仔細看吧。
“發布產品信息，讓客戶主動來找你”，這個其實很不好講，你都在什么地方發過信息？你發的信息內容是怎樣介紹自己公司或產品的？因為當對方聯系你時候，可能你對對方一無所知。所以贊成主動出擊，知己知彼，百戰不殆。
政府機構，公司黃頁，這個上面收集的客戶信息可能不那么詳細，可能是三“沒有”，沒有聯系人姓名，沒有郵箱，沒有產品細分，所以最好能夠結合其他網絡工具，稍微深入點進行了解。
搜索引擎，這個是我最愛，也希望能夠成為廣大外貿同行的最愛。個人認為，電腦不上網，等于文件箱；學習電腦應用，首練搜索引擎。這個東東真的太好太有用了。通過搜索引擎，或結合搜索引擎，可以最好的遵行魯迅老先生倡導的拿來主義，你那里有好東東，拿來我免費用用，呵呵。至于怎么使用搜索引擎，已有好多網友商友撰文總結，本文不贅述。
對方公司網站，呵呵，找到，打開，客戶，客戶，讓我細細瞅瞅你。
3.2外貿開發信怎么送？
我們寫情書，辛辛苦苦寫了，當然希望“心目中那個他/她”能夠打開好好看，自己當年曾經使用過的小手段有：1.轉交 收買心儀對象的好朋友，嘿嘿，怎么收買，山人自有妙計，佛曰：妙，不可言；老子說：道可道，非常道。2.觀察 密切觀察心儀對象的生活習慣，放在其經常使用的物品里面 不放在外面，避免被別人打開，到時候不僅自己尷尬，還連累那個他/她3. 制作介質精美，比如使用彩色帶香味的信紙......
外貿開發信也一樣，寫的目的當然希望潛在客戶能夠收到并打開。這就要求你對所采用的傳遞方式，傳遞方法熟悉并用好。1.轉交老朋友或老客戶推薦，注意，千萬別引起“吃醋”現象哦，醋壇子一翻，你麻煩就大了，說不定還失去老朋友或老客戶。所以，一定要注意保證的是，你和潛在客戶建立新的友好合作關系，不僅對現有的老朋友或老客戶不造成有害的沖擊，還能帶來“好處”。什么“好處”，呵呵，多動動腦筋，好好“收買”吧。2.觀察 了解潛在客戶，要發送到潛在客戶經常關注的地方3.制作介質精美 對最常用的外貿開發信傳遞手段來講，就是電子郵件，而一個好的發送郵箱和一個細細斟酌的郵件標題對潛在客戶是否打開你的郵件是很關鍵的。其他的待補充，呵呵，本來就打算是拋磚引玉的。
3.3外貿開發信怎么寫？
到這里，如果你寫的情書被打開了，恭喜，萬里長征第一步，你邁出了！可是如果你錯字連篇，粗話不斷，言語空洞，哦呵！沒戲了。記得有句叫什么“言語無味，面目可憎”，可千萬注意別讓“你心目中那個他/她”把你的情書劃歸為這樣的評價啊。
對外貿開發信來講，也是如此。你的信件被打開，你的意愿才能被了解：
稱呼，每個人最喜歡聽的就是名字，所以，能不用Dir Sir./Madam就最好別用，盡量使用對方的名字；盡量別讓客戶一眼看出你在郵件群發，把客戶的信箱對在一大堆收件信箱地址里面。
內容，既要言簡意賅，又要言之有物；既要注意格式，又要言語得體；因為開發信內容的撰寫要根據對潛在客戶的了解分析和評價不同而不同，而且也有諸多文章進行總結，本文也不贅述。
3.4外貿開發信怎么寫了后怎么做？
你寫了發了情書，然后就是等了。寫和發情書一般不會象路人乙那樣的“全面撒網，重點逮魚”，是一對一，所以患得患失，心中忐忑，在所難免。
而外貿開發信寫了發了也要等，不過一般不必那么擔心。如果對這個潛在客戶評價比較高，而且自己的開發信有信心，就稍微等個兩三天，給對方個思考空間，然后還沒回音，可以再發個郵件或打個電話，詢問一下，對方是否在什么時間收到自己的去信。機會都是自己把握的，所以對重點潛在客戶，要努力爭取。一個追蹤，充分體現了對對方的重視，也很能引起對方的好感和重視，當然，追蹤信或電話同樣要言簡意賅，言語得體。
四.外貿開發信石沉大海或遭遇退信的常見原因，歡迎補充：
1.郵箱地址出現拼寫錯誤；
2.對方郵箱已經棄用；
3.發件人自己的郵箱已滿，導致接收不到客戶郵件；
4.信件有可能被對方的郵箱默認為垃圾郵件，而潛在客戶沒有定期審查垃圾郵件的習慣；
5.網絡原因，或者郵箱的穩定性不好，導致發送失敗；
6.客戶國家過節，導致回復延遲；
7.郵件的標題引不起客戶興趣；
8.帶有附件，客戶擔心病毒，不敢打開；
9.附件過大，不便打開，耗用資源，客戶直接刪除；
10.客戶可能不愿意相信免費郵箱發的郵件并與其有郵件往來，擔心信息被竊取；
11.對客戶無絲毫了解，產品不對路；
12.誤讀客戶的求購信息，產品不對路；
13.客戶的求購信息發布已久，目前無需求；
14.給予對方的回信不夠及時，對方已經找到好的買家；
15.不了解自己的優勢產品和沒有把握好目標客戶，大海撈針，開發信無針對性和目的性；
16.開發信文字格式大小不合適，閱讀吃力；
17.錯別字，語法錯誤太多，理解困難；
18.開發信行文措辭不夠專業；
19.信件內容沒有做到言簡意賅并體現自身產品的價值；
20.對方國家擔心中國人的產品傾銷，給予高關稅以制約進口，而客戶無意從中國進口產品；
21.對方公司已有自己固定的供應商；
22.某些客戶發布求購信息的目的單純只是為了考察市場行情；
23.開發信的內容無吸引力；
24.某些客戶可能不愿與中間商（外貿公司）談合作事宜；
25.產品價格無競爭力，報價過高，價格不在客戶的期望范圍之內；
26.對方對你的公司與產品缺乏了解，有心理防范作用，擔心上當受騙；
27.某些客戶由于對產品的需求時間較急，喜歡更直接的聯系方式，例如電話，傳真等，但是開發信上沒有標明這些聯系方式；
28.全角半角影響，開發信在不同語言不同版本的操作系統瀏覽器中出現大量亂碼，閱讀困難；
呵呵，想不出來了，期待補充......
五.建議：
要想提高開發信的回復率，
1.要多了解你的潛在客戶，進行分析評價，每天重點開發的客戶不要過多，否則，呵呵，太辛苦啊！建議每日3-5封為佳；
2.重點開發和廣種薄收相結合，重點開發的客戶要針對需求，開發信內容因人而異；廣種薄收可以使用事先準備好的模版，能得知對方聯系人姓名的，單個發，更改稱呼；不能的，沒辦法，密件抄送；
3.多熟悉產品，產品知識決定你給客戶的第一印象是否專業；
4.重視價格（虛盤），適當的價格決定了你的開發信，你，你的公司，你的產品對客戶的潛在價值；
5.盡可能避免四中列舉的的情況發生在你的開發信上。
6.重視跟蹤！！！
7.細節決定成敗，思考才有長進！
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